Elengedte a nem hatékony találkozókat? Küldje el ezeket a 8 szabályt a főnökének

Hirdetés

Túl nagy többségünk tudja, hogy mekkora mennyiségű elfolyó találkozó lehet mind időnk, mind termelékenységünk szempontjából. De ha egy értekezlet jól szervezett (és jól szervezett), akkor nincs ok arra, hogy minden egyes résztvevő számára javítsa a termelékenységet, a céltudatosságot és az erkölcsöt.

Rengeteg tartalom van odakint miért utáljuk az üléseket. A Facebook rants a teljes csalódás pillanatában, az elszalasztott lehetőségek miatt, egy rosszul szervezett, látszólag értelmetlen találkozónak köszönhetően, amely messze meghaladta az előírt időt.

Íme néhány szabály, amelyet be kell tartani a jobb ülések és annak biztosítása érdekében, hogy nem pazarolja mindenki idejét. Bízz bennem.

Célja, és győződjön meg arról, hogy az emberek tudják róla

Ha egyszerűen csak mindenkit hív fel, hogy készítsen frissítést vagy nyögjön, akkor ez egy előadás. Az előadás nem értekezlet. Ha frissítenie kell mindenkit, küldjön e-mailt, vagy küldjön üzenetet mindenkinek egy olyan eszközön, mint a Laza melyik

megkönnyíti a csoportos kommunikációt A lassúság gyorsabbá és könnyebbé teszi a csoportos kommunikációtA csoportos e-mailek valóban megronthatják a termelékenységet. Itt az ideje, hogy a levelező klienseket pihentesse és együttműködési szolgáltatásokat használjon, mint például az újonnan elindított Slack. Olvass tovább . Ez sokkal jobban kihasználja mindenki idejét.

Ha olyan helyzetben van, ahol valóban szükség van egy találkozóra (azaz amikor valamit fel kell adnia a csoportnak, beszélgetnie kell a dolgokról, ötleteket kell visszavernie stb.), Akkor biztosítsa, hogy annak egyértelmű célja legyen. Miért pontosan összehozza mindenkit?

Rossz cél:"Hogy mindenkit felkészítsünk arra, hogy mi folyjon".

Jobb cél:„Ötletek összegyűjtése, ütemterv beállítása és a következő tevékenységek hozzárendelése minden egyes csapattaghoz, hogy március végéig sikeresen beindítsuk az X360 terméket.”

És kérjük, ellenőrizze, hogy minden résztvevő megismeri-e a találkozó célját, mielőtt megtörténik. Ha az emberek tudják, hogy mi lesz a találkozó végeredménye, akkor sokkal nagyobb valószínűséggel készülnek fel, és remélhetőleg néhány témát átgondol a megbeszélésen, nem pedig a légy.

Hozzon létre egy világos, strukturált napirendet

A cél a rendeltetési hely. A napirend az útiterve annak, hogyan fog megjutni oda. Ennek az ütemtervnek az hiányában az ülések gyakran az irányítástól eltérő irányba fordulnak, lekerülnek a témáról, és közel sem hoznak annyi döntést, mint amire számítottál. Ha észreveszi, hogy az értekezletei tárgytalanná válnak, állítsa le ezt a vágyakozó vitát, és a lehető leghamarabb hozza vissza a pályára.

Strukturálja az ülés napirendjét Könnyen készíthet értekezlet-napirendeket az ülésvárakozások segítségével [iPad]Bár egyikünk sem várja el a találkozókon való részvételt, szerencsére számos hasznos online és mobil alkalmazás, például az AgreeDo, amelyek megkönnyítik az ülések tervezésének feladatát. Minden sikeres találkozó kezdődik ... Olvass tovább óvatosan használjon olyan termékeket, mint a Találkozási elvárások (iPad) vagy online eszközök, például MyCommittee és Minutes.io. Állítson be szigorú határidőt minden napirendi pontra, miközben felhívja az egyes embereket arra, hogy mi várható el tőlük. Ha azt akarja, hogy valaki hozzájáruljon egy bizonyos megbeszéléshez a találkozón, tudassa velük! Például:

