A sértést, haragot és bosszantást garantáló 6 módszer minden elküldött e-mail esetén

Hirdetés

Az e-mailek nehézek. Nagyon nehéz átgondolni, amit igazán el akar mondani egy e-mailen, és az idő felében az emberek szinte mindig félreértenek téged. A probléma nagy része abból fakad, hogy az emberek, akiknek írsz, nem látják az arcát. Nem látják a mosolyt az arcán, és nem látják az arckifejezést - természetes az emberi képesség az érzelmek szavakban történő megértésében az arckifejezés révén teljesen érvénytelen email.

Szóval, mi helyettesítheti az arckifejezést és a hangszínt? Hogyan hatékonyan továbbíthatja üzenetét anélkül, hogy minden barátait vagy az irodában lévőket mindenki királyi úton megjelölné?

Peter Drucker író egyszer írta: „A kommunikációban a legfontosabb dolog annak meghallgatása, amit nem mondtak.” Egy lépéssel tovább mennék, és azt mondanám, hogy az e-mailek küldésében a legfontosabb az, hogy pontosan tisztázzatok, hogy a címzett nem hallani, amit nem mondtak. Valójában az e-mail kommunikációval a legtöbb problémát az okozza, ha az e-mailt megkapja értelmez mindenféle szörnyű dolgot, amire utalt, még akkor is, ha csak egyetlen írtál vonal.

Ez vezet gyűlölethez és elégedetlenséghez. Ez építi meg a neheztelést. Ez az oka annak, hogy a reggeli ülésen az asztalnál az a fickó rád pillant, mert a tegnap délután elküldött e-mailben elküldte neki, és ő ezt személyes támadásnak tekintette.

A tökéletes e-mail kidolgozása

Itt, a MUO-nál sokat tárgyaltunk az e-mailek küldésének technikai vonatkozásairól, például e-mailek névtelen küldése Anonim e-mailek küldése: 5 lopakodó módszerAnonim e-mail küldése nem nehéz. És jogos indokok egy névtelen e-mail fiók használata. Megmutatjuk, hogyan. Olvass tovább vagy az e-mail címem e-mailek küldése az Excel programból Hogyan lehet e-maileket küldeni Excel táblázatkezelő segítségével VBA szkriptekkelKódsablonunk segítségével automatikusan beállíthatja az e-maileket az Excel programból, az együttműködési adatobjektumok (CDO) és a VBA parancsfájlok segítségével. Olvass tovább . De mi lesz az e-mail érzelmi oldalával? Mi a helyzet azzal, hogy hogyan találkozik az e-mailekben, és hogyan lehet jobb módja annak, hogy bemutatkozzon az írott szóban, amely nem fogja mindenkire úgy ráncolni?

Nos, nem sok fájdalom és szenvedés nélkül lehet ma itt állni, hogy elmondjam nektek, hogy most segíteni tudok. Szinte minden hibát elkövettem, amelyet az e-mailekkel el lehet hozni, a legkorábbi naptól kezdve főiskola, amikor megpróbáltam elindítani a többszintű marketingtevékenységet azzal, hogy mindenki tömeges e-mailt küldött egyetem. Egy napon belül 24 órán keresztül leállítottam a számlám, és egy nagy, csúnya figyelmeztetés az IBM mainframe adminisztrátorától arról, hogy mi határozza meg a „spammelést”.

Ez nem annyira az e-mail etikett leckéje, hanem ébresztés volt, hogy az e-mail valóban bajba kerülhet, ha rosszul kezeli. Az évek során sértettem az embereket, sértettem, és epikus slash-and-burn szócsatákba kezdtem az embereket. Szeretném mondani, hogy valaki nyert - de senki sem nyer. Ezért ma állok itt ma, remélve, hogy segíteni tudok az e-mailek jövőbeli légiói számára az e-mailek előkészítésében, mielőtt a Küldés gombra kattintanának.

1. Regény küldése

Az első bűnös bűneim, amikor először mérnökként kezdtem el dolgozni, az volt, hogy szinte mindig három vagy négy bekezdéssel e-maileket írok. Ennek oka nem csak az volt, hogy elég gyorsan tudok gépelni, hanem azért is, mert mindig úgy éreztem, hogy ha részleteket hagyok el, az emberek nem igazán értik, miről beszélek. Ez bizonyos mértékben igaz - és egy perc alatt túl rövid e-maileket kapunk -, de az egyszerűség kedvéért van valami.

