5 módszer a találkozók hatékony lefuttatására és az idő pazarlására

Hirdetés

Mindenki utálja a találkozókat, de mindenki tudja, hogy egyszerre nélkülözhetetlenek. Tehát hogyan lehetne hatékonyabbá tenni az üléseket a nagy időveszteség helyett? Ezek a webhelyek és alkalmazások segíthetnek.

A cikkben szereplő eszközök jobban alkalmasak személyes találkozókra. Noha távoli csapatokhoz is használhatja őket, jobban jár a a legjobb ingyenes online találkozóeszközök a csapattal való együttműködéshez A 6 legjobb ingyenes online találkozóeszköz, amelyek együttműködnek a csapattalA kis csapatoknak nincs szükségük drága vállalati alkalmazásokra az együttműködéshez. Íme hat fantasztikus eszköz, amelyek segítségével kezelheti a csapat adatait, kommunikációját és egyebeket. Ingyen. Olvass tovább . A videokonferenciától a projektmenedzsmentig mindenki megtalálhat valamit a listában.

Saláta találkozzunk (Web): Keresse meg, amikor találkozhat, nincs szükség regisztrációra

Bosszantó minden új feladathoz regisztrálni egy új szolgáltatást. A Saláta Meet egy egyszerű webalkalmazás, amely megkérdezi mindenkinek a legmegfelelőbb dátumot és időt, hogy mindenki találkozzon.

Rendkívül egyszerű. Indítsa el a kívánt találkozót a nevével és céljával, majd adja hozzá a találkozási dátumokat, és válasszon időréseket minden szabad napja során. Küldje el az egyedi Lettuce Meet URL-t bárki másnak, aki hasonló módon hozzáadhatja saját elérhetőségét. Az összes résztvevő szabad résidői (zöld jelöléssel) átfedésben vannak egymással, megmutatva a találkozáshoz szükséges legjobb időket.

Saláta Meet egyike azoknak az egyszerű regisztráció nélküli együttműködési eszközök 10+ regisztráció nélküli együttműködési eszközök, amelyeket 10 másodperc alatt használhatAz online együttműködés időt és pénzt takarít meg Önnek és a csapatának. A gyors együttműködés egy kicsit többet takaríthat meg. Ezek az eszközök készen állnak arra, hogy bármikor használják. Nincs szükség regisztrációra. Olvass tovább amelyek segítenek a dolgok elkészítésében anélkül, hogy átugrani kellene. Saját vállalkozásán belül könnyebb a Google Naptár vagy a Microsoft Outlook használata. De amikor a találkozó külső emberekkel, például ügyfelekkel vagy ügyfelekkel történik, egy olyan zavaró eszköz, mint a Lettuce Meet, semlegesebb út.

Gyakran el kell viselnie hosszú és értelmetlen találkozókat? Ez általában azért történik, mert az ülést vezető személy nem elég felkészülve. Ez a Team Meeting Checklist biztosítja a találkozó zökkenőmentes futását mind a vezető, mind a résztvevők számára.

Az ellenőrzőlista feladatokra oszlik az ülés előtt, alatt és után. A „közben” rész apró apróságokkal teli, amelyeket érdemes figyelembe venni, mert ezek gyakran mozgatják az üléseket. Például: „egy témát egyidejűleg megvitatnak” és „minden napirendi pontot hangosan kidolgoznak” triviálisnak tűnnek, ám ezek még sokat tesznek annak biztosítása érdekében, hogy a találkozó sikeres legyen.

Kinyomtathatja a teljes ellenőrző listát, hogy magával vihesse az ülésre. A Csapat értekezlet ellenőrző listája arra ösztönzi Önt, hogy kattintson az ellenőrző lista minden gombjára, és küldje el e-mailben az összes résztvevőnek, mivel a céljainak hangos kijelentése kis társadalmi nyomást jelent a teljesítés elősegítéséhez. Ez hasonló ahhoz, hogy van mestercsoport a célok elérése érdekében Hogyan segíthet egy Mastermind csoport több gólt elérni?A „mestercsoport” kifejezést manapság sokat dobják körül a személyes fejlődés területén, de mi ezek pontosan, működnek, és hogyan tudná felállítani a saját csoportját? Olvass tovább .

Minden ülésnek rögzített napirendre van szüksége. Ha még nincs meg a helyén, egy kanyargó vita felé tart, ahol semmi sem történik, és mindenki pazarolja az idejét. A találkozó napirendjének beállításához megtanulhatja ezeket az ingyenes sablonokat útmutatóként.

A Smartsheet ingyenes sablonjainak listája a különböző találkozási forgatókönyvek széles skáláját tartalmazza: informális találkozó, üzleti találkozó, igazgatósági ülés, csapattalálkozó, egyszerű találkozó, heti találkozó stb. Ezeket a sablonokat használhatja a Microsoft Wordben, a Google Docsban vagy bármilyen más szövegszerkesztőben, amely támogatja a DocX fájlformátumot.

