Hogyan lehet biztosítani, hogy az e-mail aláírása ne adjon helytelen benyomást

Hirdetés

Annyira nehéz elbúcsúzni, hogy nem? Kényelmetlen, és néha kínos is. Nos, lehet, hogy nem találnak utasításokat ezekre a helyzetekre, de legalább tudunk ajánlani néhány útmutatást arra, hogyan lehet elbúcsúzni egy e-mailen anélkül, hogy kellemetlenül érezze magát.

egy e-mail aláírás Ön is részesülhet az e-mail aláírások erejébőlAz aláírás mond valamit a személyiségről. Ahogy két ember alig ír hasonlóképp, ők is másképp írnak. Így alakult ki a grafika "tudománya". De a digitális kor és az e-mail ... Olvass tovább minden szándékra és célra a "viszlát". Nem az, hogy megölel, vagy kézfogást ad nekik. Nem az, hogy csak a nevét adja meg, vagy a névjegykártyáját átadja nekik, az összes elérhetőségi információval együtt. Így lehet benyomást kelteni. Vagy nem.

Ebben a cikkben megosztom az öt legfontosabb leckét, amelyet az elmúlt néhány évtized során megtanultam, és amikor az emberekkel kommunikálok az interneten. Érdekes módon az e-mail aláírással kapcsolatos dilemmák már a korai e-mailek óta léteznek üzeneteket küldtek a BitNet és a FidoNet, vagy akár a MIT CTSS levelezőrendszerén keresztül az 1960-as években, de én elkalandozik.

Az e-mail nagyon régóta velünk van. Szóval hogyan lehet ezt megjavítani? Hogyan jelentkezhet úgy, hogy nem néz ki, mint egy sznob, de elegendő információval is szolgál, hogy az emberek tudják, ki és mi vagy? Kezdjük el. Mire átvészelünk, nagyon jó ötlettel fog rendelkezni, hogy mit szeretne csinálni a saját e-mail aláírásával.

Mit kell tennie az e-mail aláírásnak?

Manapság az emberek e-mailezése során 3 különböző „szint” van az e-mail aláírással. Miért? Nos, a kapcsolatoknak három szintjét kell lefedni - mindent egy rövid feljegyzéstől egy barátnak, egészen a hivatalos üzleti e-mail üzenetig a társaságig. Három változat valóban minden, amire szüksége van, és ezeknek a következőknek kell lenniük:

1. Gyors mosoly - Ez az aláírási változat gyors e-maileket küld azoknak a barátoknak vagy kollégáknak, akiknek folyamatosan, naponta többször e-mailt küldenek.

2. Mosolyog és egy kézfogás - Ez az aláírási változat hosszabb e-maileken folyik a munkatársaknak, ahol az e-mailnek csak kicsit formálisabbnak kell lennie.

3. Szilárd kézfogás és névjegykártya - Ez az az időszak, amikor hivatalos vállalkozással kapcsolatos e-mailt kell írni, és meg kell adnia a címet és az összes elérhetőségi információt.

Írás nélküli szabályok vonatkoznak az e-mail aláírások mindegyik típusára. Megtörni őket, és ez nem lesz a világ vége. Ha azonban különösen jó benyomást szeretne látni, akkor érdemes figyelembe vennie ezeket a tippeket az egyes küldött e-mailtípusoknál.

Gyors mosoly aláírás

Nem mindig kell e-mail aláírás. Legalább nem mindig van szüksége formálisra. Ez olyan, mint amikor egy kolléga mellett sétálsz a folyosón. Naponta többször látod őket. Ön ugyanazon a találkozón vesz részt. Tényleg kézfogással köszöntenie kell őket a folyosón? Nem; általában ez egy gyors “Hé Fred” és egy mosoly, ha egyáltalán van. Ha gyorsan e-mailt küld egy kollégának, hogy tanácsot vagy tippet kérjen, akkor lehet, hogy egyáltalán nem kell aláírásra. Ha úgy érzi, hogy le kell jelentkeznie, akkor felvetheti a figyelmeztetést, csak a neved jelzi egy vonallal. Nincs szükség virágos idézetekre vagy bonyolult címekre. Az a személy tudja, ki vagy, mi vagy, és minden, ami a nevedön túl van, kínos lenne. Tekintsd úgy, mint egy alapvető beszélgetést a vízhűtő által, amelyet általában csak azzal a következménnyel zárnak be, mint „rendben van, akkor később elkapunk!” és egy gyors hullám. Nincs szükség többre.

Mosolyog és egy kézfogás

Az aláírás másik típusa egyfajta hibrid a formális és az informális között. Ez a kemény, hogy helyesbítsem. Lehet, hogy munkatársak, akiket félig formális üzleti igényekkel szeretne e-mailben küldeni, de nem akarja, hogy õk azt gondolja, hogy egy kemény ember. Fel kell ismerniük az e-mail fontosságát, de nem akarja, hogy kíváncsi legyenek, hogy valójában még mindig barátok-e. Itt játszik szerepet a nagyon finom aláírás. Ezek általában méretükben csökkennek, és maga az e-mail láblécében szinte észrevétlenek. Ennek egyik legjobb megközelítése az aláírás, amelyet „egy bélésnek” hívok.

