5 lépés a papír megtakarításához és a digitális változtatáshoz

Hirdetés

A papír és az alternatív anyagok, mint például a pergamen, nagyon ritka és értékes anyagok voltak. Manapság szinte mindenhol vagy inkább használunk papírt - bárhol nem helyettesíthető műanyag.

Bármelyik anyag előállítása terhet jelent a környezetre, noha a papír - jellemzően fából készült - biológiailag lebontható, ezért sokkal könnyebben újrahasznosítható.

A digitális használat nem csak papírt takarít meg és segít a környezetben, de rengeteg helyet is takarít meg: az íróasztal vagy akár a hűtőszekrény sokkal tisztább lesz. A dokumentumok sokkal gyorsabb lesz. És elvégre a digitális korban élünk! Így kezdje el:

1. letapogatás

Mindez a meglévő papírdokumentumok beolvasásával kezdődik. Ha nincs szkenner, használhatja digitális fényképezőgépét, fényképezhet és felhasználhatja Snapter a perspektíva és a torzítás helyesbítése érdekében. Damien néhány hónappal ezelőtt részletesen áttekintette az eszközt: Snapter - Dokumentumok beolvasása szkenner nélkül Snapter - Dokumentumok beolvasása szkenner nélkül Olvass tovább

2. fájl

Ügyeljen arra, hogy kitaláljon egy megfelelő rendszert, amely lehetővé teszi a szükséges dokumentumok könnyű nyomon követését. Mindig kérdezd meg magadtól: „Hol és hogyan fogom ezt keresni?”

A dokumentumok begyűjtésének valószínűleg a legegyszerűbb módja, ha PDF formátumban elnevezik őket a dátummal és egy rövid leíráskal, és kulcsszavak alapján keresnek meg mindent, amire szüksége van a tartalomban.

Mivel a képek szöveges keresése még nem szokásos, a képek fájlnevének nagyon leírónak kell lennie. Alternatív megoldásként használhat egy úgynevezett eszközt JOCR, amely kibontja a szöveget a beolvasott dokumentumokból és beilleszti azokat egy szöveges fájlba. Megadhatja a szövegfájlnak pontosan ugyanazt a nevet, mint a kép, beillesztheti ugyanabba a mappába, és így könnyen megtalálhatja a megfelelő dokumentumot. Varun áttekintette a JOCR-t: Hogyan lehet szöveget kivonni a képekből Szöveg kibontása a képekből (OCR)A kép szövegből történő kivonásának legjobb módja az optikai karakterfelismerés (OCR) használata. Megmutatunk hét ingyenes OCR-eszközt a munkához. Olvass tovább

Ha ez túl sok bajnak tűnik, a beolvasott dokumentumokat és a PDF-eket is elküldheti a használatával GMail. Csak küldje el a fájlokat magának, és írja be a megfelelő, releváns kulcsszavakat az e-mailbe. Csak ne feledje, hogy milyen biztonsági kockázatot jelenthet a fájljainak, ezért próbáljon meg ne tölteni az érzékeny dokumentumokat.

3. Használja az Eszközöket

Sok papírt használunk véletlenszerű jegyzetek készítésére, amelyek örökre ragaszkodnak az asztalunkra, vagy amíg kávét öntenek rá. Papírmegtakarítás és az asztal kicsit rendezettebbé tétele érdekében próbáljon meg egy rutinot használni az eszközök használatához.

Az emlékeztetők, gyors megjegyzések, teendők, címek digitálisan megszervezhetők és tárolhatók. Attól függően, hogy milyen eszközöket használ, további előnye lehet, hogy bárhol elérheti őket.

A gyors jegyzetekhez használja stickies, amely alapvetően a Post-It Notes digitális alternatívája.

Google Naptár kiváló online és asztali naptárt eredményez. Arra is emlékeztetheti a feladatokat. Ha a Google Naptárt integrálja a Thunderbirdbe, akkor akár teendőket is létrehozhat közvetlenül az asztaláról. A cikkemben Hogyan: Integrálja a Google Naptárt a Thunderbirdbe A Google Naptár integrálása a ThunderbirdbeA Thunderbird és a Google Calendar alkalmazást használja, és kíváncsi vagy arra, hogyan lehet egyesíteni a kettőt? Megmutatjuk, hogyan lehet teljes mértékben integrálni a Google Naptárt a Thunderbirdbe. Olvass tovább , látni fogja, hogyan történik ez.

Az egyik legjobb eszköz a szervezett állapotban tartáshoz, valamint a papírjegyzetek és emlékeztetők megszabadulásához Emlékezz a Tejre. Kompatibilis más alkalmazások széles skálájával, és ez a központi csomópont is lehet a feladatok és információk nyomon követésére. David fedezte 8 egyszerű módszer a feladatok kezelésére, emlékezzen a tejre 8 egyszerű módszer a feladatok kezelésére, emlékezzen a tejre Olvass tovább , amely egy kicsit több betekintést nyújt arra, hogy ez az eszköz mit tud tenni az Ön számára.

Ezenkívül a cikkben Kezelje életét ingyenes online időkezelő eszközökkel Kezelje életét ingyenes online időkezelő eszközökkel Olvass tovább , Áttekintettem számos más hasznos eszközt, amelyek közül néhányat fent említettem.

4. Biztonsági mentés, Biztonsági mentés, Biztonsági mentés

Ha teljesen papírmentesen kívánja menni, akkor az eredeti papírdokumentumokat valamikor el kell dobnia, vagy el kell tárolni. Természetesen vannak olyan dokumentumok, amelyeket meg kell tartania. De a többség számára a digitális példányok elég jók lesznek.

Balesetek történnek. A merevlemez megsérülhet, ha dokumentumait digitális másolatokkal veszi magával. Ezért fontos, hogy rendszeres biztonsági másolatot készítsen.

A bizalmas fájlok soha ne hagyják el a merevlemezt, és rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a külső meghajtókról.

Mi a helyzet a GMail-fiókjában tárolt dokumentumokkal? Noha a GMail elég biztonságos hely lehet, a GMail-fiókját is biztonsági másolatot kell készíteni, csak hogy 100% -ban biztos lehessen benne, hogy mindent elszámolnak.

Van mód a GMail biztonsági mentésére a GMail Backup használatával, ahogy Karl írta a cikkben A Gmail-fiók biztonsági mentése a számítógépére A Gmail-fiók biztonsági mentése a merevlemezenElveszítheti az értékes Gmail-adatokhoz való hozzáférést. Olyan sokféle lehetőség miatt van értelme rendszeresen biztonsági másolatot készíteni a Gmailről. Ez a rövid útmutató megmutatja, hogyan. Olvass tovább .

Végül, ha minden fontos dokumentumról elektronikus másolatot kapunk, akkor is, ha az eredeti példányt nem lehet eldobni, önmagában biztonsági mentés. Képzelje el az összes értékes papíralapú dokumentumot, amely elveszett árvíz vagy tűz esetén - és még mindig van egy másolat a merevlemezen.

5. Ismétlés

Tegye szokássá a fenti lépéseket. Ez elengedhetetlen. Tartsa be az emlékeztetõket a papír dokumentumok szkenneléséhez. Végezzen szkennelést rutinként mindent, ami bekerül, és dolgozzon a régi dolgokon, ha van idő. És ismételje meg.

Tehát mi akadályozza meg abban, hogy teljes mértékben átalakuljon egy régi iskolai papír felhasználótól az új korú digitális mesterré? Tudassa velünk, digitálisan, a megjegyzésekben.