Megy papírmentes: előnyei, hátrányai és digitális megoldások

Hirdetés

Az papírmentes iroda Itt van a jövő - az útmutató a papírmentes élethezPapír nélküli - olyan kifejezés, amelyet manapság gyakran használnak. De mit jelent ez? És milyen mértékben alkalmazandó? Természetesen mindannyian még mindig valamilyen mértékben használunk papírt az előrelépések ellenére ... Olvass tovább Úgy tűnik, hogy végre elindul. Részben ennek oka lehet még több a minimalizmus népszerű elképzelése Hogyan lehet hatékony minimalista a mindennapi életbenEgyre több ember választja a minimalizmust. Bizonyos helyzetekben ez frusztráló pusztítást okozhat mindennapi életében. Néhány minimális tervezéssel nem kell erre gondolni. Olvass tovább . De vajon ez egy fát takarító nirvana vagy A4-es méretű rémálom?

Megvizsgáljuk az előnyeket és hátrányokat, valamint a cselekvőképes tanácsokat, így elkészítheti saját gondolatait, és azonnal veheti igénybe.

A papírmentes iroda előnyei

Először nézzük meg azokat az előnyöket, amelyek az adioszakok papírra való beszédét jelentik.

Megszabadulni az elavult faxgéptől

Annak ellenére, hogy a faxgépet archaikus eszközré alakították, még mindig vannak olyanok, akik ragaszkodnak ahhoz, hogy a körmükön lógjanak rá. Ezeket az embereket látják jól láthatóan a névjegykártyájukon. Ezek az emberek nem tudják elfogadni azt, hogy valami „e-mailt” találtak, és ennek eredményeként a faxpapír tengerébe fulladnak.

Ha valaki ilyen feltétlenül ragaszkodik ahhoz, hogy valamit faxon KELL faxolni, akkor vannak módjai annak elhelyezésére, anélkül, hogy papírelakadásokkal és lehullott fákkal kellene foglalkozni a lelkiismeretén. Számos online szolgáltatás hozzárendelhet neked „virtuális faxszámot”, és a másik személy faxolhat erre a számra. A faxot ezután e-mail mellékletként konvertálja, és az interweb segítségével elküldi neked.

A hátránya, hogy ezen webhelyek ingyenes tervei hihetetlenül korlátozó jellegűek. Ha tisztességes szolgáltatást szeretne kapni, fizetnie kell egy havi tervet.

Néhányan nézzük meg a következőket Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaxés FreeFaxtoEmail.

Több hely van a tangóra

Jelenleg több dobozom van tele dokumentumokkal, amelyek 15 évre nyúlnak vissza. Az irodámban ülnek, amíg szkennelést várnak, így végre megsemmisíthetem a papír eredetit. Közben, míg a legjobb barátom, Procrastinate velem tartózkodik, állandóan átlovagolok a dobozok felett, ütődik a csípőjükre, és általában káromkodom a fejem rájuk.

Amikor végre megpróbálom beolvasni a papírt, egy hatalmas aprító partit és inni fogok minden alkalommal, amikor egy dokumentum áthalad az aprítón (a végére teljesen lábatlan leszek). De amiről valójában álmodok, az az, hogy hatalmas hely van az irodámban. Használhatom ezt a helyet tánc elindításához vagy birkózni a kutyához. És emlékeztesse magamra, milyen színű a padlóm.

Ha Ön olyan társaság, amely sok pénzt költ a dokumentumainak tárolására, gondoljon arra, hogy mennyi pénzt fog megtakarítani, beolvassa ezeket a dokumentumokat, és elégeti az egész tételt. A munkavállalói morál a tetőn megy keresztül.

A környezet megmentése magadtól

A legnyilvánvalóbb előny természetesen a környezet. Túl sok fát vágtak le, és az Amazon-i esőerdők részben eltűnnek a cellulóz- és papíripar táplálására. Bármi, amit tehetünk ennek lelassítására, nyilvánvalóan jó hír a bolygón, amelyen élünk. Túl sok nyomtatunk, és túl sok papír pazarlik. Ha papírmentes környezetbe költözik, megteheti magát az Anya Természetért.

Ha te KELL kinyomtatnia valamit Legfontosabb tippek és eszközök a weboldalak nyomtatásáhozNem számít, milyen keményen próbálkozik papírmentesen, néha ki kell nyomtatnia ezt a weboldalt. Lehet, hogy útmutatásokhoz, egy cikkhez az osztályhoz, a munkahelyi találkozó anyagához stb. Mint... Olvass tovább , akkor vannak módok a felhasznált papír és tinta mennyiségének minimalizálására. Szolgáltatások, mint például PrintWhatYouLike, PrintFriendly, földimalacés A Printliminator segít eltávolítani az oldalról a felesleges elemeket, például a hirdetéseket, a nyomtatás előtt. De ahol csak lehetséges, szkenneljen és küldjön e-mailt.

