Hogyan válhat szuperproduktívvá a napi feladatok kiszervezésével

Hirdetés

Mindannyian tudjuk, hogy egy olyan ember, aki úgy tűnik, hogy az élet során elcsúszik, egy nap alatt többet csinál, mint amennyit valószínűleg a legtöbbünk egy hét alatt el tudna végezni. De megtanulva mit kiszervezhet, valamint néhány „legjobb gyakorlat” tippet ad a napi házimunkák átruházására, ők is szuperproduktívvá válhatnak.

Ez a cikk elmagyarázza, hogyan kell kiválasztani az online kiszervezés feladatát, bemutat néhány példát, és néhány tippet ad a hatékony és jártas online kiszervezővé váláshoz.

Mi az a kiszervezés?

Egyszóval, delegálás. Az olyan könyvek és blogok, mint a 4 órás munkaidő, hatalmas számú tech-hozzáértésű ember fordult olyan webhelyekre, mint a Elance, oDesk, TaskRabbit és a feladatok átruházásának sok más módja Az 5 legjobb webhely a virtuális asszisztens megtalálásáhozA virtuális asszisztens egy valós személy, aki távolról támogatja Önt vagy vállalkozását otthoni irodájuktól. Szinte bárhol lehetnek, és az általuk nyújtott szolgáltatások professzionális adminisztratív, műszaki, személyes vagy ... Olvass tovább

, házimunkát és akár teljes munkahelyek a szabadúszók számára a világ minden tájáról.

Ha valaki más átveszi azokat a feladatokat, amelyeket ön nem tud (vagy egyszerűen nem akar) önmaga elvégezni, akkor hirtelen hozzáférhet több (potenciálisan) sokkal több), mint egy nap 24 órájában.

Honnan tudhatom, mit kell kiszervezni?

Sokan fontolgatták a kiszervezést, ám az utolsó pillanatban visszavonultak, mert egyszerűen nem hitték el megvalósítható, ha valaki más átveszi az irányítást az élet egyes területein, függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy az a rész lehet.

Ez egy akadály, amelyet négy évvel ezelőtt kellett legyőznöm magam, amikor először vállalkoztam kiszervezéssel, és megtudta, hogy öt feladatot kell feltenni minden egyes feladat eldöntéséhez, hogy kell-e vagy sem kiszervezett.

1. Retteg: A gondolat, hogy elkezdem ezt a feladatot, rettegéssel tölt be engem?
2. Ismeretek hiánya: Van valaki, aki jobban meg tudná valósítani ezt a feladatot, mint én?
3. Ismétlés: Újra és újra elvégzem ezt a feladatot, anélkül, hogy valódi értéket adnék annak, amit célok?
4. Halogatás: Elhalasztom a feladatot, ahelyett, hogy elkezdenék ezt a feladatot?
5. Idő: Lehet-e jobban eltölteni az időmet valami más csinálására?

Ha válaszolok Igen a fenti kérdések bármelyikére általában a feladat kiszervezését választom. Csak akkor szokás a feladat kiszervezése ilyen helyzetekben akkor áll fenn, ha a kiszervezés nehezebb vagy időigényesebb, mint a feladat tényleges teljesítése.

Milyen napi feladatokat tudok reálisan kihelyezni?

A kiszervezés elindításakor kicsi, szabadúszókat alkalmaztam adatbeviteli és alapkutatási feladatok elvégzésére, de amint többet megtudtam és arról, hogy miként lehet hatékonyan kiszervezni, hamarosan megtudtam, hogy az átruházható feladatok típusát csak az én korlátozza képzelet.

Email

Valószínűleg csak megborzongott azon a gondolaton, hogy átadja a postafiók felelősségét egy olyan srácnak, akit éppen béreltél az internetről, aki félúton dolgozik az egész világon. Bízz bennem, értem. A beérkező levelek a szentélyed, ugye? Tehát kezdje el a kicsivel, egyszerűen csak továbbítsa a páratlan e-mailt a szabadúszónak, hogy megbirkózzanak ezzel az egyedül kérést (például egy találkozó beírása a naplóba), akkor fokozatosan felépítheti azt, amire szüksége van bizalom.

Ahogy a szabadúszó iránti bizalom növekszik, más e-mail feladatokat átadhat, végül engedheti meg őket, hogy kiszűrjék a teljes beérkező levelek mappáját, így csak a legszorgalmasabban és eredményesebben kell válaszolnia üzenetek.

