Hirdetés
Függetlenül attól, hogy a Gmailt, az Outlookot, a Google Beérkezett üzeneteket, a Yahoo Mailt vagy bármi mást használja, az e-mail e-mail, és előbb vagy utóbb a beérkező levelek elárasztódnak. De egy egyszerű válogató rendszer biztosítja, hogy soha nem érzi magát, hogy kiszállt a kezéből, és mindig az üzenetén van.
Megpróbálta már alkalmazni a tennivalók listájának trükköit az e-mail postafiókjában? Én csináltam. Leggyakrabban nem működnek. Nem tudjuk megérteni az e-mailek és a feladatlisták közötti különbséget, hogy a feladatokhoz csak cselekedet szükséges, míg az e-mailek az emberekkel folytatott kommunikációra vonatkoznak.
De az egyik népszerű termelékenységi rendszer módosítása a válasz az e-mailek állandó elhalványításának megkísérelésére. Dwight Eisenhower, az Egyesült Államok elnökének a feladatok rendezésére szolgáló mátrixa csodálatosan hatékony az e-mailek rendezésében is, ha helyesen módosítja.
Módosított Eisenhower mátrix az e-mailekhez
Az Eisenhower mátrix így osztotta meg a tennivalók listáját négy négyzetre, és ez segített neki kitalálni, hogy milyen feladatot kell tennie a következőként. Az alap mátrix így néz ki, és ezt érintetlenül fogjuk tartani:
Mindegyik e-mailt a négy négyzet egyikébe osztja. A negyedik diktálni fogják, hogy mit csinálsz azzal az e-maillel, és mikor cselekszel. Felejtsd el a „postázott postaládát”, csak a dolgok elvégzésére koncentrálunk.
A legjobb, ha a mátrixot egyesíti az Outlook vagy a mappákkal használja a Gmail címkéit a beérkező levelek megszelídítéséhez Fedezze fel újra a Gmail címkéit és végül szelídítse a Beérkező levelek mappátRengeteg trükkö van az e-mailek túlterhelésének kezelésére, de az orrod alatt van egy olyan lehetőség, amelyet valószínűleg nem használ: jó öreg Gmail-címkék. Olvass tovább . Tehát minden negyediknek meg lesz a saját címkéje / mappaneve és talán saját színe is.
Bármit is csinál, ne változtassa meg ezen kvadránsok nevét. Tehát mappáinak vagy címkéinek csak ez a négy kategóriája lesz:
- Fontos és sürgős
- Fontos (nem sürgős)
- Sürgõ (nem fontos)
- Nem fontos, sem sürgős
Mi a „sürgős”?
Könnyű meghatározni, hogy mi a „fontos” - ez egy szubjektív felhívás, amelyet könnyen elvégezhetünk, prioritásaink függvényében. De a „sürgõsség” egy idõ-alapú számítás képet alkot, és ez eldobja az embereket.
Pihenjen, ne ess pánikba. A „sürgős” itt azt jelenti, amit akarsz. Ha van egy elfoglalt napja egyetlen pillanattal sem, hogy megkímélje, akkor a „Sürgős” új jelentést kap. Ha egy napja tele van értekezletekkel, akkor a „Sürgõ” más jelentést kap. Legyen rugalmas; valójában fontos, hogy rugalmas legyen.
Számos termelékenységi szakértő valóban szeretne időkorlátot meghatározni az Eisenhower Mátrix „sürgős” oszlopához, ám ez egyszerűen nem életképes, tekintettel arra, hogy az élet és a munka időbeli igényei folyamatosan változnak.
Nincs mágikus képlet vagy meghatározott határidő a „Sürgős” meghatározására. Tudni fogja, amikor meglátja. Nem nehéz szót megérteni, ezért ne mutass rá.
Tartsd egyszerűen, ne legyenek „kvadráns szabályai”
Kísértés lesz arra, hogy társítson egy tevékenységet a negyedéhez. Például, A Tutum Bryan Lee a rendszert használja és specifikus műveletet tett minden negyedév számára, például: „Döntse el, mikor kell megtenni” a „Fontos, de nem sürgős” esetén, és „Delegálja” a „Sürgős, de nem fontos” esetén.
Ellenállni. Ennek két problémája van.
Először: ezek a „műveleti szabályok” elferdítik az e-mailek címkézését. Ha tudja, hogy most egy e-mailen kell eljárnia, de nincs idő erre, akkor az agyad becsapja téged, hogy tévesen osztályozza.
