Hogyan írhatjuk a tökéletes professzionális e-mailt (adatokkal alátámasztva)

Hirdetés

A hatékony e-mailek írása elég egyszerűnek tűnik. De ha azt akarja, hogy az e-mailek még jobban teljesítsenek, ne feledje a következő tudományos alapú szabályokat.

A múltban felsoroltunk 12 ok, amiért az emberek továbbra is figyelmen kívül hagyják az e-maileket 12 ok, amiért az emberek még mindig figyelmen kívül hagyják az e-maileketGyakran küzd azzal, hogy az embereket válaszoljon az e-maileire? Megmutatjuk, hogy az emberek miért figyelmen kívül hagyhatják az Ön e-maileit, és hogyan teheti őket észre és reagál az üzenetére. Olvass tovább . Még lépésről lépésre is adott útmutatást elfoglalt embereket vonz az üzeneteire 6 módszer, hogy elfoglalt emberek válaszolhassanak e-mailjeireAz e-mailezéshez egészen más szabályok vonatkoznak, amelyek arra ösztönzik vagy elriasztják az embereket, hogy elérjék a „válasz” gombot, és válaszoljanak. Ismerje meg az e-mail siker szabályait. Olvass tovább . De most itt az ideje, hogy megosszunk néhány még konkrétabb, megvalósítható tippet - adatokkal alátámasztva.

Ezeknek a tippeknek nemcsak javítja az e-mailek elolvasásának esélyét, hanem az is, hogy pozitív választ kapjon az e-mailekből. Ez azért fontos, mert az e-mailek továbbra is a kommunikáció fő formája az üzleti világban. Annak ismeretével, hogyan lehet hatékony e-maileket elkészíteni, határozott előnyt biztosít magadnak kollégáival szemben.

1. Keresse meg a keresztnév feltételeit

Ez nyilvánvalónak hangzik, de ha valóban azt akarja, hogy az emberek figyeljenek, amikor e-mailt kapnak tőled, használja a nevét. És használja még egyszer.

A kutatást 2006-ban publikálták megmutatta, hogy az agy több régiója „nagyobb aktivációt mutat a saját nevére”, bizonyítékot szolgáltatva arra, hogy „a saját nevének meghallgatása egyedülálló agyi működési aktiválást mutat”.

A címzett nevének használata az e-mail tárgyban és Az e-mail test ezért pszichológiai trükk, amely felhívhatja a figyelmet. A „Remélem, hogy hamarosan halllak rólad, Stan” befejezése sokkal hatékonyabb, mint pusztán a „Remélem, hogy hamarosan hallak rólad” üzenet.

2. Ölelés a Halo hatás

Az embereket olyan emberek befolyásolják, akikben megbíznak. Ha egy menedzser azt tanácsolja, hogy vegye fel a kapcsolatot a cég igazgatójával, nevezze meg ezt a menedzsort a bevezető e-mailben. A hideg e-maileket szörnyű fogadni. Ezért rendkívül fontos annak bemutatása, hogy van-e valaki támogatása, akiben a címzettben bízik.

Ez részben egy, az úgynevezett Halo hatás. Ez egyfajta megerősítő torzítás. Ebben az esetben az elfogultság valószínűleg javítja a rendező általános benyomását te egyszerűen azért, mert kedvező benyomásuk van a menedzserről, aki utalt téged.

De nem kell ragaszkodnia ahhoz, hogy megemlítse a feletteseket. A szakértők, az ügyfelek, a kölcsönös barátok és a tömegek véleményére és ötleteire támaszkodva megerősítheti e-mailjeit, feltéve, hogy a címzett értékeli az Ön által hivatkozott emberek véleményét.

3. Legyen dühös vagy boldog. De soha semleges

Mikor Bumeráng, egy vezető Gmail alkalmazás, elemezte az adatait, találtak valami hihetetlenül érdekes dolgot. „Az egyik legfontosabb tényező a válaszadási arány meghatározásában az, hogy mennyire pozitív (olyan szavak, mint a nagy) vagy negatív (mint például a rossz) az üzenetekben szereplő szavak”.