A papír nem örökké tart, hanem a digitális fájlok

Az élet ténye, hogy a papír nem örökké tart. A Magna Carta valószínűleg nem olyan friss, mint az első írásakor. Anne Frank naplója kezd barnulni és szélein göndöredni. A papír egyszerűen elkezd bomlani, mivel elegendő idő telt el.

Tehát más szavakkal: ez egy szörnyű módszer az információk hosszú távú tárolására. Soha nem lehet biztos benne, mikor elbarnul, elhalványul, elhajlik, vagy egyszerűen csak elönt egy csésze kávét. De egy digitális fájl? Feltéve, hogy népszerű formátumban, például PDF vagy TXT és rendszeres biztonsági másolatot készíteni 5 alapvető biztonsági mentési tény minden Windows felhasználónak tudnia kellSoha nem fáradunk arra, hogy emlékeztessük Önt arra, hogy készítsen biztonsági másolatot és biztonságban tartsa adatait. Ha kíváncsi, hogy mi, milyen gyakran és hol kell biztonsági másolatot készíteni a fájlokról, akkor egyenes válaszokat kapunk. Olvass tovább , mindig ott lesz, amikor szükség van rá. Húsz-harminc év alatt továbbra is ugyanolyannak tűnik, mint amikor először készítette.

Az alkalmazottak távolról is dolgozhatnak

A papír problémája az, hogy irodai környezetben, ha azt akarja, hogy más földrajzi helyeken lévő munkatársak rendelkezzenek másolatot, akkor csigaként kell elküldenie. Időbe telik (még inkább, ha a posta elveszíti). Az idő sok esetben azt jelenti, hogy elveszítik a pénzt, késleltetik a lehetőségeket, és növekvő frusztrációt jelentenek.

Ha a fájlok digitalizálva vannak, akkor online formában is el lehet helyezni egy vállalatban intranet Az ocPortal segítségével gyorsan beállíthatja saját otthoni intranetjétGondolkozott már azon, milyen lehet egy "portáloldal" létrehozása a családjának, akárcsak sok vállalat felajánlja az alkalmazottaknak? Nem lenne kényelmes központi internetes tárolóval rendelkezni ... Olvass tovább vagy wiki A Legjobb Személyes Wikik 4. oldala a szervezés érdekébenMi lenne, ha létezik olyan wiki szoftver, amelynek célja személyes segítséget nyújtani? Bármire felhasználhatja, például felvázolhatja regényét, nyomon követheti a lakásfelújítási projekteket vagy tervezhet ... Olvass tovább . Vagy elküldheti e-mailben, vagy felhőalapú tárolómappába helyezheti. Ez lehetővé teszi a másik iroda munkatársainak, hogy azonnal megkapják másolatukat, nincs várakozás. Ha a dokumentumot feltöltik a egy együttműködési oldal 10+ regisztráció nélküli együttműködési eszközök, amelyeket 10 másodperc alatt használhatAz online együttműködés időt és pénzt takarít meg Önnek és a csapatának. A gyors együttműködés egy kicsit többet takaríthat meg. Ezek az eszközök készen állnak arra, hogy bármikor használják. Nincs szükség regisztrációra. Olvass tovább például a Google Docs vagy a Dropbox, akkor minden helyszínen mindenki valós időben kezdheti el a visszajelzéseket.

A papírmentes iroda hátrányai

De a papír nélkül történő utazás nem mindig a paradicsom, amiben létrejönek. Technológia a mentéshez!

Minden beolvasása. Egyetlen. Darab. Nak,-nek. Papír.

A denevérrõl ez a leginkább idegesítő dolog az egész vállalkozás számára. Megtalálja az energiát és a hajlamot minden egyes papírdarab leültetésére és beolvasására. Unalmas, időigényes és őszintén szólva sokkal inkább figyeli a visszakapcsolást Baywatch a TV-ben.

Van néhány dolog, amit megtehetsz, hogy a munkát egy kicsit megkönnyítse. Először nézzen meg minden papírt, és tegye be a három cölöp egyikébe - határozottan szkennel, talán szkennelés foszlány. Az foszlány cuccok... jól... megrontják és megszabadulnak tőle.

