6 módszer, hogy elfoglalt emberek válaszolhassanak e-mailjeire

Hirdetés

Amikor sétálsz valaki mellett az utcán, és azt mondod, Szia, hogyan érzi magát, ha nem mondják, hogy szia hát? Elképesztő, hogy az elismerés hiánya milyen kicsit képes érezni egy embert, de elképesztő, hogy mennyit tehetsz is a válasz ösztönzésére. Ugyanez igaz az e-mailekre.

Képzelje el most a fordított forgatókönyvet. Áthaladsz valakit az utcán, és röviden rápillantanak, mondják szia, majd gyorsan elfordulnak. Mennyire valószínű, hogy azt mondod, szia vissza? Képzelje el egy embert, aki egyenesen a szemébe néz, szélesen mosolyog, és azt mondja: hi - még a nevét is használva! Az esélyek sokkal jobbak, ha inspirál, hogy válaszoljon természetben.

Ugyanez igaz az e-mailekre is. Az arckifejezések vagy a hanghang helyett, egészen más szabályok léteznek, ha az e-mailek küldése arra ösztönzi vagy elriasztja az embereket, hogy elérjék a „válasz” gombot és válaszoljanak te. Ebben a bejegyzésben néhány trükköt fogok megosztani veled, amelyeket az évek során megtanultam - tippeket, amelyek jelentősen növelik a sikert az e-mailes válaszok megszerzésével, még nagyon elfoglalt emberektől is.

Miért van szüksége válaszra?

Amikor néhány évvel ezelőtt változtattam munkahelyen, egy olyan vállalkozásban kezdtem dolgozni, ahol az emberek sokkal elfoglaltak voltak, mint az utolsó munkahelyemnél. Az embereknek alig volt idejük befejezni a projektmunkát, így az e-mailekre való válaszadás vált a prioritások meghatározásának feladata 5 Gmail-szűrő a beérkező levelek fontossági sorrendjéhez és rendezéséhezMilyen szűrőknek kell lennie minden egyes embernek az arzenáljában, hogy beérkező levelei ugyanolyan rendben vannak, mint az enyém? Azért vagyok itt, hogy segítsen az első öt szűrő beállításában, vagy ... Olvass tovább . Hamarosan megtudtam, hogy ha nem követek egy bizonyos formátumot és megközelítést, amikor emaileket küldök, akkor sok napig nem kapok választ, ha egyáltalán.

Az első dolog, amelyet e-mailen kell tennie, ha valaki - főleg rendkívül elfoglalt - e-mailt készít, ha gyorsan felírja a saját e-mailek indoklását. Ha el vannak foglalva, és az e-mail nem elég magas prioritású kérdés, akkor valószínűleg eltűnik valahol a tennivalók listáján, csak akkor kell kezelni, ha több idő van a kérdésre összpontosítani (ha van minden). Az elfoglalt embereknek nehezen tudják kezelni az e-maileket. Minél elégedettebbek, annál kevésbé valószínű, hogy választ fog kapni, ha nem a megfelelő kártyát játssza le.

Ha elégségesen meg tudja magyarázni a probléma fontosságát ahhoz, hogy e-mailt indokoljon, akkor mindenképpen kezdjük el.

Tegyen fel kérdést - lehetőleg róluk

2012-ben a Harvard Egyetemi kutatók csinos munkát végeztek alapos tanulmány ami még az agyszkennelést is magában foglalta, és megállapította, hogy az emberek valójában „biokémiai zümmögést” kapnak, ha magukról beszélnek. Minél erősebb egy ember - minél sok rendkívül elfoglalt ember - annál inkább élvezik magukról való beszélgetést. Végül is csak van olyan sok mondani, igaz?

Ez azt jelenti, hogy ha az e-mailben egy személyes kérdés sárgarépáját lógja ki, alapvetően ezt kísérti személyes magasságú személy - lehetőség egy kis „zümmögésre” azzal, hogy megosztanak valamit magukról te. És néhány ember nagyon, nagyon szereti a lehetőséget, hogy szappanos dobozt kapjanak. Tehát add nekik.