Mindkettő mérsékelten pozitív és a negatív e-mailek 5–15% -kal több választ kaptak, mint a semleges e-mailek. Ennek ellenére, rendkívül ellenséges e-mailek 10 e-mail tipp a dühös, elhízott vagy rossz dolgok kezeléséhezHihetetlenül frusztráló, ha csak az e-mail postafiókját ellenőrzi, hogy teljesen gyűlölő üzenetet találjon. Miért működnek az emberek a világon így? Ennek ellenére meg kell tanulnia, hogyan kell megvédeni magát, miközben ... Olvass tovább alig kapott választ. A túl hízelgő e-mailek sem sokkal jobban teljesítettek. Más szavakkal, lépjen át az érzéseivel, de ne reagáljon túlzottan.

4. Röviden tartsa (De milyen rövid?)

Tudom, tudom. Kivételek vannak erre. Az egyik a kedvenc agyi helyeim Olvassa el az Intelligens tartalom 2016-ban ezeket a 35 webhelyetMindannyian gyakrabban olvassa el ezt a 35 oldalt. Ha fárasztó az elmosódott tartalom, tegyen valamivel átgondoltabbakat a jövő évben ezzel a szuper listával. Olvass tovább , Agyszedések hihetetlenül hosszú e-maileket küld, amelyek örömmel olvashatók el. De összességében az adatok azt sugallják, hogy kerülje a hosszú e-maileket.

Valójában, azzal az információval együtt, hogy milyen típusú szavakat kell használni az üzeneteiben, Boomerang megtalálta az „ideális” e-mail hosszúságot is. A 40 millió e-mailen végzett elemzésük alapján a leginkább az esélyük volt arra, hogy válaszuk érkezzen azokra, akik nem tartalmaznak 50–175 szót (49–50%). Ezt támasztják alá az a 2010. évi MIT-tanulmány.

Ez bölcs tanács, de nem mindig praktikus. De az a lecke, hogy az e-maileket tömörnek tartsák. Ennek egyik módja az előfizetés a Öt mondat és soha ne küldjön öt mondatnál hosszabb e-maileket. Mint befektető és szerző Guy Kawasaki mondta az Entrepreneur.com-nak, "Kevesebb, mint öt mondat gyakran hirtelen és durva, több mint öt mondat pazarolja az időt."

5. Használja a „Mert” szót

Ha bátorságot kér valakitől, hogy tegyen valamit érted, mondja el legalább neki miért. Ezt a 70-es évek óta tudjuk, amikor a Harvard Egyetem pszichológus professzora Ellen Langer tanulmányt tett közzé kiemelve az „mert” szó fontosságát.

Túlságosan gyakran olyan e-maileket kapunk, amelyek csak valamit igényelnek („Tudod-e elküldeni nekem azt a jelentést 14:00 óráig?”) Anélkül, hogy magyarázatot adnának. De azáltal, hogy kérésünkbe betesszük a „mert” szót („Tudod-e elküldeni nekem azt a jelentést 14: 00-ig, mert azt 17:00 -ig kell szerkeszteni”), a megfelelés esélye növekszik.

A tanulmány szerint ennek oka az lehet, hogy „az emberek„ automatikus ”viselkedést folytatnak… heurisztikus vagy rövid út formájában. És ha meghalljuk az „mert” szót, amelyet követ egy ok (bármennyire is béna az oka), akkor betartunk minket. ”

6. Ne kínáljon több mint 3 választást

Az A választás paradoxona itt van olyan sok lehetőség, hogy megbénulunk. Annak biztosítása érdekében, hogy e-mailjei ne eredményezzenek választott paradoxont, próbáljon meg háromnál többet kínálni.

Az emberi elme szereti a három varázslatát. Ezért adunk három érmet az olimpián. A dolgokat optimista, reális és pesszimista (vagy magas, közepes és alacsony) szempontból elemezzük. Ez az oka annak, hogy a gazdasági piacok gyakran érezzék magukat, hogy csak három fő versenytársat tartsanak fenn.

A döntéshozatal szempontjából három okra vagy három választásra is támaszkodunk. Ezt a címmel végzett kutatás bizonyította Amikor három báj, de négy riasztás, amelyet két viselkedési tudós végzett. Az e-mailezésre alkalmazva, ha találkozót vagy hívást rendez, próbáljon csak három idő- és dátumbeállítást megadni. Alternatív megoldásként használhatja a találkozó-ütemező eszközt is Firkál, amiben vagyunk minősített 5 Naptárkezelő és ütemező eszközök az évreTartsa a tetején az összes ütemtervét. Itt található öt ingyenes eszköz, amelyek különösen hasznosak lehetnek a naptár rendben tartásában. Olvass tovább a múltban.

