Legyen főnök e-mailben: Ne hagyja, hogy egész nap elhúzza

Hirdetés

182 900 000 000 e-mail.

182,9 milliárd.

Ez több mint 25 e-mailt tartalmaz minden emberi elme számára a bolygón.

És ez csak az amit egy nap elküldünk (PDF).

Figyelembe véve az őrült mennyiségű e-mailt, amelyeket minden nap küldenek és fogadnak, nem csoda, hogy ez az elektronikus kommunikáció nagyon sokunk számára nehezen kezelhetővé vált. De ne aggódjon, itt van néhány termelékenységi titok, amelyek segítenek megszelídíteni a fenevadot.

Használjon konzervált válaszokat

Nem hangsúlyozhatom ennek fontosságát. Valószínű, hogy sok e-mailre ugyanúgy válaszolsz, függetlenül attól, hogy elutasítják-e a beadványt, elismerik-e egy kolléga erőfeszítéseit, vagy egyszerű üdvözlettel. Az egyik, amit feltétlenül meg kell tennie, hogy konzervválaszokat hozzon létre a leggyakrabban használt e-mailekre.

Nagyon könnyű állítson be konzervált válaszokat a Gmailben Az e-mail gyorsabb és jobb, ha a válaszokat megkapjaNincs ideje ebédet főzni? Nem probléma, megragad egy dobozt. Szüksége van egy kempingcsőrre, amely nem fog rosszul menni? Könnyű, szerezzen konzervet. Unod, hogy beírja ugyanazokat az e-mail válaszokat? Próbáljon meg konzervált e-maileket! Gondol...

Olvass tovább vagy bármely más e-mail kliens. Nem számít, mennyire gyors a gépíró is, nem gyorsabb, mint két egérkattintás, ugye? Takarítson meg egy kis időt, és tegye meg most.

Állítsa be a szűrőket és címkéket / mappákat

A túlterhelés kezelésének legjobb módja az, ha először rendezi. Ez azt jelenti, hogy szűrőket és címkéket / mappákat kell használni a beérkező levelek között. Az Outlook rendelkezik mappákkal, a Gmail rendelkezik címkékkel, és mindkettő rendelkezik szűrőkkel, amelyeket beállíthat az e-mail automatikus irányításához ezekre a mappákra és címkékre. Beállíthatja speciális szűrők 5 Gmail-szűrő a beérkező levelek fontossági sorrendjéhez és rendezéséhezMilyen szűrőknek kell lennie minden egyes embernek az arzenáljában, hogy beérkező levelei ugyanolyan rendben vannak, mint az enyém? Azért vagyok itt, hogy segítsen az első öt szűrő beállításában, vagy ... Olvass tovább a Gmailben az egyéni igényeinek megfelelően. Valójában a Gmail automatikusan felajánlja hozzon néhány megrendelést e-mailbe 6 módszer az e-mail postafiók visszaigényléséreVan még valami olyan hasznos, elterjedt és frusztráló, mint az e-mail postafiók? Ez örökké fennmaradt, és folyamatosan használjuk, és mindaddig, amíg folyamatosan használjuk, olyanok mint én ... Olvass tovább új prioritási postafiókjával.

Időbe telik a megfelelő beállítás és a kategorizálás, és az első hónap folyamatos hozzászólást igényel tőled. De hosszú távon megéri az idejét. Ne csak sietve tegye a dolgokat címkék és szűrők alá, gondoljon rá, és kategorizáljon jól, mert ezt az automatizálást fogja használni a postaládád egész életében.

A legmegfelelőbbnek tartom egy háromlépcsős ellenőrzést, mielőtt e-mailt szűrnék:

1. Kérdezd meg magadtól, hogy mi lenne a legjobb címke / mappa neve (létező vagy nem) ennek az üzenetnek.
2. Ellenőrizze, hogy létezik-e már ez a név, és ha nem, hozza létre.
3. Kérdezd meg magadtól, hogy a névnek külön entitásnak kell-e lennie, vagy kell-e alkategóriázni a létező mappák egyikébe.

Rendszeresen tegye ezt, és a postaládája varázslatosan tisztább lesz.

Vegye ki a tennivalók listáját másutt

Mondja meg velem: "A beérkezett üzenetek nem a teendők listája." A Google Vivek Haldar egy ideje írt erről, és nem tudtam többet egyetérteni. Itt van Haldar veszi:

Az e-mail borzasztó hely a teendők listájához. Tényleg nem tudom, hogyan lehet felvenni a kapcsolatot a GTD-vel e-mailen. Az e-mail nem indítható. Miután elolvasta és megértette, előfordulhat, hogy egyértelmű műveletet végez, de a beérkező levelek nem a megfelelő hely.