Bár a sablonok jó gerincét képezik a napirend meghatározásához, feltétlenül olvassa el is A Harvard Business Review's tippeket az ülés napirendjének kidolgozásához. Van néhány nagyszerű trükkö, például az, hogy általános, nyílt végű címek helyett felsorolja a témákat olyan kérdésekként, amelyeket a csapatnak meg kell válaszolnia.

Végül, ha a fenti napirendsablonokban nem találja meg, amire szüksége van, akkor nézd meg egy másik listánkat 15 ülés napirendsablonja a Word számára 15 ingyenes ülésnapi sablon a Microsoft Word számáraEzek a Microsoft Word ingyenes értekezlet-napirendsablonok bármilyen típusú találkozó nagyszerű kezdőpontjához vezethetnek. Olvass tovább .

AgreeDo (Web): Vegye össze az értekezleti jegyzőkönyvet, ossza meg őket és rendeljen hozzá feladatokat

Minden ülésen egy személynek kell megbíznia a perceket. A „az ülés jegyzőkönyve” alapvetően minden, a figyelemre méltó esemény listája, amely történt. Ez lehet feladatok, információk, témabeszélgetések vagy még sok más. Az AgreeDo segít könnyedén és ingyen elválasztani.

Könnyű fiókot létrehozni, megbeszélést létrehozni és a résztvevőket meghívni. Mindegyik elem megjelölhető négy típus egyikének: információ, döntés, feladat vagy téma. Ez megkönnyíti azt, hogy néhány perc alatt elfoglalhassa a dolgokat, gyorsan felírhassa azokat, és később a megfelelő kategóriába fordítsa.

A feladatok hozzárendelhetők a résztvevőkhez az e-mail hozzáadásával, és megadhat határidőt is. Mindegyik üléshez hozzáadhat egy mellékletet. A résztvevők észrevételeket fűzhetnek a jegyzőkönyvhöz.

Az AgreeDo ingyenes verziója havonta négy megbeszélésre, ülésenként három résztvevőre és egy mellékletre korlátozza Önt. A prémium verzió növelheti ezeket a korlátokat az Ön igényei szerint.

Helyes gyakorlat az, hogy minden egyes találkozót összefoglalja a jegyzőkönyvével, és mindenki egyetért azzal. Ha az AgreeDo nem az Ön csésze teája, akkor használhatja ülés jegyzőkönyv sablonok A 12 legjobb értekezlet-jegyzőkönyv-sablon szakemberek számáraAz ülés jegyzőkönyve rögzíti az alapvető elemeket. A MOM formátum gyors alkalmazásához használja a találkozó jegyzőkönyveinek egyikét. Olvass tovább a Microsoft Word vagy a Google Docs számára.

Nemcsak a felállásra (eBook): Ingyenes útmutató a napi reggeli értekezletekhez

A Qlutter projektmenedzsment alkalmazás célja a munka hatékonyságának javítása. Összeállítottak egy ingyenes e-könyvet, amely megtanítja saját gyakorlataikat a hatékony és eredményes napi reggeli találkozó lebonyolításáról.

Nyolc fejezetben az e-könyv a reggeli találkozók előnyeiről szól, arról, hogy miként lehet a csapatot beépíteni az ötletbe, és hogyan vezetheti az ülést. Ez egy rövid könyv, 44 oldalas, de a végén jobban felkészültnek érezheted magad, hogy napi találkozókat készítsenek stand-up vagy scrum találkozók formájában.

Ha könyvet akarsz, regisztrálnia kell a Qlutter hírlevelet, amely után letöltheti PDF, mobi vagy epub formátumban. Könnyebb egyenesen eljuttatni a Kindle-hez.

Letöltés: Nem csak a felállásra (e-könyv) [már nem elérhető]

Mi a teendő, ha nem vezet az ülésen?

Tehát most könnyű eszközökkel állíthatja össze a találkozót, létrehozhat egy ellenőrző listát, hogy folyamatosan tartsa a menetét, állítsa össze a napirendet, és perceket vegyen igénybe. Még azt is tudja, hogyan kell hatékonyan lebonyolítani a napi értekezletet. De mindez haszontalan, ha nem vezetite a találkozót.

Ha az ülést a főnöke hívta össze, és hajlamosak arra, hogy az értekezlet céltalanul vándoroljon, meg kell tennie valamit. Kezdje azzal, hogy elküldi ezt a cikket a nyolc szabály, amelyet a főnöknek tudnia kell a hatékony ülésekről Elengedte a nem hatékony találkozókat? Küldje el ezeket a 8 szabályt a főnökénekHa az ülés jól szervezett, akkor nincs ok arra, hogy javítsa a termelékenységet, a célérzetet és a morált. Íme néhány szabály, amelyet be kell tartani a hatékony találkozókhoz. Olvass tovább . Csináld udvariasan, vagy küldd el név nélkül.