Amikor ilyen bonyolult e-maileket ír, nem tudja különféle módon átadni az üzenetét. Először is, az a tény, hogy annyira írtál, arra utal, hogy kevéssé tiszteletben tartja az idejét, és ha túl gyakran csinálja, akkor bosszantani kell őket. Másodszor, míg a több bekezdésekbe rendezett 500 szót tartalmazó e-mailnek sok értelme van te, valószínűleg mindenkit megzavar - és migrént ad nekik.

Ha szómárkás és hajlandó túlírni, akkor mindig térjen vissza és kezdjen dolgozni ezen mondatok „aprításán”. Gondoljon új és kreatív módszerekre a rövidítéshez, vagy esetleg eltávolíthatja őket teljesen. Talán túl sok információt kínál. Mondja el az embereknek, mit ők szükség tudni, nem pedig azt, amit akarsz te tudni. Tudod?

2. Kétszéles e-mail küldése

Az új e-mail ellentétes bűncselekmény az egy vagy két szóból álló e-mail, amely egyáltalán nem magyaráz meg. Hasonló ahhoz, amikor megkérdezem a gyerekeimet az ebédlőasztalnál, "Szóval, milyen volt a napod?”Egy pillanat múlva vonakodó válasz, "Bírság.Nem tudom, miért zavarok, és folytatom. “Mit csináltál, valami móka?Az elkerülhetetlen válasz, "Nem, nem igazán.”

Őszintén szólva nem értem, hogy egyes emberek miért zavarják az e-maileket. Ha szerencséd van, ennek a személynek egy e-mailje egyetlen teljes mondatot tartalmaz. Ha szerencsétlen, akkor az a személy megkéri, hogy tegyen valamit értük, de nem zavarja elmagyarázni, hogy pontosan mit akar. Olyan ez, mint egy vészjelzés küldése rádión keresztül, amikor elvesznek a vadon közepén, és nem tájékoztatják a mentőszemélyzetet arról, hogy mi a koordinátáid.

Rendkívül bosszantó, mert az embereknek meg kell küzdeniük, hogy megértsék, miről beszélnek a földön. Még ennél is rosszabb: valójában arra kényszerítheti őket, hogy pazarolja az idejét az e-mailre adott válaszadásra, csak arra kérik, hogy dolgozzon ki egy kicsit többet.

Azt gyanítom, hogy a legtöbb ezzel a problémával küzdő ember ilyen rövid e-maileket ír, mert a gépelés ilyen gondos feladat. Nem mindenki írhat be percenként 60-70 szót, így van némi együttérzés ehhez a csoporthoz.

3. Egy személynek szánt tömeges e-mail küldése

Tényleg ki akarja választani az embereket? Küldjön tömeges e-mailt az irodájában lévőknek, egyszerűen csak rámutatva arra, hogy egyetlen személynek megpróbáltassa valamit valamiért, amit rosszul tett. Ezt „nyilvános megaláztatás” -nak hívom. Általában az irodában mindenki tudja, hogy egy adott személy hibát követett el, de a menedzser nem hagyhatja békén. Tehát tömeges e-mailt küldenek mindenkinek, nagyszerű és kínos részletekkel elmagyarázva, hogy egy adott műveletet miért hibás megtenni, vagy miért olyan rossz.

Be kell vallanom, hogy a múltban néhány vezetői szerepkörben belementem ebbe a viselkedésbe. Láttam más kollégáimat is. Könnyű hibát követni el, mert valószínűleg érdemes megbizonyosodni arról, hogy mindenki más, akit kezeli, nem követi el ugyanazt a hibát. A valóság az, hogy ha mindenki már tud róla, akkor a hibát elkövető embert megalázják. Ha nem tudnak róla, akkor mindenki zavart, és nem biztos abban, hogy beszél róla.