7. Írj harmadik fokozaton

Az e-mailek olvasási fokozatának hatalmas hatása lehet a válaszadási arányra. Boomerang szerint, a főiskolai olvasási szinten írt e-mailek válaszadási aránya mindössze 39% volt. A leghatékonyabb olvasási osztály a harmadik osztály volt, amely 53% -os válaszarányt ért el.

Az olvasási szintet elsősorban úgy kell kitalálni, hogy megnézzük a „szavakban szereplő szavak és a számok számát szavak a mondatokban. ” A válaszadási arány javítása érdekében tartsa meg mind a mondatokat, mind a szavait rövid. A saját e-mailek olvasási fokozatának ellenőrzéséhez másolja és illessze be őket az olyan eszközökbe, mint például Olvashatóság-Scorevagy Hemingway szerkesztő.

8. A szöveg korrektúrája

Hosszabb e-maileknél ez magától értetődik, de rövidebb e-mailek esetén a korrektúrát gyakran figyelmen kívül hagyják. Ez egy rossz ötlet.

A 2001-es tanulmány, Larry Beason megmutatta, hogy az írásbeli hibák (beleértve a helyesírási és nyelvtani hibákat, valamint a logikai hibákat) számos negatív hatással vannak az író felfogására.

Amikor az olvasó hibát észlel, automatikusan feltételezéseket tesz az íróval kapcsolatban. Ebben a tanulmányban a leggyakoribb feltételezések az voltak, hogy az író hibás gondolkodó, nem részletes ember, rossz kommunikátor és / vagy rosszul képzett.

Ez néhány nagyon káros tulajdonság, amelyekkel elkerülhető, hogy egyszerűen csak láthassák őket korrektúrázás Grammarly Lite - Böngésző-kiterjesztés minden korrekciós igényéhez [Chrome, Firefox, Safari]Hogyan tudod korrektúrázni, amit gépelnek? Gépelte be a Google-ba? Beilleszteni a Wordbe? Vagy korrektúrával foglalkozó webhelyet használ, ahova beilleszti a szöveget? Határozottan vagyok ... Olvass tovább minden e-mailjét.

9. Számok megjelenítése számként

Ha számok, például statisztika, adat, dátum, idő stb. fontosak az üzenetben, jelenítse meg ezeket számként, és ne írja be őket (tizenkettő helyett 12).

Szemkövető vizsgálatok megmutatták, hogy az olvasó szeme általában szöveget keres át, míg „a számok gyakran megállítják a vándorló szemet”. Ennek oka az, hogy „a számok tényeket képviselnek”. A számok olyan kemény adatok, amelyeket az elme gyorsan ki tud választani. Az olvasó tudatában feltételezi, hogy ezek a számok az üzenet fontos részét képezik.

Ne feledje ezt, amikor saját e-maileket készít. Ha a számok fontos részét képezik az üzenetnek, jelenítse meg ezeket számként, hogy az olvasó kiszűrje a fontos elemet a nem fontos részből.

Az e-mail munkája az Ön számára

A legtöbb munkahelyen az e-mailek döntő szerepet játszanak abban, hogy miként kommunikálunk kollégáinkkal. Akár naponta 10 vagy 100 e-mailt küld, a hatékony üzenetek elkészítésének ismerete olyan készség, amelyet meg kell tanulnia.

Mint fentről láthatja, ez nem nehéz. A kis változások, például az e-mailek tömörebbé tétele, a lektorálás vagy az írás érzelmeinek megváltoztatása nagy hatással lehetnek. És velük ingyenes e-mail fejlesztési eszközök 5 eszköz, amely segít jobb e-mailek írásábanMindenki továbbra is megpróbálja megoldani az e-mail problémát. Tehát beszéljünk a legalapvetőbb szokásról is - a jobb e-mailek írásának művészetéről. Néhány jó eszköz segítségével. Olvass tovább hogy segítsen, nincs mentség.

Ezek az esélyek nem csak azt teszik valószínűbbé, hogy e-maileket észreveszik és megválaszolják, hanem hozzájárulnak a magasabb szintű professzionális kép kialakításához is.

Milyen változtatásokat hajtott végre az e-mailek írása során, amelyek javították hatékonyságukat? Szeretnénk hallani!

Kép kreditek: Ölelés előterjesztette: Hernán Piñera (Flickr), Kérdőjel előterjesztette: Marco Bellucci (Flickr), Korrektúra példa előterjesztette: volkspider (Flickr), Email szerző: Dennis Sklay (Flickr)