12 ok, amiért az emberek még mindig figyelmen kívül hagyják az e-maileket

Hirdetés

Nem sokkal frusztrálóbb, mint sürgõs e-mailt írni, csak a válasz késõn történõ megválaszolásakor. De a probléma valószínűleg nem a címzettnél rejlik. Lehet, hogy rajtad múlik, és hogyan készítette el üzenetét.

A kutatás számos betekintést tárt fel arra vonatkozóan, hogyan lehet a levelezőlisták több tagját rávenni arra, hogy nyisson meg, olvassa el és kattintson az e-maileken található linkekre. De kevesebb információ van a hasonló célok eléréséről a személyes vagy munkahelyi e-mailekkel kapcsolatban.

Ha sürgõs problémája van a munkahelyén, kérdezzen mutassa be magát egy influencerrel 6 módszer, hogy elfoglalt emberek válaszolhassanak e-mailjeireAz e-mailezéshez egészen más szabályok vonatkoznak, amelyek arra ösztönzik vagy elriasztják az embereket, hogy elérjék a „válasz” gombot, és válaszoljanak. Ismerje meg az e-mail siker szabályait. Olvass tovább , vagy megbeszélést szervez, hogyan valószínűbb, hogy azonnal válasz érkezik e-mailjére?

Az alábbiakban felsoroljuk azokat az okokat, amelyek miatt az e-mailjeire adott válaszok továbbra is késve érkeznek, vagy egyáltalán nem érkeznek meg. Ha tudatában van ezeknek a gyakori hibáknak és tippeknek, képes lesz gyorsabb és következetesebb válaszadási sebességet fejleszteni az egyes e-mailekre.

Ön CC volt az a személy, akinek válaszra van szüksége

Ha CC embereket ír be az üzenetbe, akkor gyakran azt fogják feltételezni, hogy csak azért vették őket be, hogy a hurokban tartsák őket. Ez csökkenti az egyének válaszadásának esélyét, mivel nem érzik úgy, hogy elsődleges címzettjeik lennének. Ha mindenkinek válaszolnia kell, kerülje a CC funkció használatát. Ideális esetben egy személynek e-mailt kell küldenie egyszerre. De ha meg kell egyeznie, akkor az e-mail elején tegye egyértelművé, hogy Ön szükség mindenki válaszoljon, beleértve azok, akik CC-k.

A tárgysor szar

A minőségi tárgysor Hogyan lehet e-mail üzenetét kiemelni egy zsúfolt mappábanKüldött már e-mailt, amelyről fontosnak tartotta, hogy csak sok nappal később válaszoljon, vagy ami még rosszabb, ha elfelejtette? Nyilvánvaló, hogy ez néha a kezedben van, de vannak dolgok, amelyeket megtehetsz ... Olvass tovább értesítenie kell az embereket, hogy sürgősen válaszra van szüksége. Ez azt jelenti, hogy több, mint feleslegesen elnevezni az e-mailt „Sürgős”. És ez nem azt jelenti, hogy nevetségesnek kell lennie.

Valami olyan egyszerű, mint a „Stevo, holnap meg kell hoznunk ezt a döntést” jól működik. Először az egyénre vonatkozik, így tudják, hogy a felelősség felel őket. Másodszor, a tárgysor tartalma mind sürgősségét, mind kíváncsiságát érzékelteti. Ez növeli annak valószínűségét, hogy az üzenet azonnal megnyílik.

Nem állítja be gyorsan a keresletét

Mindannyian tudjuk, hogy az e-maileket tömörnek kell tartani. De ha a tiéd több, mint néhány rövid bekezdés hosszú, győződjön meg arról, hogy kérése a kezdetektől a reflektorfénybe kerül, ellenkező esetben ez figyelmen kívül hagyható.

Ez azt jelenti, hogy udvariasan át kell érteni azt, amire szüksége van az első vagy a második mondatban. Később részletesebben bemélyülhet, de először annak a feltételezésnek kell lennie, hogy mi vagy.

Az üzeneteitek unalmasak

Ha mindenki azt várja, hogy az üzeneteid unalmasak, wafflingosak, zsargonosak és túl részletesek, utálják az e-mailek megnyitásának gondolatát.

Ehelyett ösztönözze az embereket arra, hogy e-mailt kapjanak tőled. Használj humorot. Vegye fel az embereket személyesen. Kerülje a vállalati beszélgetést. Tartsa a mondatokat röviden és pontosan. Tartalmaz egy vicces GIF-et Keresse meg a legjobb GIF-eket az interneten a Giphy segítségével, amely egy animált képek dedikált keresőmotorjaA GIF általános az interneten, de néha nehéz megtalálni a megfelelőt a megfelelő helyzethez. Szerencsére új dedikált keresőmotor érkezett a GIF-hez. A neve Giphy és ... Olvass tovább . Még akkor képes felvilágosítani valaki napját, akkor is, ha szívességet kér nekik.

Nem állít be határidőt

Ha szüksége van valamire, tudassa vele a címzettet pontosan mikor van szüksége. Túl gyakran kérünk minket, hogy válaszoljunk: „ASAP” vagy „hamarosan”. Ez a határidőt szubjektívvá teszi. Ha azt mondja: „Valóban ma kell válaszolni erre a kérdésre ma délután 4 óráig”, akkor nincs helye a kétértelműségnek.