Kinevezések és fenntartások

Ha szabadúszó asszisztense van, aki képessé teheti és kezelheti az Ön találkozóit és foglalásait, nem csak időt és energiát takarít meg. Ez szintén teszi a tapasztalatait jobb.

Tavaly a szabadúszó asszisztensem hotelt rezervált a barátnőmnek és nekem, hogy ott maradjak. A tartózkodás előtti este felhívta a recepciót, és megbizonyosodott arról, hogy a foglaláshoz minden rendben van (megemlítette, hogy a barátnőm születésnapja volt). Amikor másnap megérkeztünk, feltételezem, hogy a szálloda munkatársai azt gondolhatták, hogy valami forró lövés volt (a sajátom asszisztens és minden más), és megérkeztünk egy korszerűsített szobába, egy üveg borral és egy kézzel írt kártyával, amelyet az ágy.

Ha asszisztensem nem hívta volna előre, valószínűleg soha nem történt volna meg. Lehet, hogy asszisztense menetrend szerint hívásokat kezdeményez, orvosokat kinevezhet, repülőjegyeket foglalhat, koncertekre jegyet vásárolhat - bármit, amire szüksége van!

Online vásárlás

Egyszer hallottam Ramit Sethi beszéljen arról, hogy miként egyszerűsítette online vásárlását. A múltban egy barátjával beszélgetett, aki könyvet, filmet vagy albumot ajánlott. A legtöbb emberhez hasonlóan feljegyzi az ajánlás nevét, folytatja a beszélgetést, és soha nem lép fel a vásárlás előtt. Tehát most, amikor egy ajánlást megkap, szupergyors e-mailt küld az asszisztensének:

Könyvvásárlás: A nagy Gatsby

A múltbeli utasításokból az asszisztens pontosan tudja, mit kell tennie, azaz hogyan kell kiválasztani, hogy melyik kiadást vásárolja meg, mennyit engedhet költeni, hol kell a könyvet kézbesíteni. Ez egy nemrégiben alkalmazott kiszervezési módszer, és csak azt kívánom, hogy hamarabb elvégezzem. És kiterjeszthető a vásárlás más formáira is, például ételekre vagy ruhákra (mindaddig, amíg megtanította az asszisztensét, amit tetszik).

Internetes böngészés

Hányszor találta magát céltalanul az internet böngészésében, abban a reményben, hogy valami elcsábítja az érdeklődését? Hetente hány órát pazarolja a fül megnyitása a fül után a vonaton ülve vagy tévénézés közben, csak azért, hogy ismét bezárja anélkül, hogy az oldalon egyetlen szót olvasna?

Ha megtanítja az asszisztensét az érdeklődésére, azokról a dolgokról, amelyekről szeretne olvasni, vagy amelyek naprakészek lehetnek, megkerülheti az értelmetlen szörfözési stádiumot, és ehelyett tudja, hogy mindig egy állandó tartalommal fog rendelkezni, amely valóban érdeklődik az te.

Számomra az asszisztensem olyan tartalmat talál, amelyben élvezni fogom (vagy olyan témákban, amelyeket meg kell tanulnom), és elmenti őket az Instapaper számlámra Kezelje könyvjelzőit és olvasási listáját az Instapaper segítségével Olvass tovább , így telefonon, iPaden vagy laptopomban tudom elérni őket, számtalan órányi értelmetlen online vándorlás megtakarításával segítve őket.

átírás

Azt hiszem, elvesztette számát azon hány ülésen, ahol részt vettél, és teljesen kirekesztette őket, hiányozva egy fontos beszélgetés megfelelő részéről. Valószínűleg kijöttél egy olyan találkozót is, amelyben néhány jegyzetet és cselekvési pontot akarsz írni, csak hogy megkerüljék egymást, teljesen elfelejtve azt, amit elsõsorban akartál írni.

A probléma megkerüléséhez próbálja meg rögzíteni a találkozókat, és küldje el a hangfájlt egy szabadúszónak, aki képes átírhatja a beszélgetést, vagy egyszerűen feljegyezhetnek fontos pontokat, így áttekintheti őket a jövő.

Több száz más feladat létezik, amelyeket kiszervezhet, akár személyes, akár üzleti szempontból. A webdizájntól, a tanácsadástól és az írástól kezdve a divatos tanácsadásig, az utazási tervezésig és akár a pályázatokig is. A kiszervezéshez a cikk tetején felsorolt ​​öt kérdésen kell alapulnia, hogy biztosítsa, hogy idejét a leghatékonyabb feladatokba fekteti be.

