A Gmail beérkezett üzeneteit jobban rendezheti az ActiveInbox segítségével

Hirdetés

Naponta sok e-mailt küldünk és fogadunk. Számos üzenetünk fontos, amelyek további cselekvéseket vagy választ igényelnek, de ezeknek az e-maileknek a többsége automatikus értesítés és frissítés a közösségi hálózatainktól és az előfizetésekből. Hogyan lehet értelmezni ezt a rendetlenséget? Hogyan hagyhatunk ki valami igazán fontos dolgot ebben a rendetlenségben?

Sokféle módon lehet. Például használhatja ütemezett emlékeztetők Soha ne felejtsd el újra válaszolni egy e-mailre az ütemezett emlékeztetők segítségével Olvass tovább ne felejtsük el újra kapcsolatba lépni az emberrel. Vagy tudsz ütemezze az e-maileket és késleltesse a válaszokat a Gmailben Az e-mailek ütemezése és a válaszok késleltetése a Gmailben a Boomerang segítségével (400 meghívás) Olvass tovább vagy használja A Gmail elsőbbségi postafiókja A Gmail elsőbbségi postafiókja megoldja a hátrányos problémát Olvass tovább hogy csökkentsék a rendetlenséget.

Ez a bejegyzés egy ilyen eszközre vonatkozik, amely segít a Gmail beérkező levelek jobb megszervezésében (a Gmail címkéinek teljes kihasználásával).

ActiveInbox, hivatalosan GTDInbox és GTDGmail néven ismert, egy praktikus Gmail társ, amely a Gmail címkéinek megfelelő használatát segíti a beérkező levelek jobb szervezésében.

1. lépés: Telepítse és állítsa be az ActiveInbox alkalmazást

Az első dolog, amit meg kell tennie, az eszköz telepítése. Telepítve szokásos böngésző-kiegészítőként, és futtatható a FireFoxon és a Google Chrome-on.

Az eszköz telepítése után el kell készítenie az első Állapotcímkéit, amelyek segítenek az e-mailek feladatokká alakításában. Az állapotcímkék a Gmail rendszeres címkéi - később hozzáadhatja vagy eltávolíthatja azokat az igényeinek megfelelően, amikor elkezdi használni az ActiveInbox-ot.

Ezt követően a következő tálcát látja az egyes e-mailek tetején:

Játssz új típusú címkékkel

Alapvetően az eszköz elvégzi a meglévő címkék átrendezését, hogy könnyebb legyen a beérkező levelek kezelése. Láthatja működésében ebben a videóban:

Állapotcímkék

Az eszköz használatával arra buzdíthatja Önt, hogy minden üzenetet megjelöljön a fő három segítségével állapotcímkék:

• Akció: Kövesse nyomon a fontos e-maileket, amíg a feladatok be nem fejeződnek;
• Majd egyszer: Kövesse nyomon azokat az e-maileket, amelyekkel nem tudja kezelni, de úgy érzi, hogy azok túl fontosak ahhoz, hogy törölhetők vagy teljes mértékben figyelmen kívül hagyhatók;
• Várakozás tovább: Kövesse nyomon az e-maileket, amelyekre a közeljövőben válaszolni szeretne.

Miután kiválasztotta az állapotokat, az üzenet nyomon követhetővé válik az ActiveInbox oldalsávján.

Ez a kulcs a beérkező levelek biztonságos ürítéséhez: adja meg a kézbesíthető e-maileknek az állapotát, archiválja őket, és az oldalsáv segítségével kövesse nyomon, amíg azok nem teljesek.

Most gyorsan betölti az üzenetek listáját, amelyek például válaszra várnak, és akár meg is tekintheti meg őket a felbukkanó képernyőn:

Innentől megváltoztathatja az állapotcímkét, vagy archiválhatja az e-mailt készen vagy kihagyva.

Projektek és referenciák

Míg az állapotcímkék az e-maileket feladatokba sorolják az alapján, hogy milyen műveletet igényelnek, addig a projektek célja az üzenetek tematikus rendezése. A meglévő címkéket projektekké alakíthatja, vagy újakat hozhat létre:

A referenciacímkék célja, hogy megkönnyítsék az üzenetek későbbi visszakeresését, pl. R / MeetingNotes, R / számlák, R / bevételek.

Böngészés az e-mailek között hatékonyabban

Az eszköz amellett, hogy segítséget nyújt a beérkező levelek megszervezésében, hozzáteszi néhány szép funkciót is, amelyek lehetővé teszik, hogy gyorsabban elmélyedjen az egyes e-mail beszélgetésekben:

• Lát 'korábbi e-mailek'A komponálás / válasz nézethez
• Böngészés összefüggő e-mailek beszélgetés nézetben
• Lát 'Kapcsolattartási előzmények'Felugró ablak a jobb egérgombbal kattintva egy névjegyre
• A jobb egérgombbal megtekintheti a beérkező levelek e-maileit és a keresési eredményeket

preferenciák

A legjobb dolog az eszköznél az, hogy „amennyit csak akar” használhatja. Az ActiveInbox beállításai, amelyek az oldalsávban található Névjegy és súgó hivatkozás mögött rejtőznek, lehetővé teszik az eszköz jellemzőinek minden egyes részének beállítását:

Tippek és trükkök

Összességében az eszköz nagyszerű munkát végez, segítve a Gmail (vagy a Google Apps) beérkező levelek értelmezését. Íme néhány hasznos tipp, hogy a legtöbbet kihozhassa (jegyzet: ezek többségét a Gmaillel is megteheti, még az eszköz nélkül is, de az ActiveInbox mellett sokkal szórakoztatóbbnak tűnik):

• Ne ellenőrizze a beérkező levelek mappáját naponta többször, és válaszoljon minden újra - annyira nem hatékony. Jobban állítsa be az állapot- és a projektcímkéket, hogy a beérkező levelek maguk is rendeződjenek.
• Soha ne felejtse el nyomon követni: hagyja, hogy e-mailjei a „Várakozás” mappában lógjanak, amíg vissza nem hallja.
• Állítsa be a Gmail szűrőit az összes „szolgáltatási bejelentés” e-mailre (Facebook értesítések, Twitter frissítések stb.), Hogy azokat automatikusan speciális címkébe és archiválássá tegyék. Így elolvashatja őket, amikor csak akarja, de nem akadályozzák a beérkező levelek mappáját.

Gondolod, hogy ez az eszköz segíthet a beérkező levelek rendezésében? Kérjük, ossza meg gondolatait!