3 tipp az e-mail túlterhelés kezeléséhez a Gmailben [Show & Tell]

Hirdetés

Legtöbbünk szenved az információ túlterhelésétől. A privát e-mailekkel való túlterhelés nem feltétlenül nagy probléma, és az e-mailek felének figyelmen kívül hagyása bizonyos mértékben elfogadható. A szakmai életben azonban nemcsak arra számítanak, hogy megtalálja az összes bejövő problémát csatornákon keresztül, az információkat is feldolgoznia kell, azaz továbbítania, válaszolni, megbeszélni, nyomon kell követnie és nyomon követni.

A MakeUseOf-nál sok cikket írtunk a Google Mail használatának különféle módjairól és arról, hogyan lehetne a legtöbbet kiaknázni. De mely funkciókat és technikákat használják az emberek, akik hetente több száz e-mailt kapnak? Hogyan nyomon követhetjük a tucatnyi feladatot, és miközben továbbra is a napi levelek árvízének tetején maradunk? Noha nem tudok beszélni kollégáimért, minden bizonnyal magamért tudok beszélni. A Google Mail használatával kezeli az e-maileket és a legtöbb feladatomat, és ezzel a cikkel szeretném megosztani veled a „varázslatos trükköimet”.

A bejövő levelek szűrése

Számomra az árvízkezelés egyik kulcsfontosságú lépése a bejövő levelek szűrőinek beállítása volt. Ha naponta több mint három vagy négy e-mailt kap, és ha többször is kap bizonyos e-maileket, például értesítéseket, hírleveleket vagy emlékeztetőket, akkor határozottan javaslom, hogy állítson be szűrőket.

Több mint 20 szűrőt állítottam fel, amelyek rendezik az e-maileket 15 kulcscímke alatt (hasonlóan a mappákhoz), például a megjegyzés gondozására. értesítések, a MakeUseOf Answers-hez kapcsolódó e-mailek, beleértve az új és közzétett kérdéseket, vagy a Sound Sunday-val kapcsolatos e-mailek.

Nagyon sok e-mailt kapok, amelyeket nem kell igazán elolvasnom, legalábbis nem a beérkezett üzenetek mappába, például a MakeUseOf Answers címre feltett új kérdésekre. Még mindig szeretnék, ha másolat lenne a beérkező levelek mappájában, például egy kérdés továbbítása érdekében egy kolléga számára, vagy e-mailben történő válaszadáshoz. Mivel azonban nem kell ezeket az e-maileket elolvasnom, beállítottam egy szűrőt, hogy rendezze és megjelölje olvasottként.

Tehát minden alkalommal, amikor egy feliratos számot látok felbukkanni az egyik címkém mellett, tudom, hogy van olyan levél, amelyet valójában el kell olvasnom. Attól függően, hogy mi a címke, azonnal elolvastam (például a Beérkezett üzenetek mappában), vagy időben félretettem a kategória összes e-mailjének együttes elolvasását (pl. Megjegyzés-értesítések).

Ha többet szeretne megtudni a Google Mail szűrőinek beállításáról, azt javaslom a cikkhez 3 Nagyszerű példa a Gmail szűrők használatára a termelékenység érdekében 3 Nagyszerű példa a Gmail szűrők használatára a termelékenység érdekében Olvass tovább . Nagyszerű tippeket tartalmaz az e-mail teendők listájának beállításához, az emlékeztetők kezeléséhez vagy a google naptári események szűréséhez.

prioritás

Tehát beállította a szűrőket a rendszeresen fogadott e-mailekhez, de a beérkező levelek mappája általában kevésbé fontos dolgokkal tele van? A Google Mail erre megoldást kínál, és prioritási levelek között hívja. Könnyen beállítható a> alatt Beállítások > Bejövő. Alapértelmezés szerint a következő címkéket jeleníti meg a beérkező levelek tetején: Fontos és olvasatlan e-mailek, Csillagozott e-mailek és Minden egyéb a beérkező levelek között. Testreszabhatja, hogy tartalmazzon egy másik fontos címkét, vagy megváltoztathatja vagy eltávolíthatja a fentiek egyikét.

A Fontos postafiók részletes ismertetését lásd a cikkben A Gmail elsőbbségi postafiókja megoldja a hátrányos problémát A Gmail elsőbbségi postafiókja megoldja a hátrányos problémát Olvass tovább .