Nem nyújt alternatívákat

Folytatva a fenti példát, előfordulhat, hogy a címzett 16:00 óráig nem tud választ adni neked. Ezt a lehetőséget a kezdeti üzenetben a mondat kibővítésével kell figyelembe vennie:

„Valóban ma kell válaszolni erre a kérdésre ma délután 4-ig. Ha ez nem lehetséges, kérjük, délig délután értesítsen, hogy alternatív intézkedéseket tehetek. ”

Az e-mail nem Magas prioritás

Ha az üzenet igazán sürgős, ezt nyilvánvalóvá teheti azáltal, hogy bizonyos e-mail klienseken megjelöli az e-maileket. Képes megjelölni egy e-mailt mint Magas prioritás lehetséges a Microsoft Outlook és az Apple Mail alkalmazásban. Sajnos ez a Gmailben nem lehetséges, tehát a legközelebbi alternatíva az, hogy a témát megelőzi a „Sürgősségi:”

Ezt csak igazán sürgős esetekben szabad megtenni. Ha ezt gyakran látják, ez a tipp elveszíti hatékonyságát.

Nem fenyeget

Ez rosszabbnak hangzik, mint amilyen. Tájékoztassa a címzettet arról, hogy ha a válasz nem érkezik meg egy meghatározott határidőn belül, akkor bizonyos következményekkel járhat. Példa: „Ha 14:00 óráig nem hallottam tőled, akkor feltételezem, hogy minden rendben van, és 10 000 dollárt küldök a vállalkozónak”.

Ha a címzett úgy dönt, hogy figyelmen kívül hagyja a kérdést, akkor egyértelmûen tudják, hogy a dolgok továbbra is folytatódnak bemenetük nélkül. Ha azt akarják, hogy hallják a hangjukat, beszélniük kell Most.

Nem segítesz

Ha a kérés nagyon széles, a címzett gyakran azt gondolja, hogy a szükségesnél ékesebb választ kell adnia. Mondja meg nekik, ha egy egyszerű „igen” vagy „nem” megteszi. Ha találkozót rendez, kínáljon kiindulási pontként három vagy négy alkalommal megfelelő alkalmat. Tegyen meg mindent, hogy az e-mailre való válaszadás ne tehermentesítse a címzettet.

Rossz időben küld e-mailt

Ha tudja, hogy menedzserét csütörtök délután mindig rohanják le a lábukról, ne várjon csütörtök reggelig az e-mail elküldéséhez, ha kedden tudta volna elküldeni. Ha tudja, hogy kollégája rengeteg e-mailt küld minden nap elején, akkor várjon, amíg megtudja, hogy van átmentek a postafiókjukon 5 cselekvési lépés a beérkező levelek nullájának megőrzéséhezAz Inbox Zero az egyik legnépszerűbb szójel. Az e-mail problémák valódi megoldásához meg kell lépnie az Inbox Zero-n túl, és meg kell oldania a mögöttes problémákat. Olvass tovább az üzenet elküldése előtt. Ez csökkenti az e-mail címét a szénakazalban.

Túl sok e-mailt küld

Ha az irodában környékén ismertek, mint könyörtelen emailer, kollégái gyorsan vak lesznek a beérkező levelekkel kapcsolatos igényekkel szemben.

Tegye szokássá Mikroszokások és a szikra masszív személyes változásainak használataÚj szokások megteremtése nehéz. A szokások általában heteken vagy hónapokon keresztül épülnek meg, és a motiváció a kihívás. Amikor a meleged nehézségekbe ütközik, a mikro-szokások hatalmas segítséget nyújthatnak. Olvass tovább hogy az elküldött e-mailek fontos e-mailek. Ezután, amikor valaki üzenetet lát tőled a beérkező levelek mappájában, valószínűbb, hogy észreveszi.

Hálás vagy

Ha folyton kérdezi emberektől a dolgokat, és nem mutat hálát, akkor az emberek hamarosan neheztelnek, hogy segítenek. Az e-mail világában ez azt jelenti, hogy az emberek egyszerűen figyelmen kívül hagynak téged. Inkább válaszolnának és segítsenek másoknak, akik tiszteletben tartják az idejét és erőfeszítéseit.

Tehát ha valaki gyorsan válaszol, köszönöm neki. Ha elmennek az útból, hogy válaszoljon vagy segítsen neked, akkor győződjön meg róla, hogy hálás vagy.

Megpróbál

Ha problémája volt a lassú válaszok megválaszolása vagy a válaszok hiánya, akkor próbálja elkerülni a fenti hibákat. Ezzel minden e-mailt valószínűleg gyorsan megnyit, olvas, és gyorsan megválaszol. Ha ezt néhány héten át elvégezte, akkor második természetűvé kell válnia. Mielőtt megtudnád, e-mail szakértő leszel Szeretne valami szakértővé válni? Próbálja ki a Tudatos gyakorlatotTúl könnyű érezni magát, amikor fárasztóan próbálsz javítani egy bizonyos készséget. Használja ki a "szándékos gyakorlat" erejét, hogy átjuthasson az idegesítő fennsíkon. Olvass tovább .

Milyen más e-mail technikák segítenek abban, hogy gyors választ kapjon? A fentiek bármelyike ​​volt különösen hatékony az Ön számára?

Kép kreditek: unalmas munka Ditty_about_summer készítette Shutterstockon keresztül, Minden nap Valentin nap Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Már majdnem ott vagyunk? szerző: Stuard Richards (Flickr). Vigyázat - meredek lépések: 1 írta: Crystian Cruz (Flickr). Beérkező levelek ütemezése a Gmaillel írta: David Bruce Jr (flickr).