Delegálás: A munkaterhelés csökkentéséhez vezetői készség szükséges

Hirdetés

Lehet, hogy újonnan lép fel a vezetői szerepben, vagy egyszerűen csak a küldöttség feladatával küzd. Vezetőként a feladatok másokra történő átruházása szükséges, de kihívást jelenthet. Ha nemrégiben megszerezte a saját csapatát Mi a különbség a főnök és a vezető között? Olvass tovább vagy csak egy kis segítségre van szüksége a delegálással kapcsolatban, íme néhány hasznos tipp.

A delegálás leírása a legjobb módszer az öt W-vel: Ki, mi, mikor, hol és miért. A tiszta képet festeni miért kezdjük.

Miért van szükség delegálásra?

A felhatalmazásnak számos előnye van, mind Önnek, mint vezetőnek, valamint a szervezetének és a csapatának. Sok embernek azonban nehézségei vannak a feladatok átruházásával.

Néhányan azt gondolhatják, hogy könnyebb magukat elvégezni, mint átruházni őket. Mások érzést érdemelnek, ha egyedül a feladatokkal foglalkoznak. Még több is lehet, hogy egyszerűen tapasztalatlan a delegálás során.

Az A Harvard Business Review online állama:

A küldöttség kedvez a vezetőknek, a közvetlen jelentéseknek és a szervezeteknek. Ennek ellenére továbbra is az egyik legkevésbé kihasznált és fejletlen kezelési képesség.

És ráadásul a időgazdálkodási tanulmány hivatkozott Harvard Business Review arra a következtetésre jutott, hogy:

332 megkérdezett vállalat aggódott munkavállalói delegálási képességeik miatt. Ugyanakkor a vállalatoknak csak 28 százaléka kínálta bármilyen képzést a témáról.

Előnyök Önnek, mint Vezetőnek

• Más elemekre irányíthatja a figyelmét.
• Az időt hatékonyan ütemezheti.
• A munkanapon többet is elérhet.

Előnyök a csapat tagjai számára

• Megtanulhatnak új vagy továbbfejleszteni a jelenlegi készségeket.
• Érezhetik magukat egy megbízható csapatban és a környezetben.
• Javíthatják önbizalmukat és motivációjukat.

Előnyök a szervezet számára

• Növeli a termelékenységet.
• Sikeres folyamatokat kínál az ügyfelek számára.
• Összekapcsolt kultúrát építhet minden alkalmazott számára.

Mint láthatja, a felhatalmazás előnyei nem csupán a vezetőt érintik. Tehát, ha visszatartotta, befolyásolja a vállalatot és a csapatot is.

Mit kellene delegálnia?

Most, hogy tisztában van a delegálás mint vezető szerepének fontosságával, a következő lépés az, hogy eldöntse, mit kell delegálnia.

Sok esetben bizonyos feladatok átruházása nem bátor. Például nem rendelne hozzá programozási feladatot egy értékesítési munkatárshoz. A saját feladataidat illetően azonban nehezebb lehet eldönteni, hogy melyik megbízási megbízást delegálják.

Tegye fel magadnak ezeket a kérdéseket:

• Ez olyan feladat, amelyet csak én tudok megtenni?
• Elkerülöm ezt a feladatot, mert senkinek nincs ideje?
• Tartok-e a feladatok, mert magamat akarom „csinálni”?
• Ez ismétlődő vagy rutin feladat?
• Tényleg felelős vagyok e feladatért?

Egy észak-karolinai állami egyetemi projekt ezt felsorolja az átruházandó feladattípusok listáján:

Az emberek gyakran megtartják azokat a feladatokat, amelyek a legjobban élvezik magukat, még akkor is, ha a feladat nem a saját felelősségük. Ezek a feladatok nem a legjobb módja annak, hogy időt és energiát költessen.

Miután eldöntötte, hogy mit delegál, tartsa be ezt a döntést. Akkor, rendezze az ütemtervet és a feladatlistát 9 legjobb időgazdálkodási eszköz a szervezéshezAz itt bemutatott időgazdálkodási eszközök segítenek a napok maximális kihasználásában. Alkalmas bármilyen üzleti vagy személyes helyzethez. Itt az ideje, hogy megszervezze az életét! Olvass tovább a többi fontos elem befogadására, amelyen részt kell vennie.

Ki a megfelelő személy a feladathoz?

Miután meghatározta, mely elemeket kell delegálni, a logikus lépés az, hogy eldöntsék, ki felel meg a feladattal. Amikor a vezető vagy, állandó kis csoport vagy rugalmas projektcsoport, a csapattagok ismerete Az öt legjobb projektmenedzsment tipp kezdőknekHa először vállalkozik projektmenedzserként, akkor itt csak öt öt projekt-menedzsment tipp található az induláshoz. Olvass tovább kulcs.

Tehát amikor ideje a feladatok átruházása, nyilvánvalóan fel kell ismernie minden ember készségeit. De ugyanakkor tudnia kell, mennyire jól teljesítenek és mennyire felelősek. A feladat sikeres teljesítéséhez fontos hozzárendelni valakit, akiben megbízhat.