Az e-mail kommunikációról szól, szóval legyen erről. Rengeteg fantasztikus alkalmazás található a tennivalók listájához, és nagyon ajánlom az Any.do vagy a Wunderlist Wunderlist - A legjobb teendőlista alkalmazás az iPhone készüléken [iOS]A Wunderlist az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy nyomon tudja követni, mit kell tennie. Elegáns felhasználói felülettel rendelkezik, amelynek csak értelme van. Bárki felveheti, és kitalálhatja, hogyan ... Olvass tovább .

Leiratkozás a szemétről

Nem fogja elhinni, hogy a spamszűrő ellenére hány hírlevél és más levélszemét elakad-e a postaládáját. És amint a rendetlenség felépül, gyorsan elkerülheti az irányítást. A pályáinak megállításához el kell indítania a feliratkozást, és van egy igazán könnyű trükk erre.

E-mail kliensében csak keressen a „leiratkozás” szóra. Minden hírlevél végén található, így hirtelen látni fogja a postaládájába tartozó összes tömeges levél listáját. Most csak nyissa meg őket egyenként, és leiratkozzon. Javaslom a Gmail használatát Előnézet panel amikor ezt megteszi a dolgok felgyorsítása érdekében.

Vannak kiegészítők és szolgáltatások is gyorsan leiratkozik a levelezőlistákról A beérkező levelek törlése: Ezekkel az eszközökkel gyorsan leiratkozhat a több hírlevélrőlA hírlevelekből való leiratkozás nem csupán a spamről szól. A beérkező leveleket kitöltő hírlevelek többsége nem gyógyszert árul vagy nyereményalapot kínál - valódi hírlevelek olyan megbízható cégektől, amelyeket mi magunk is feliratkoztunk ... Olvass tovább vagy összegyűjti őket e-mail emésztésbe.

Az arany kérdés, amelyet minden e-mailt fel kell kérdezni

Ez a nagycsapat, és ez az, ami elősegítette, hogy az elmúlt évben tartom a postafiókom túlterhelését. A BBC Future Tom Stafford egy arany kérdést tett fel, amelyet feltehet magának bármilyen üzenet megnyitásakor:

"Ha nem lennék ilyen információm a beérkező levelek mappában, mennék keresni?"

Ha a válasz nem, ne nyomja meg a válaszolást, vagy ne nyomja meg a törlés gombot anélkül, hogy megnyitná azt. Ez ennyire egyszerű. Nem, nem fog hiányozni valami hatalmas - évek óta csinálom, és valóban működik. Ez Stafford magyarázata erről:

Ez semmiképpen sem nyilvánvalóbb, mint a csoportos e-mail és a válaszok lavina, amelyet mindig felmerül. Tartson vissza, emlékeztetve magát, hogy nem minden e-mailre kell válaszolni, hogy sok kérdéssel más emberek foglalkoznak majd, és ezekkel is foglalkozniuk kell. Kérdezd meg magadtól: "Ha nem lennék ilyen információ a postaládámban, mennék ki keresni?" A legtöbb amikor a válasz valószínűleg nem, és ez azt jelzi, hogy valaki más irányítja az önöket Figyelem.

Ossza meg az e-mail hackeit

Mindenkinek megvannak a saját e-mail hackei a rendetlenségek kezelésére, és a megtanulás legjobb módja az, ha megosztják őket. Megvan a saját is Gmail útmutató mindenki számára A Gmail általános felhasználói útmutatójaEz az ingyenes Gmail útmutató azoknak szól, akik már használják a Gmailt e-mail kliensként és szeretnék maximálisan kihasználni a sokféle termelékenységi funkciót. Olvass tovább . Segít, csakúgy, mint a profi felhasználók tanácsai. Ha Stafford nem írta volna ezt a cikket, akkor mégis belemerülnék az üzenetekbe, és örökké hálás vagyok neki.

Szóval mondd el, hogyan kezeli e-mail túlterhelés 3 tipp az e-mail túlterhelés kezeléséhez a Gmailben [Show & Tell]Legtöbbünk szenved az információ túlterhelésétől. A privát e-mailekkel való túlterhelés nem feltétlenül nagy probléma, és az e-mailek felének figyelmen kívül hagyása bizonyos mértékben elfogadható. A szakmai életben azonban ... Olvass tovább ? Nincs itt helytelen válasz, emberek.

Kép kreditek: Pete, Lars Plougmann