Egyszerűbbé tegye - beszéljen a konkrét problémáról a hibát követővel. Ezután, ha úgy érzi, hogy mindenki számára elengedhetetlen, küldjön értesítést, de hangolja úgy, mintha csak egy általános „FYI”, amelyet a felső vezetés alól küldtek el - ez eltávolítja a vádakat és kevésbé személyes.

4. Drámai határozószavak használata

Egy másik nagyon gyakori viselkedés az e-mailekben - általában olyan embereknél, akik általában nagyon szenvedélyesek a munkájukra általában, vagy egy konkrét projekthez, amelyről vita folyik. Ez a viselkedés a nagyon drámai határozószó túlzott használata. Olyan mondatok, mint „Ez a terv szörnyen rossz”Vagy„Ez a megközelítés fájdalmasan homályos ” csak az érzelmek bevezetésére szolgálnak a beszélgetésben.

Ha ezeket a mondatokat határozószó nélkül nézi, láthatja, hogy sokkal üzletetlenebbek és kevésbé antagonisták. Ellenkező esetben csak olyan drámai, elkényeztetett rohadékkal találkozol.

Próbáld ki határozószó nélkül. Ez a terv helytelen. Ez a megközelítés homályos.

Lehet, hogy nem tetszik a címzettnek, de nem támadja meg őket és nem állítja be őket a védekezőbe. Sokkal profi, és valószínűleg képes lesz arra, hogy érett felnőttként is átadja magát, még akkor is, ha nem ért egyet valakivel.

5. A passzív hang túlzott használata

Valójában csak késő az írói pályafutásom során, valóban megtanultam és megértettem a passzív hangot. Az a probléma, hogy megtanulják róla, mindenütt elkezdi látni. A passzív hang egyik legelterjedtebb felhasználása az e-mail, mivel a passzív hang lehetővé teszi az ember számára, hogy elváljon egy cselekedettől.

Ahelyett, hogy azt mondaná:Az ügyfelet a repülőtérre vezettem ”, amely közvetlenül a vállára hárítja a felelősséget, ehelyett írhat:Az ügyfelet elvitték a repülőtérre.

Ez egy olyan viselkedés, amely gyakori az emberek körében, akik idegesnek tartják, hogy felelősséget vállaljanak bármiben, mert ha valami rosszul fordul, nem akarnak hibáztatni. Ugyanazok az emberek panaszkodnak, amikor a kockázatvállalók - akik vállalják a felelősséget a dolgok elkészítéséért - elismerést vagy előléptetést kapnak. Az igazság az, hogy az emberek a passzív hangon keresztül látják az e-maileket. Ha elkészült egy feladattal vagy kitűzött egy célt, ne félj hitelt szerezni!

6. Gyakorlása a hátán

Furcsa módon az emberek ellentétes szélsősége, akik állandóan passzív hangot használnak az e-mailekben, azok az emberek, akik szinte mindig mindent elsőként írnak. Az e-maileket olvasva azt gondolnád, hogy a projekt nem csoportos erőfeszítés volt, hanem személyes eredmény. Gondolod, hogy az e-mailt küldő személy elvégzi az összes munkát!

Hogyan lehet felismerni ezeket az e-maileket? Számolja ki az „I” szó előfordulásait.

Olvasva egy ilyen típusú emailt, egyértelmű, hogy úgy érzi, hogy az egész világ körülöttük forog, és hogy mindenkinek állandó kézbesítést kell adnia nekik az összes, egyedileg elvégzett munkáért teljesítve. Ezek az e-mailek mindig elhagyják a csapattársakat és teljesen elhanyagolják őket. Ez a megközelítés gyorsítja a haragot és elszigeteltséget társaitól.

Biztos vagyok benne, hogy nagyon sok más típusú e-mail van, amelyek valóban bosszantják és sértik az embereket. Fogadok, hogy neked is legyen saját listád! Milyen e-mailek valóban elindítottak? Melyik fajta van házi kedvence? Ossza meg gondolatait az alábbi megjegyzés szakaszban.

Kép jóváírás: Koncentrált üzletember Shutterstockon keresztül, A matematika képlete a Shutterstockon keresztül, Fiatal üzletasszony keresztül Shutterstock, Kifejező idősebb ember Shutterstockon keresztül, Katonai gyerek Shutterstockon keresztül, Szégyen a Shutterstockon keresztül