Csak megkérdezheti, hogy megy egy projekt, amelyen dolgoznak. Ha nagyon közel állsz hozzájuk, és elég gyakran beszélsz a családról, akkor kérdezd meg, hogy csinál a család. Ha van egy nagy játék, amelyről mindenki beszél - kérdezd meg tőlük, mit gondolnak. Adj nekik lehetőséget arra, hogy válaszoljanak rád, és „pihenjenek” attól, hogy annyira gondolkodjanak a munkáról. Követheti a kérdését azzal a munkával kapcsolatos kérdéssel, amelyet először fel akart tenni, ám egy vélemény iránti kérés kiváltja azt az igényt, amely magasan szüksége van egy-egy-egy-egy-beszélgetésre.

Extra bónusz: Használj valamit, ami mindkettőben közönséges. Gyerekek. A baseball szerelme. Bármi is legyen - előbb létre kell hoznia ezt a személyes kapcsolatot. A személy kevésbé valószínű, hogy később gyorsan elküldi az e-mailt.

Válasszon egy sürgős tárgy sort

Az elfoglalt emberek természetesen elkezdik az e-mailek prioritását, és néha még az e-maileket sem fognak kinyitni. Gyorsan megpillantják a tárgy sort. Tehát, ha ezekre az emberekre gyors választ szeretne, elképzelheti, milyen fontos a téma. Ha tippekre van szüksége ehhez, nagyon ajánlom Aaron tanácsát tegye ki a tárgy vonalát Hogyan lehet e-mail üzenetét kiemelni egy zsúfolt mappábanKüldött már e-mailt, amelyről fontosnak tartotta, hogy csak sok nappal később válaszoljon, vagy ami még rosszabb, ha elfelejtette? Nyilvánvaló, hogy ez néha a kezedben van, de vannak dolgok, amelyeket megtehetsz ... Olvass tovább egy zsúfolt postafiókban.

A lényeg a következő: Ha azonnal válaszra van szüksége, akkor miért nem az előzi meg a „FONTOS:” vagy „Sürgősen” előzménye? Ennek nincs semmi baja, és valóban hasznos az elfoglalt emberek számára, akik ilyen tárgysorokat használnak annak vizuális mutatójaként, hogy mi támadjon először az e-mail postafiókban. Csak ne csináld ezt ostoba, lényegtelen ügyek miatt, vagy pedig „fiú leszel, aki sírt a farkasnak”, és e-maileidet végül teljesen figyelmen kívül hagyják!

Tartsa rövid és édes

Ez a cikknek az a része, ahol képmutatásom lesz. A srác, aki 2000 szót írt, azt fogja mondani az USA-nak, hogy rövid és édes maradjon? Aha. Pontosan ezt fogom tenni. Itt e-maileket beszélünk, és itt van az a lecke, amelyet Wordy úr itt tanult az első évében az új munkahelyén: PILE. Ez egy rövidítés, amelyet most vettem fel. Ez azt jelenti, hogy az emberek figyelmen kívül hagyják a hosszú e-maileket.

Körülbelül hat hónap után az emberek figyelmen kívül hagyták a hosszú, bonyolult e-maileimet, kipróbáltam valami újat. Nagyon, nagyon rövid e-maileket kezdtem el írni, amelyek csak a lényegre vonatkoztak. Nem adtam meg további részleteket, de az e-mailek végén felkínáltam további információkat, ha akarják.

Elkezdett levágni az e-maileimet. Amikor azt hittem, hogy elég rövidek, átmentem és még vágtam. Fel kell kérdeznie magától, hogy ez a sor csak felesleges? Információt oszt meg azzal a céllal, hogy megtudja, mennyit tud az emberek - vagy nem igazán számít a kérdésnek? Vágd le a szavakat. Gyorsan juthat a ponthoz. Amikor elkezdtem ezt csinálni, észrevettem a reagálási arány gyors növekedését. Ha az e-mailt egyetlen sorra tudja lecserélni - az esély nagyon jó, azonnali választ fog kapni.