Ebben a verzióban az összes információ fel van osztva egy "|" karakter. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy cím vagy e-mail, telefonszámok, cellák száma vagy bármi más. Rövidnek kell lennie, tartalmaznia kell egy kis információt a szükséges információkról, és ennyi. Még azt is láttam, hogy egyesek ezt az aláírást halványabb betűtípussal készítik, mint a többi e-mail - talán szürke színben. Egy másik megközelítés, amelyet észrevettem, egy nagyon rövid kétrétegű. Alapvetően név és kapcsolattartási forma, amely lehet egyetlen telefonszám vagy e-mail cím.
Nyilvánvaló, hogy ez azoknak a címzetteknek szól, akik már tudják, hogy kik vagytok, milyen társasággal dolgoznak, és csak a sok levelezési e-mailt küldik nekik. Ez biztosítja a barátságos e-mail érzetét, de ha a személynek kapcsolatba kell lépnie veled, és előfordulhat, hogy a számát nem tartja benne az ő Rolodexük (vajon az emberek továbbra is használják ezeket??), akkor az elérhetőségi adatok az e-mail lábánál, közvetlenül a elérés.

Hivatalos kézfogás

Természetesen vannak olyan idők, amikor e-mailt küld e-mailben a vállalaton kívül, vagy talán Ön is e-mailt küld a cég belsejében valaki olyan hivatalos ügyről, amely megköveteli a beszélgetést hivatalos. Olyan, mintha hivatalos ruhát viselne, ha részt vesz a kollégáinak díjátadó ünnepségen. Mielőtt elárulnám, mit kell tennie ezekben az esetekben, sokkal oktatóbb annak foglalkozni, hogy mit ne tegyen először. Igen, meg kell adnia elérhetőségi adatait, például a cég nevét, webhelyét és e-mail címét, de nem kell túlzásba hoznia. Valóban négy különféle telefonszámot kell megadni, beleértve a faxot is?

Nem, adja meg elegendő elérhetőségi információt annak érdekében, hogy többféle módon is kapcsolatba léphessen Önnel - e-mailben, telefonon, vagy akár akár egy weboldalon keresztül -, de ne hagyja el. A telefonszámok listájának megadásával úgy tűnik, hogy olyan mobil vagy, hogy soha nem vagy az irodában, és túl nehéz kapcsolatba lépni.

Egy másik gyakori hiba önszervezõként jelentkezik. Az ilyen emberek túlterhelik e-mail aláírásaikat szociális hálózati fiókjaikba, olyan pontra, ahol az aláírás több mint 10 sor hosszú, és elsősorban önmarketingvel van tele.

Egy másik módja annak, hogy borzalmas benyomást kelthessen, ha mindenféle funky színt és betűtípust használ az e-mail címében. Nehéz ezt levonni, mert a színeknek egyezniük kell, és a betűtípusoknak megfelelőnek kell lenniük. Sajnos sok embernek nincs értelme a színek megfelelő illesztéséről, és e-mail aláírása úgy tűnik, mintha valami lenne a Willy Wonka gyárból.

Az ilyen bohóc-aláírás szakszerűtlen, és bárki, akinek elküldi, azt fogja gondolni, hogy fogalma sincs róla, hogy mit csinál, függetlenül attól, hogy mekkora területen vagy. Tehát kerülje az extravagáns színeket. Ne komplikáld túl.

Amit jól tudsz csinálni

Tehát hogyan néz ki egy jó formális e-mail aláírás, ha jó benyomást akarsz tenni? Vigye magával a szükséges alapinformációkat, tartsa egyszerűen a formázást és a stílust, és ne vigyük túlzásba az információkat.

Íme egy példa. Ez magában foglalja a 4 sort - név, cég, telefonszám és e-mail cím. Ez az.

Ez a személy csak sima szöveget használt, és csak négy sorra tartása miatt klasszikus és profi.

Saját címemmel kissé tovább megyek, ha az aláírást szerényen tartom, dőlt betűvel és sötét szürke színűre fehérek. Ha az ön e-mail szövege világosabb, mint az maga az e-mail szöveg, akkor a címzett megjegyzi, hogy saját információit másodlagosnak tekinti magának az üzenetnek. Ez az alázat finom utalása.

A címeket csak akkor szabad használni, ha azok relevánsak a jelenlegi beszélgetésben. A legtöbb saját webhelyemmel kapcsolatos levelezésben az embereknek tudniuk kell, hogy én vagyok a webhely tulajdonosa, tehát a cím fontos. Csak a gyors kapcsolatfelvételhez elegendő információ van megadva - e-mail és telefonszám, ennyi.

Egy másik példa az aláírás, amelyet mind a MakeUseOf belső, mind külső levelezéséhez használok.

Itt ténylegesen meggörböltem a cím használatát, vagy sem. Ez általában csak a külső e-mail kommunikációban és kissé fontos a belső kommunikációban. Két verziót kezdtem el használni - egyet a külső és egy a belső -, de belefáradtam a kézi váltásba a kettő között, hogy úgy döntöttem, hogy a fenti változathoz ragaszkodom. Fennáll annak a kockázatának, hogy önfontossá váljon, továbbra is elhalványult és másodlagos. Használja a "|" fent említett karakter, egy kis színcsepp, hogy a weboldal neve kitűnjön, és úgy döntöttem, hogy merész vagyok, és ötödik sort adok az ajánlathoz.

Jön fel a tökéletes e-mail aláírás 6 tipp az aláírások jobb kihasználásához a Gmailben Olvass tovább amely azt jelzi, hogy ki vagy, mit csinál, és hogyan vegye fel a kapcsolatot vehet néhány próba és hiba, de ha egyszer megkapja igaz, jó érzés, ha tudod, hogy minden elküldött e-mailben előrehozod a legjobban ki.

Melyek a tippeid? jobb e-mail aláírás 5 módszer egyéni többszörös aláírások létrehozására a GMail-ban Olvass tovább ? Milyen dolgokat szereti vagy nem szeret más látott aláírásokkal kapcsolatban? Ossza meg gondolatait az alábbi megjegyzés szakaszban!

Kép jóváírás: Üzleti pár Shutterstockon keresztül