Hogyan lehet robbantani az e-maileket a Microsoft Outlook programban

Hirdetés

Az e-mailek állítólag kényelmes kommunikációs módszernek számítanak, de sokan sokkal több időt töltenek, mint szeretnénk megérteni a Beérkező levelek mappát. Megfelelő szervezés nélkül előfordulhat, hogy az e-mailek több időbe kerülnek, mint amennyit megtakarítanak.

A Microsoft Outlook számos olyan funkciót tartalmaz, amelyek segítenek enyhíteni ezt a problémát, de sok felhasználó egyszerűen nem ismeri ezt a programban rejtett funkcionalitás Kapcsolja be az Outlookot egy projektmenedzsment eszközbe a OneNote integrációvalA OneNote többet tud tenni, mint gondolnád. Megmutatjuk, hogyan lehet az Outlook teendők listáját hatékony Projektmenedzsment eszközvé alakítani, a OneNote bővítmény használatával. Olvass tovább . Használja ezeket a funkciós biteket annak érdekében, hogy a Beérkezett üzenetek mappa a lehető legjobban karbantartott legyen, így fontosabb kérdésekre összpontosíthat.

Keressen egy Önnek megfelelő nézetet

Az egyik első lépés a szakértő Outlook felhasználó Legyen Pro Outlook-felhasználó, elkerülve a gyakori hibákat

Ha tipikus irodai környezetben dolgozik, akkor nagyon jó esély van arra, hogy a levelezőrendszer Exchange-kiszolgáló, és hogy a választott levelezőprogram az Outlook. Az Outlookot itt fedeztük fel ... Olvass tovább szabja a programot a munkafolyamathoz. Majdnem mindenki használ e-mailt manapság, de ez nem azt jelenti, hogy mindannyian pontosan ugyanúgy járunk el. Lehetséges, hogy mi működik valaki másnál, nem működik az Ön számára, ezért érdemes módosítani az Outlook alapértelmezett elrendezését, hogy ez jobban megfeleljen az Ön felhasználásának.

Haladj a Kilátás lapon láthatja, hogy milyen lehetőségek állnak rendelkezésre. Az Nézet módosítása gomb ban,-ben Aktuális nézet szakasz néhány különféle választást kínál, de érdemes átváltani a Elrendezés és Elrendezés szakasz, hogy belekerülhessen a testreszabás szemtelen részeibe.

Például érdemes változtatni Üzenet előnézete nak nek 3 vonalak, amely részletesebb képet nyújt egyidejűleg kisebb mennyiségű e-mailről. Vagy érdemes beállítania a Olvasópanel nak nek Ki, amely egy nagyon szükséges képernyőterületet takarít meg az egyes e-mailek új ablakként történő megnyitása mellett, amikor át akarjuk olvasni őket.

A legfontosabb itt az, hogy kitaláljuk, mi a legmegfelelőbb az Outlook használatához. Próbálja ki a dolgokat - ugyanolyan egyszerű, ha ezeket a beállításokat visszaállítja az alapértelmezett értékre, ha úgy találja, hogy nem működnek olyan jól, mint ahogy reméltük.

Használja a szabályokat a folyamat automatizálásához

A szabályok nagyszerű első lépés az e-mailek rendezése felé, mivel a helyükön vannak, és sok feladatot elvégznek, mielőtt még ellenőriznék a beérkező levelek mappáját. A Szabályok használatának megkezdéséhez lépjen a itthon lapon az Outlookban, és keresse meg a szabályok > Szabályok és riasztások kezelése.

Innentől kattintson a gombra Új szabály. Megjelenik egy sor sablon, valamint a nulláról történő kezdés lehetőségei. Jelenleg a legjobb, ha ragaszkodik a kínált sablonokhoz - bőven lesz lehetőség arra, hogy a szabályt a következő képernyőn testreszabhassa. E bemutató céljára kiválasztjuk Az üzenet áthelyezése valakiből egy mappába.

Itt az ideje, hogy a szabály szolgáljon célra. Fel akarok állítani egy olyan rendszert, amelyben minden más MakeUseOf-szerzőktől kapott levelet küldenek közvetlenül egy prioritási mappába. Ehhez jelölje be a jelölőnégyzetet a következő feltételek ablakban: konkrét szavakkal a feladó címében. Ezután kattintson a megadott szavakra az alábbi szakaszban - Beállítottam kihasználni így csak a webhelyről származó e-mail fiókból küldött e-mailekre válaszol, de ez nyilvánvalóan bármi lehet, amit szeretne - majd válasszon egy ésszerű mappát kattintással meghatározott és navigálj rá.

Ezután válassza ki, hogy mit szeretne csinálni azokkal az üzenetekkel, amelyeket ez a szabály félrevezet, és gondosan mérlegelje, hogy akarja-e vagy sem hagyja abba a további szabályok feldolgozását. Attól függően, hogy milyen más szabályokat aktív, ezt az opciót bejelölve később szervezeti problémákat okozhat. Ezután válassza ki a kivételeket, és készen áll arra, hogy megnevezze a szabályt és aktiválja azt. Innentől kezdve automatikusan szétválogatja az e-maileket, amíg ki nem kapcsolja.