Napirend

1. A találkozó célja és az előkészítés (5 perc)
2. Post mortem az elmúlt hetekben - mi volt a mi KPI-k (Kim erről jelentést tett). Mi ment jól? mit nem? (15 perc)
3. Ötletek arra, hogyan tudjuk felhívni a figyelmet a következő indításra (mindenki - kérjük, gondoljon néhány ötletre a találkozó előtt) - (15 perc)
4. Döntse el ezeknek az ötleteknek a háromját, hogy a következő találkozó előtt még jobban kibontakozzon - (10 perc)
5. A következő műveletek hozzárendelése minden csapattaghoz - (5 perc)

Győződjön meg arról, hogy mindenkinek van, amire szüksége van

Féltem azt gondolni, hogy mekkora idő vesztegeti az évente a világot az emberek miatt felkészületlen ülésekre (ideértve azt sem, hogy tudják Hogyan készítsünk megfelelő értekezlet-jegyzeteket Hozza létre a jegyzőkönyvet: Hogyan készítsen hatékony jegyzeteket egy értekezlet soránEz olyan készség, amelyet néhány ember tökéletesített; a tökéletes találkozó percek. Az események feljegyzései tovább fárasztják a fejfájást. Így számolhat be hatékony perceket egy találkozón. Olvass tovább ). Legalább néhány nappal a találkozó előtt ossza meg napirendjét minden résztvevővel, hogy mindent összegyűjtsenek, amire tőlük szükségük van.

Ha szüksége van egy bizonyos csapattagra, hogy valamit magához vihessen, ügyeljen arra, hogy megértsék, mennyire fontos van, és hogy (ha szükséges) előre kinyomtatásra kerül, hogy ne ragadjanak be a nyomtató. Az utolsó dolog, amire szükséged van, a résztvevők bocsássák magukat - „Ó, sajnálom, nem volt esélyem arra, hogy felkészüljek rá - készen állok a jövő héten“. Ez senkinek sem segít.

Ha találkozót tart olyan emberekkel, akik távolról dolgoznak, először nézd meg a részletes „Online találkozó útmutató Online találkozó útmutató: szoftver és stratégiaA modern videokonferencia-szolgáltatások könnyen kezelhetők, és szinte bárki számára elérhetők számítógéppel vagy okostelefonnal. Az online kapcsolattartás és az emberekkel való találkozás képessége azt jelenti, hogy a földrajzi helyzet már nem korlátozza bennünket. Olvass tovább Plusz, győződjön meg arról, hogy mindenki tudja, hogyan kell használni a választott konferenciaeszközt. A találkozó előtt kérje meg az embereket, hogy ellenőrizzék mikrofonjukat, webkamerájukat, és győződjenek meg arról, hogy vannak-e telepítve olyan plug-inek, amelyekre szükség lehet például Google+ Hangouts Tippek a Google Hangouts hatékony találkozásainak megtervezéséhez és megtartásáhozA mai internetes technológiával az online találkozók hatékony és költséghatékony is lehetnek, különösen akkor, ha előre megtervezik őket, és időmegtakarító eszközöket használnak. Az elmúlt néhány hónapban online találkozókon vettem részt ... Olvass tovább .

Csak olyan embereket hívhat meg, akikre szükség van

Ne hívd fel az egész csapatot, hogy csak úgy érzel magad, mint a nagy főnök. Csak a szükséges embereket hívja meg. Vagyis azok az emberek, akik abban a helyzetben vannak, hogy segítsenek a találkozó céljának elérésében. Bárki más később frissíthető az ülés jegyzőkönyvének elolvasásával vagy a munkatársakkal való kényelmesebb beszélgetés során.

Tartsa részletes jegyzőkönyvet

Használjon olyan terméket, mint Agreedo (szabad tartson részletes perceket Megállapodás: Írjon és kezelje üzleti találkozói jegyzőkönyveit ingyen onlineTöbb hete már egy könnyen használható webhelyet vagy alkalmazást kerestem, amely lehetővé tenné számomra az ülések jegyzőkönyveinek tárolását és tárolását. A hagyományos szöveges dokumentum megközelítés már nem eredményes ... Olvass tovább amelyre megbízhatóan visszatérhet és tulajdonképpen megért. Ez az eszköz lehetővé teszi a részletes percek készítését a billentyűparancsok használatával, az ülések eredményeinek (például az elvégzett feladatok) nyomon követését, valamint a percek gyors és egyszerű megosztását a csapattal. Ha iPad készüléket használ, kipróbálhatja MinuteTaker (7,99 USD) szakmai értekezlet-jelentések A MinuteTaker és a találkozók segítenek professzionális iPad percek jelentések készítésébenAz ingyenes online MakeUseOf Online Meeting Guide-ban, ahol néhány tippet adtam az ülések tervezéséhez és megtartásához az interneten keresztül, néhány percre hivatkoztam az alkalmazások készítésére is. Noha nagyon kevés ember vagyunk ... Olvass tovább .