Valószínűleg megszabadulhat a fizetett számláktól, az olyan bevételekről, amelyekre a garancia hosszú ideje lejárt, használati utasításokból (valószínűleg a gyártó feltöltött egy PDF verziót Nem találja a Gear felhasználói kézikönyvét? Keressen ezen szakemberek webhelyeinAz előretekintéssel járó aprólékos srác vagy beolvassa a felhasználói kézikönyvet, és megőrzi a számítógépes szoftvermásolatát, vagy keressen egy olyan szoftvert, amely általában PDF formátumban érhető el a gyártó webhelyén. Van egy harmadik ... Olvass tovább a saját weboldalukra), banki utalványok (de NEM az állítások) és így tovább. Csak mérje át a szemét és döntse el:Tényleg ezt meg kell tartanom?“.

Talán Scan olyan dolgokra vonatkozik, amelyekben még nem biztos benne, és nem akarja a döntésbe rohanni. Tartsd őket oldalra.

Meg fogja találni, hogy a Határozottan Scan A halom valószínűleg jobban kezelhető. Most hozzon létre mappákat a számítógépén (Adók, biztosítás, bérszámfejtésstb.), és amikor egy dokumentumot szkennel, azonnal helyezze át a megfelelő mappába, és adjon hozzá leíró nevet.

Vannak olyan alkalmazások, amelyek állítása szerint felgyorsítják a folyamatot az Ön számára (véleményem szerint vegyesek az eredmények). Az Evernote szkennelhető, amely felismeri a dokumentum széleit, amikor az okostelefon-kamerára rá mutat. Van még Photomyne, ha fényképeket szkennel. Az AlternativeTo-nak van néhány jó alternatívák a beolvashatóhoz ha valami mást keres. Különösen szeretem a ScanBot-t A legjobb átvételi alkalmazások számlák szkennelésére, követésére és kezeléséreEzek a nyugtázó szkenner alkalmazások segítenek minden számla szkennelésében, mentésében és rendezésében személyes vagy üzleti igényeinek megfelelően. Olvass tovább .

Emlékeztetve arra, hogy mindent készítsünk

Minél többet szkennel, annál fontosabb, hogy te tedd vissza mindent A Windows biztonsági mentési és visszaállítási útmutatójaKatasztrófák történnek. Hacsak nem hajlandó elveszíteni az adatait, szüksége van egy jó Windows biztonsági mentési rutinra. Megmutatjuk, hogyan készíthet biztonsági másolatot és visszaállíthatja azt. Olvass tovább . Mert ha a számítógépe öngyilkosságot vagy önpusztítást végez, a biztonsági mentés hiánya azt jelenti, hogy nincs fájlja. És sok esetben ez nem oldott katasztrófa lehet (különösen, ha elvesztette az adóügyi dokumentumokat). Számos vállalkozásom tapasztalatom szerint áron pótlékot kínál a dokumentumok számára, és Ön dönthet úgy, hogy megteszi. De éjszaka könnyebben aludhat, ha van biztonsági mentési megoldása a közelben vagy távolról (vagy mindkettő).

Legalább hordozható merevlemezzel kell rendelkeznie (legalább 1 terabyte hely szükséges). Ha van egy Windows PC A végső Windows 10 adatmentési útmutatóÖsszefoglaltuk az összes biztonsági mentési, visszaállítási, helyreállítási és javítási lehetőséget, amelyeket a Windows 10-en találtunk. Használja az egyszerű tippeinket, és soha ne ess kétségbe az elveszett adatok felett! Olvass tovább , töltse le és használja SyncToy, SyncToy: A Microsoft egyszerű biztonsági mentési és szinkronizálási megoldása [Windows]Ha fájlja van a számítógépen, készítsen biztonsági másolatot. Sima és egyszerű. Sokan tisztában vannak a biztonsági mentéssel, és sok módszer és program használható. Egy másik szempont, amely ... Olvass tovább rendkívül egyszerű biztonsági mentési eszköz. Mac felhasználók Végső háromszoros biztonsági mentés a Mac számítógépére [Mac OSX]Mivel itt a MakeUseOf fejlesztője és mint valaki, aki teljes jövedelmüket az online munkából szerzi, igazságos azt mondani, hogy a számítógépem és az adataim nagyon fontosak. Tökéletesen fel vannak állítva a termelékenység érdekében ... Olvass tovább valószínűleg vonzza Időgép Partíció és használja az időgép merevlemezét a fájlok tárolására isHa a Mac merevlemeze kicsi, és a Time Machine merevlemeze nagy, akkor érdemes lehet a meghajtót biztonsági mentési és tárolási célokra egyaránt használni. Olvass tovább . Bármi is legyen a használata, be kell állítania valamiféle automatizált rendszert, amellyel a fájlokat minden nap ugyanabban az időben készítheti, hiba nélkül.