Néhány tipp

Nem tagadhatjuk, hogy az outsourcing félelmetes lehet. Végül is, ha felvesz valakit a mindennapi tevékenységei végzésére, automatikusan menedzserré válik. Íme néhány tipp, amely segíthet Önnek a pályán:

Béreljen óvatosan

Amikor az Elance of Odesk-nél felad állást, valószínűleg legalább 30–40 javaslatot kap, és a te feladata, hogy megtalálja az Ön számára megfelelő személyt. a végső döntés meghozatala előtt állítson össze egy 3-7 jelentkezőből álló listát, és állítsa be őket egy egyszerű feladatra. Feltétlenül adjon nagyon világos utasításokat és egy határidőt. Mondja meg nekik, hogyan szeretné megkapni a kért információkat. Ha azt akarja, hogy a jövőben telefonhívásokat kezdeményezzen az ön számára, kérje meg őket, hogy küldjenek neked egy pár kérdésre válaszoló hangfájlt, hogy meghallhassa a „telefon hangját”.

Állítson be egy „Rólam” dokumentumot

Az utolsó dolog, amit meg szeretne csinálni, az újra és újra megismétli az asszisztensével szemben támasztott követelményeket. Minden alkalommal, amikor új információt szolgáltat számukra (kedvelt üzletek, szálláslehetőség típusa, az Ön üzlete) követelményeket repülés foglalásakor, a hívásokra rendelkezésre álló időket stb.), ha ezeket az információkat beírják a megosztott dokumentum. Ez a dokumentum lesz az első referenciapont, ha bármilyen kérdésük merül fel az általuk beállított feladattal kapcsolatban (ezáltal csökkenthető az elvégzendő munkák száma), plusz Ha valaha más asszisztenssel kezd el dolgozni, akkor egyszerűen átadhatja nekik ezt a dokumentumot, és sokkal többet tudnak megtudni rólad és preferenciáiról. gyorsan.

Pontosíts

Minden átruházott feladatnál legyen a lehető legpontosabb. Ahelyett, hogy lépésről lépésre írna, hatékonyabb lehet rögzítsen képernyőképet Ashampoo Snap 7 áttekintés: Könnyű képernyőkép és videó rögzítésKönnyű és átfogó asztali rögzítési megoldást keres? A Snap 7 fejlett képernyőképezési lehetőségeket kínál, ideértve a többfelé készített képeket és a videofelvételt. De érdemes-e megtenni 20 Bucks-ot? Olvassa el áttekintését és tesztelje saját magával a ... Olvass tovább hogy elküldje asszisztensének, hogy megnézhessék hogyan te bizonyos feladatokat elvégezne. Ügyeljen arra, hogy mindig tájékoztassa az asszisztensét, mennyi időt tölthet egy feladattal (és / vagy a költségvetéssel), a határidőt, és válaszoljon kérdéseik, amelyek felmerülhetnek a kivágásuk előtt, hogy csökkentsék az oda-vissza e-mailek küldését, amelyek akkor következhetnek be, ha nem tisztázod elég.

Igazságos: Sokan szabadúszókat foglalkoztatnak, és azt gondolják, hogy óránként 3 dollárért bérelhetnek valakit feladat elvégzésére. Kérjük, legyen tisztességes azzal, amit igényel, és az Ön által kínált óradíjjal. Minél tisztességesebb vagy, annál jobb eredményeket fog kapni.

Ahogy remélem láthatja, hatalmas az a lehetőség, hogy az outsourcing segítsen az idő és energia felszabadításában, bár a legtöbbet hozhatja ki a outsourcing, ezt hosszú távú befektetésnek kell tekintenie, amely egyre többet fog kifizetni, mivel az asszisztense (k) többet megtudnak rólad és arról, hogy hogyan segíthet neked.

Ha még mindig nem vagy meggyőződve arról, nézze meg ezt az interjút Dan Andrews-szal Trópusi MBA arról, hogyan sikerült kiszerveznie a millió dolláros üzlet nagy részét. Ha ez nem befolyásol téged, akkor semmi sem fog megtenni!

Ez a cikk a következőkre összpontosított: online outsourcing, de rengeteg olyan feladat van, amelyeket offline módon is kiszervezhet. Az olyan eszközöket, mint a TaskRabbit, úgy fejlesztették ki, hogy segítsenek mindennapi munkában, például takarításban és mosodában, akár friss ételek vásárlásában is.

Kiszervezett mindennapi feladatát? Ha igen, hogyan ment?

Kép jóváírás: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)