Győződjön meg arról, hogy amikor az emberek elolvasják ezeket a jegyzőkönyveket, tudják a fő pontokat / összefoglalókat arról, hogy mi és mit tárgyalt döntéshozatalról, valamint arról, hogy gyorsan visszatérhet erre a dokumentumra, hogy megtudja, mit kell maguknak tenniük következő.

A kizárás nem mindig jobb, mint a befogadás

Tudom, hogy (csak) megemlítettem, hogy csak azoknak az embereknek kell részt venniük egy ülésen, akikre valóban szükségük van, de minden ilyen gyakran vonjon be mindenkit egy informálisabb jam session-be, ahol minden ötletet visszatérhet, és beszélhet arról, hogy mi javíthatja szervezet.

Használja ezt lehetőségként egy erősebb csapat felépítésére. Tegye ezt étkezés vagy sör helyett. Hozzon néhány finom ételt az irodába, és kérje meg, hogy mindenki vegye be egy-két óráját a napjából, hogy elkapjon hogy jobban megismerjék kollégáikat, miközben mindannyian együtt dolgoznak annak érdekében, hogy javítsanak a vállalatnál, mint a egész. Ismét legyen célja és napirendje, de próbáld meg ezt az összejövetelt informálisabbá, kevésbé strukturálttá tenni, de még mindig átfogó témával, például „A szervezet hatékonyabbá tétele” vagy „Ötletek, hogyan tudunk változatossá”.

Jelöljön ki egyértelmű „Következő műveleti tételeket”

A találkozó befejezése előtt ellenőrizze, hogy a helyiségben mindenki tudja-e a következő lépéshez szükséges pontos lépéseket, valamint az ütemtervet. Ez egy trükk, amit David Allen fantasztikus könyvébenDolgokat elintézni‘. Bármelyik projekten dolgozik is valaki, ellenőrizze, hogy van-e egyértelmű következő lépés, amelyet meg kell tenni a projekt továbblépése érdekében.

Megismételve, hogy ennek egy konkrét akciónak (vagy műveletkészletnek) kell lennie, szigorú határidővel, és nem csupán egy átfogó ötlettel, amelyet meg kell tenni az ASAP-ban. Például

Rossz következő művelet:„Összegezze a múlt hónap bevezetését”.

Jobb a következő lépés:„Összeállítsunk egy táblázatot (néhány hasznos diagrammal), amely bemutatja a teljes indulási időszak KPI-jeinket. Ossza meg ezt az indító csapattal, és küldjön egy rövid e-mailt, amelyben elmagyarázza, hogy Ön szerint miként ment a dob. Kérjük, csütörtökre tegye ezt meg. ”

Kérjen visszajelzést

Sokan attól tartanak, hogy kritikázzák „feletteseiket” vagy kollégáikat, ezért minden találkozó után kérje meg az embereket, hogy hagyjanak név nélkül visszajelzést egy online űrlapon keresztül (van egy listája ingyenes online felmérési eszközök Ezt mondja mindenki: 5 ingyenes eszköz a hatékony online felméréshezEgy ideje nem lett volna sok választása, hogy melyik felmérési szolgáltatást használja, de manapság sok közül választhat. Melyik a legjobb neked? Olvass tovább itt). Tudja meg, mit gondoltak az emberek a találkozóról - túl hosszú volt? Hasznosnak érezte őket? Meghallgatták véleményüket? Hogyan lehetne javítani a találkozót legközelebb?

Bármilyen visszajelzést is kap, ügyeljen arra, hogy ne hagyja figyelmen kívül azt. Fejlessze tovább az üléseit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden résztvevő számára jól működik-e.

Összességében, ha ezeket az egyszerű szabályokat betartja annak biztosítása érdekében, hogy a találkozók jól felkészüljenek és jól működjenek, képes leszel hogy lerövidítse az ülések hosszát és növelje hatékonyságát, miközben mindenki frusztrációját a minimális!

Mi van veled? Ha az üléseinket inkább ilyen módon hajtják végre, gondol-e Önnek hatékonyabbak?

Kép jóváírás: Woodleywonderworks, csapattalálkozó, a Flickr-en keresztül