Nyomon követhetőek

A különböző e-maileket automatikusan vagy manuálisan címkézve nyomon követheti. Ha azonban naponta több tucat e-mailt kell megjelölnie, a címkézés meglehetősen fárasztó lehet, mivel több egér kattintással és némi koordinációval jár. A számomra sokkal jobban működik az e-mailek főszereplése.

Az egyik fő szerkesztői feladatom a kommentárok nyomon követése. Ez magában foglalja a MakeUseOf összes megjegyzését, amelyre reagálni kell, a figyelemre méltó megjegyzéseket általában, a legjobb kommentárokat a alkalmazottak, a hét legjobb válaszának (MakeUseOf Answers) versenyére vonatkozó legjobb megjegyzések és a verseny nyertes megjegyzései. Általában 50-100 megjegyzés van megjelölve egy adott időpontban, és öt különféle címkét használok, hogy különbséget tegyek közöttük. Az összes megjelölt levélhez hozzáférhetek a Csillagozott címkén, amely lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan kezeljem mindet, és ez a címke általában nagyon színes.

Határidők vagy e-mailek esetén, amelyeket követni akarok, az e-maileket feladatokká alakítom, ahogy ezt a nagyszerű cikk leírja: 4 egyszerű lépés a Beérkezett üzenetek nullájának eléréséhez és fenntartásához a Gmailben 4 egyszerű lépés a Beérkezett üzenetek nullájának eléréséhez és fenntartásához a Gmailben Olvass tovább

Minden kicsi dolog

Számos apró beállítást beállítottam, amelyek megkönnyítik az e-mailek kezelését. Magától értetődik, hogy a menetes beszélgetés nézetet használom. A legtöbb egyéb kisebb beállítást a Google Labs szolgáltatásai biztosítják, az alábbiakban a kedvenceim listája található.

• Automatikus léptetés…
  a következő beszélgetés automatikus megjelenítéséhez, az előző e-mail feldolgozása után.
• Alapértelmezett „Válasz mindenkinek”…
  mert a kimenő leveleim nagy része egynél több címzettnek szól.
• Beérkező levelek előnézete…
  mert nem tudom várni, hogy megnézjem, mi vár rám, amíg a GMail betölti.
• Ikon oszlop mozgatása…
  mivel könnyebb letapogatni őket, amikor a bal oldalon vannak.
• Küldés és archiválás…
  kattintás mentése és a beérkező levelek gyorsabb ürítése.

Következtetés

Ha még mindig mágikus trükköt vár, attól tartok, hogy csalódást kell okoznom. Nincs varázslat a dolgok tetején tartásában! Ez általában csak néhány egyszerű stratégiát igényel és sok fegyelem.

Ha komolyan gondolt egy ügyes trükkre, próbálja ki ezt 1 Félelmetes Gmail-tipp, amelyről még nem tudott. 1 Félelmetes Gmail-tipp, amiről még nem tud. Komolyan. Olvass tovább

És még sok más nagyszerű tipp itt található:

• A Gmail beérkező leveleinek beolvasása teendők listájává Hogyan változtassuk meg a Gmail beérkező leveleit olvasható teendők listájáváHa gyakran használja a Gmailt, akkor valószínűleg tudja, hogy hány dolgot csinálhat vele (az olvasás és az e-mail küldés kivételével). Már nagyon sok tippet megosztottunk azzal, hogyan ... Olvass tovább
• Hogyan lehet hatékonyan keresni az e-maileket a Gmailben Hogyan lehet hatékonyan keresni az e-maileket a Gmailben Olvass tovább
• 4 módszer a Gmail beállításához alapértelmezett e-mailként a böngészőben 4 módszer a Gmail beállításához alapértelmezett e-mailként a böngészőbenMivel a felhasználók lassan migrálnak az adatokra a felhőbe, egy megadott webmail-fiókkal kell rendelkezniük, a Google Mail pedig a legfontosabb választás. Ezeknek a fejleményeknek a hatására a Windows továbbra is összekapcsolja az e-mail hiperlinkeket (a.k.a ... Olvass tovább
• 3 dolog, amit a Gmail Gmail felhasználói beállítottak a számlájukra 3 dolog, amit a Gmail Gmail felhasználói beállítottak számlájukra Olvass tovább

Naponta hány e-mailt kap, és hogyan kezeli velük? Van GMail-tippeket és trükköket, amelyekre nem derültem ki? Vagy van egy oka annak, hogy más e-mail klienst használ?