Ideális esetben távoli biztonsági mentéssel is rendelkeznie kell, csak abban az esetben, ha a helyed elárasztódik, vagy tüzet gyújt. De mielőtt elküldené az értékes fájlokat a felhőbe, feltétlenül titkosítsa őket egy speciális mappába 5 hatékony eszköz a titkos fájlok titkosításáhozNagyobb figyelmet kell szentelnünk, mint eddig valaha a titkosító eszközökkel és mindazokkal, amelyek célja a magánélet védelme. A megfelelő eszközökkel az adatok biztonságos megőrzése egyszerű. Olvass tovább első. A WinRAR és a WinZip a fájlokat titkosítani tudja Veracryptés elavult elődje, TrueCrypt A TrueCrypt már nem működik: 4 lemezes titkosítási alternatíva Windows rendszerhezA TrueCrypt nem több, de szerencsére vannak más hasznos titkosítási programok. Bár nem feltétlenül pontos pótlások, meg kell felelniük az Ön igényeinek. Olvass tovább . A felhő lehetőségei között szerepel a Dropbox, a Google Drive, a Box és a SkyDrive.

Adatbázis keresése OCR-típusú technológiával

Miután mindent átvizsgált, menthet az útvonalra, ha a mappákat és az almappákat dátum- és hónapkategóriába sorolja (és akár a napi mappákat is, ha igazán szeretne pontosítani). Vagy a második ajtó valamilyen adatbázist keres OCR típusú technológia 4 ingyenes online OCR eszköz, amelyet be lehet helyezni a végső tesztbeAz OCR technológia fejlődésével könnyebb konvertálni a szöveget és a képeket a beolvasott PDF dokumentumból a szerkeszthető szöveges formátumokba. Kipróbáltunk néhány ingyenes online OCR-eszközt, így nem kell. Olvass tovább .

Az OCR az optikai karakterfelismerést jelenti, és ez a technológia olvassa az oldalon kinyomtatott szöveget, és így is képes konvertálni ezt a szöveget másolható szöveggé, vagy visszatérhet eredményeket a megadott kulcsszavak alapján azt. Ez a technológia, amely meghajtja az Evernote-t Az Evernote használata: A nem hivatalos kézikönyvAz Evernote önálló használatának megtanulása sokáig tart. Ez az oka annak, hogy összeállítottuk ezt az útmutatót, hogy megmutassuk, hogyan lehet teljes mértékben kihasználni az Evernote legfontosabb szolgáltatásait. Olvass tovább , és mi az A Gutenberg projekt használja Gutenberg projekt: Több, mint csupán ingyenes könyvekAz olyan webhelyek, mint a Project Gutenberg, amelyben több mint 45 000 könyv van kínálatban (az írás idején), biztosítja, hogy egyetlen könyv sem tűnik el valóban. A homályos irodalmi művek felfedezése most könnyebb, mint valaha. Olvass tovább az összes köztulajdonban lévő szöveg beolvasása e-könyvekbe. Szöveg mindkét dokumentumban és képeket Az 5 legjobb OCR eszköz a képek kivonásáhozHa papírlapok vannak, hogyan konvertálhatja az összes kinyomtatott szöveget olyanmá, amit egy digitális program képes felismerni és indexelni? Tartsa a közelben egy jó OCR szoftvert. Olvass tovább megtalálható, felismerhető és a szó beírásakor hozhatja magához a keresési eredmények között.

A beolvasott dokumentumok keresése érdekében egyértelműen meg kell találnia azt a módot, amellyel azonnal meghozhatja azt, amire szüksége van. Tehát ha az OCR útvonalon halad, akkor el kell döntenie. Fizetni fogja az Evernote éves díját, és megbízik benne az érzékeny dokumentumokkal? Vagy inkább letölt valamit, és mindezt számítógépén tárolja.

Ön papírrajongó vagy Digital Deviant?

Mindennek mindig vannak előnyei és hátrányai, de egyesek jobban tolerálják a hátrányokat, mint mások. Tehát az egész arra vonatkozik, amit hajlandó elfogadni.

Nos, minden értelmetlen-e a szkennelés és időveszteség? Vagy a digitalizálás a jövő útja? Mit mondasz, olvasók?

Kép kreditek: Süllyedő üzletember a Shutterstock.com webhelyen keresztül, az összes többi hozzárendelés nélküli kép a következőhöz: PixaBay