Megvesztegetni őket

Ha itt őszinték leszünk, akkor el kell ismernünk, hogy természetüknél fogva az emberek önkiszolgáló csoport. Amikor az emberek látják, hogy lehet benne valami, számukra kényszerülnek cselekedni. Ezt kihasználhatja egy e-mailben, ha bezárja az e-mailjét valami hasonlóval: “Szóval, térjen vissza hozzám olyan időben, amikor egy csésze kávéval beszélhet róla - rám!”

Ingyenes csésze kávé csak a válasz gomb megnyomására? Ez jó ösztönző. És ha a kérdés még ennél is fontosabb - mondjuk, próbálsz valamit eladni, vagy új ügyfelet szerezni - menj, és tegyen ajánlatot ebéd vásárlására. Ez a kis beruházás megéri. Az emberek szeretik az ingyenes ebédet.

Vegyen be egy második felet

Ha néhányszor e-mailt küldött valakinek, kipróbálta az összes fent felsorolt ​​taktikát, és továbbra sem kap válaszokat, akkor ideje kihúzni a nagy fegyvereket. Ezt az utolsó két taktikát általában azoknak az embereknek tartom, akik krónikusan figyelmen kívül hagyják az e-maileket. Az első „nagy fegyver” megközelítés valaki bevonása, aki kapcsolatban állhat a helyzettel. Lehet, hogy a főnöke vagy egy további személy, akivel együtt dolgozik a felfüggesztett projekten, mert az a személy nem válaszol az Ön e-mailjére.

Ez nem valami, amit az első, a második vagy akár a harmadik e-mailen szeretne csinálni. Ha azonban nyilvánvalóan figyelmen kívül hagynak, írj még egy udvarias e-mailt, és csak másolatot küldj egy érintett személynek. Ha magasabb szintű valaki, például a főnöke, és a másik személy tudja, hogy tekintélyes helyzetben van, akkor gyorsan reagálni fog. Azon krónikus figyelmen kívül hagyók közül, akikkel az évek során foglalkoztam, ez a „cc” megközelítés az idő 99% -át kelt. Van valami arról, hogy van egy közönsége, amely átalakítja a párbeszédet és hirtelen magasabb prioritássá teszi.

Következetesen emlékeztetőket bocsát ki

Ha valaha is látta a Shawshank Megváltás filmet, vagy elolvasta Stephen King írott regényét, akkor emlékeztethet az a rész, ahol Andy Dufresne hetente egy levelet küld az Állami Szenátusnak, és pénzt kér a börtönért könyvtár. Néhányszáz dollár és adományozott könyvek után Andy hetente két levelet küld, és még több pénzt kér.

A lényeg az, hogy a kitartás működik. Hívja ide bosszantó, súlyosbító vagy bosszantó - de ha igazán van, igazán kell válaszolnia valami fontosra, ha következetesen udvariasan megkérdezi a személyt, hogy megkapta-e az utolsó e-mail címét, akkor a kettő közül az egyik válik-e hatások. Ez arra kéri az embert, hogy átugorja a postafiókját, és keresse meg az e-mailt, amelyről beszél, vagy ráébreszti őket, hogy az egyetlen módja az elmenekülésnek az, hogy válaszoljon az e-mailre. Ez egyértelműen utolsó megoldás, de működőképes is.

Milyen technikákat használ az e-mailek gyorsabb megválaszolása érdekében? Mi működik neked? Ossza meg saját tippeit és tanácsait az alábbi megjegyzés szakaszban!

Kép jóváírás: Túlterheltek üzletember (Shutterstock), Beszéd (Shutterstock), Fontos jel (Shutterstock), Pontról pontra (Shutterstock), Pontról pontra (Shutterstock).