A Forbes ezeket kínálja két hasznos tanács a delegálással kapcsolatban:

A bizalom mellett az embereknek is lehetőséget kell biztosítani arra, hogy megbízásuk szerint munkát végezzenek.

A felelősség és a hatáskör átruházása, nem csak a feladat.

Ne felejtse el, ha egy feladatot átruházott, a csapat tagjának felelnie kell érte. Ez nem azt jelenti, hogy el kell mennie, hanem engednie kell a csapattagnak, hogy átvegye az irányítást.

Mikor delegálnia kellett a feladatokat?

Szóval tudod, mit delegálsz és kinek, de mikor adod át ezeket az uralmakat? Sok olyan változót talál, amelyek a feladat delegálásának idején vannak. Legalább figyelembe kell vennie a határidőt, a prioritást és az erőfeszítést.

Például sürgős feladatok és A csapattagok képességeinek beletartozását nyilvánvalóan a kezdetektől kell átruházni. De azok, amelyek alacsony prioritással bírnak, vagy amelyekkel különféle emberek tudnak foglalkozni, várhatnak.

Ennek a döntésnek a hasznos módja a feladat prioritási módszereinek használata. Az egyik ilyen technika, az Eisenhower mátrix, segíthet a gyors rangsorolásban. Ezzel a módszerrel négy feladatra oszthatja feladatait a Kezdje el, az Ütemezés, a Felhatalmazás és a Nem Csinálás kategóriába.

A Felülvizsgálat és az Ütemezés vödörének áttekintésekor könnyedén áthelyezheti a feladatokat a Felhatalmazott szakaszra. Ez egy hasznos módszer azoknak a feladatoknak a meghatározására is, amelyek a Don’t Do negyedbe eshetnek.

Hol kell kezelnie a delegált feladatokat?

A feladatot átruházták, és most itt az ideje, hogy továbblépj... szinte. Még mindig nyomon kell követnie és nyomon kell követnie a feladatot, amíg az teljes.

Valószínűleg több alkalmazást és szerszámok az Ön helyzetében Legyen szervezetesebb és termelékenyebb vezető a Wrike-valAkár egy projektet vezet a munkahelyén, akár egy kisvállalatot irányít, mindkét szerephez extrém szervezés és tervezés szükséges. Ez nem mindig lehetséges egy hagyományos ütemezővel vagy tervezővel. Írja be a Wrike, egy ... Olvass tovább . Ha megbízható nyomkövető mechanizmusa van, feltétlenül foglalja bele az átruházott feladatokat. De ha szüksége van néhány javaslatra, íme öt fantasztikus lehetőség.

1. kilátás lehetővé teszi a feladatok hozzárendelését és a másolat megőrzését a saját listájában.
2. A Google funkciókat kínál Takarítson meg időt 10 alulhasznált Google szolgáltatás segítségévelA Google eszközei és szolgáltatásai mindent megtesznek értünk. De nagyon sok olyan funkció van, amelyek ki vannak használva. Takarítson meg néhány másodpercet, és tegyen többet a mindennapi Google-eszközökkel. Olvass tovább e-mailek és naptári feladatok átruházására a Gmail és Google Naptár.
3. Trello a Kanban módszert használja projektek kezelésére olyan funkciókkal, amelyek feladatokat adnak másoknak.
4. Podio tiszta megjegyzésstruktúrát biztosít a delegált feladatokhoz, hogy mindenki naprakész legyen.
5. Meistertask lehetővé teszi a hozzárendelést és a feladat állapotának megváltozásáról szóló értesítések fogadását.

Ne feledje, hogy az Ön által használt eszköznek nemcsak feladatokat kell kiosztania. Használjon olyan szolgáltatást, amely olyan szolgáltatásokat kínál, mint az értesítések, a követési módszerek és az emlékeztetők.

Delegációs képzési források

Ha úgy gondolja, hogy Ön vagy szervezete profitálhat a küldöttség képzési programjáról, itt található néhány felfedezésre váró forrás.

• Üzleti képzés működik
• Dale Carnegie edzés
• American Management Association
• CRM tanulás

Mennyire delegálsz?

A másokra delegálás képessége fontos képesség minden vezető számára 5 Időgazdálkodási tipp, amelyek vezetővé tehetik az életet és a munkátAkár felismered, akár nem, vezető vagy. Még ha ez azt is jelenti, hogy a saját életének vezetője vagy. Ezek a tippek segítenek még jobbá válni. Olvass tovább . És amint olvasta itt, az előnyök nemcsak Önre, hanem a szervezetre és a csapatra is vonatkoznak. Ez teszi a nyertes-nyertes-helyzetet.

Úgy érzi, hogy van megbízható delegálási képessége? Vagy a delegálás feladatával küzd együtt? Nyugodtan ossza meg véleményét a témáról a megjegyzésekben.

Kép-hitelek: Duncan Andison / Shutterstock