Másodszor, a negyed nem mindig ugyanaz a művelet. A feladat delegálása nem mindig lesz opció. A „nem sürgős és nem is fontos” nem jelenti azt, hogy törölnie kell, később még mindig szüksége lehet erre az e-mailre.
Ehelyett bízz az Eisenhower mátrixában, és bízz a saját képességében, hogy dolgokat tegyen. A túl bonyolult, túl specifikus termelékenységi rendszer az, amellyel dömpingelt a három sztrájk termelékenységi szabályt A 3-Strike rendszer: Hogyan tegye prioritássá a teendők listájátNem kapja át a teendők listáját? Lehet, hogy a probléma nem a termelékenység, hanem a prioritások. Tanuljuk meg, hogyan kell rangsorolni a teendők listáját, és hogyan készíthetjük el a dolgokat. Olvass tovább . Ezeknek a kvadránsoknak a neve valóban jó képet ad arról, hogy mi az e-mail, és ennek megfelelően megteheti a helyes döntést.
Egy aranyszabály: Nincs szabad továbbcímkézés nélkül
Az ötlet az, hogy könyörtelenül rendezze e-mailjeit Nem tudja elküldeni az e-mailt minden reggel? Próbáld ki inkább ezt a szertartástA nap kezdetétől az e-mail út rendszeresen le van téve - bár többségünk megteszi. Valóban olyan rossz az e-mailek ellenőrzése az ébredés után? Olvass tovább , és magában foglal egy önfegyelem cselekedetét - akkor nem léphet át a következő e-mailbe anélkül, hogy megcímkézné az éppen olvasott levelet.
Ez kritikus. Minden alkalommal, amikor megnyit egy e-mailt, feltétlenül rendeznie kell azt. Ne engedje meg magának, hogy ellenőrizze a következő levelet, ha még nem osztályozta ezt a négyzetet.
Ahogy már korábban megvitattuk, nem a válogatás vagy a rossz rendezés az az oka, hogy a termelékenységi alkalmazás nem működik 5 ok, amiért a to-do alkalmazás kevésbé eredményesÖn feladja a tennivalók listáját? A problémája nem az ön törekvése vagy a használt feladattervező alkalmazás. A probléma az, hogy általában használja a teendők listáját. Olvass tovább . Meg kell javítania a rendezési lépést, és minden más a helyére kerül.
Hogyan lehet megtámadni az e-maileket
Íme a szépség: Miután rendezte a beérkező levelek mappáját, valójában nem kell sok tanácsokat megadnia arról, hogy mikor és hogyan kell címeznie az e-mail címét. A sürgõs és fontos dolgokhoz akkor foglalkozik vele, amikor szabadideje van.
Minden mást, mint az ActiveInbox Andy Mitchell elmondta a MakeUseOf-nak Hogyan lehet kezelni a Beérkező levelek túlterhelését és az e-mailek feladatlistáit?Az e-mail nem csak a kommunikáció, hanem a teendők listáját is nagymértékben diktálja. Beszéljünk a legjobb tippekről a beérkező levelek és a termelékenység összekapcsolására Andy Mitchell-rel - az ActiveInbox alapítójával. Olvass tovább ,
Válasszon alacsony fogyasztású pontokat a napjában (például az álmos fél órát az ebéd után), és dobja be a postafiókba, hogy nagyítson rajta.
Ha ez már prioritást élvez, könnyű elkészíteni a dolgokat anélkül, hogy elhagyná a kötelező elemet.
Minden nap végén járjon el az összes rendezett e-mailben, még akkor is, ha okostelefon-alkalmazásából származik. Bízz bennem, ha az már prioritást élvez, az ellenkező idő alatt felével átjut.
Ez könnyű vagy nehéz?
Személy szerint úgy vélem, hogy az Eisenhower Matrix e-mailek rendezésére szolgáló módszer a legkönnyebb. Valójában sokkal kezelhetőbbé tette a beérkező levelek mappát, és ennél fogva semmit nem hagytam ki.
Gondolod, hogy ezt a rendszert könnyű megvalósítani, vagy nehéznek találja? Mondja el, miért!
Kép kreditek: Hé Paul Studios / Flickr
Mihkar Patkar a technológiáról és a termelékenységről ír, amikor nem sokat figyel az újrajátszásokra.