Ossza meg és meghódítsa a kategóriákat

Noha a szabályok nagyszerű módszer az e-mailek nagy részének kezelésére, bizonyos szervezeti feladatokhoz emberi szem szükséges. A Kategóriák szigorú használata hozzájárulhat a folyamat egyszerűsítéséhez, lehetővé téve a levelek gyors és pontos osztályozását. A kategóriák beállításához menjen a Címkék szakaszában itthon lapon az Outlookban, és keresse meg a kategorizál > Minden kategória.

Itt láthatja az összes jelenleg érvényben lévő kategóriát. Alapértelmezés szerint egy egyszerű színrendszerre vonatkoznak, ezért érdemes egyszerűen szerkeszteni ezeket a bejegyzéseket. Ahhoz, hogy egy kicsit hasznosabbá váljanak, kattintson a Kategória elemre, hogy kiemelje azt, nevezze át valamire megfelel a fogadott leveleknek, és rendeljen hozzá egy gyorsbillentyűt, amelyre emlékezni fog ledob.

Ezeknek a beállításoknak a segítségével gyorsan és egyszerűen rendezheti e-mailjeit, amikor megkapja őket. Egyszerűen jelölje ki az adott üzenetet a Beérkező levelek mappában és a használja a megfelelő parancsikont Navigálás a Windows-on, egyedül a billentyűparancsokkalLehet, hogy ismer sok billentyűparancsot, de tudta, hogy egér nélkül megkerülheti a Windowsot? Itt van, hogyan. Olvass tovább amit éppen kiosztottál. Most már láthatja az összes kategóriát, amely egy adott kategória alatt van megcímkézve, egyszerűen azáltal, hogy megadja a kategória nevét az Outlook keresősávjára.

Használja a Keresősávot

Az e-mailek szervezésének titka az előzetes tervezés - egy idő előtti kis munka megakadályozhatja a fejfájások későbbi kialakulását. Van azonban olyan esetek, amikor egy e-mail eltéved, és a gondosan karbantartott mappákban vagy kategóriákban semmi nem utal arra. Ebben az esetben bölcs dolog felkeresni a keresősávot.

Az Outlook keresési funkcionalitása ugyanolyan szúró, mint alapos. Írja be a keresett kifejezést a Beérkezett üzenetek feletti mezőbe, és gyorsan megjeleníti a szó összes példányát, amelyet megtalál, függetlenül attól, hogy a tárgy címsorában vagy az e-mail szövegében található-e. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha emlékszik egy adott e-mail egy adott részletére, amelyet normál módon nem talál.

Érdemes megjegyezni, hogy a teljes beérkező levelekkel a keresési sebesség csökkenni fog. Ha ebben a helyzetben dolgozik, akkor érdemes lehet bizonyos mappákban keresni, ahelyett, hogy az Outlookhoz minden egyes e-mail hozzáférne. Ehhez használja a keresősáv jobb oldalán található legördülő menüt a látnivalók szűkítéséhez. Ha további részleteket szeretne végezni, menjen a finomítása szakaszában Keresés fület.

Ne felejtse el használni az Outlook.com webhelyet

Lehet, hogy az Outlook online verziója nem tartalmazza az asztali verzió összes csengőjét és sípját, de a az a tény, hogy a webböngészővel bármilyen eszközről könnyen elérhető, azt jelenti, hogy nem kell lennie figyelmen kívül hagyni. Ha egy pillanat alatt értesítést kell kapnia e-mailjeiről, mikor van távol a munkahelyétől Hogyan állítsunk be egy e-mailt az Outlookon kívüli válaszadóbólMi történik, ha a kéthetes vakációt összekapcsolja a mozgalmas munkával? Hazatérve, hatalmas projekted lesz: e-mailek! Várj - miért nem automatizálja részét neked? Olvass tovább , ez egy teljesen elfogadható lehetőség.

Vannak azonban többet a webalapú Outlookhoz Az Outlook.com fejleszti a speciális szabályokat, a szolgáltatás visszavonását, a vonalon belüli válaszokat és még sok másAz összes Outlook.com felhasználó számára elérhető négy új szolgáltatás, melynek célja az e-mail élet sokkal könnyebbé tétele: speciális rendezési szabályok, visszavonási szolgáltatás, soros válaszok és továbbfejlesztett csevegési funkció. Olvass tovább nemcsak az e-mailek ellenőrzése. A Beállítások cog a képernyő jobb felső sarkában egy elég átfogó készlethez is hozzáférhet Opciók ez nagyon hasznos lehet útközben is. Ráadásul ugyanaz a legördülő menü hozzáférést biztosít a szabályok és Kategóriák.

Tudva, hogy bárhonnan hozzáférhet Outlook-e-mailhez, a következővel kombinálható: Szabály hogy segítsen kicsinyíteni a Beérkező leveleket, még ha távol van a számítógéptől. Ha rendszeres ingázása van, akkor lehetséges, hogy a busz vagy a vonat menetét megfelelő időre alakítsa át, hogy megvizsgálja a Beérkező levelek mappát, mielőtt a nap megkezdődik.

Van egy nagyszerű tipp az Outlook használatához az e-mailek szervezésében? Az alábbi megjegyzés szakaszban tudassa velünk.