A prioritások prioritása az Eisenhower mátrix termelékenységi rendszerrel

Hirdetés

A teendők listáján szereplő alkalmazások mind manapság dühösek. A tudomány ezt bizonyította a listák valóban ösztönzik a termelékenységet, és tovább növelheti a termelékenységet olyan trükkökkel, mint a a teendők listájának nyilvánossá tétele. Vannak, akik még használják e-mail postafiókok teendők listájaként.

De mi van, ha mindezt kipróbálta, és egyik sem működik?

Szerencsét neked, alternatív termelékenységi módszerek 5 új termelékenységi technika, amelyet valószínűleg még nem hallottálHa továbbra is keresi a termelékenység növelésének legjobb módját, próbálja ki a Pomodoro és a GTD jobb alternatíváinak egyikét. Ne felejtse el abbahagyni a keresést, miután talált egy "elég jó" megoldást. Olvass tovább létezik. És ha úgy találja, hogy a rendszeres teendők listája túl zavaró vagy túl nagy, akkor azt javasoljuk, hogy próbáljon ki egy régi, de hatékony módszert, az úgynevezett Eisenhower mátrix.

Mi az Eisenhower mátrix?

Az Eisenhower mátrix egy 2 × 2 méretű dobozrács. A felső sor a „Fontos” feladatokra, az alsó pedig a „Nem fontos” feladatokra vonatkozik. Ugyanabban az időben, a bal oszlop a „Sürgős” feladatokhoz, a jobb oldali sor a „Nem sürgõs” feladatokhoz tartozik. Így néz ki ez mint:

A legtöbb ember számára a Fontos és a Sürgős kifejezések szinonimák, tehát tegyünk egy pillanatra, hogy meghatározzuk a különbséget köztük:

• Fontos - Olyan feladatok, amelyek hozzájárulnak hosszú távú céljainak és értékeinek eléréséhez, legyen szó akár személyes, akár szakmai stb. A fontosság az egész fontosság. Az egyik módszer annak eldöntésére, hogy egy feladat fontos-e, akkor kérdezze meg magadtól: “Tudok-e továbbra is elérni a céljaimat és hűek maradni az értékeimhez, ha kihagyom ezt a feladatot?”
• Sürgős - A nap végéig elvégzendő feladatok. Ha az ütemtervnek több mozgástér áll rendelkezésre, akkor a hét végére tehet inkább választást. Mindkét esetben a sürgősségről van szó idő. Az egyik módja annak eldöntésére, hogy egy feladat sürgős-e, kérdezze meg önmagadtól: “Mikor van ennek a feladatnak a határideje?”

Mielőtt eldöntené, hogy egy feladat fontos-e vagy sem, meg kell ismernie saját céljait és értékeit. Sokak számára a karrier előrehaladás hosszú távú cél, ezért az ehhez közvetlenül kapcsolódó feladatok fontosak. Vagy ha a családot értékeli legjobban, akkor fontos lehet az időben történő hazaértés.

De hogyan lehet egy feladat sürgős, de nem fontos? Ne feledje, hogy sürgősség van csak épp ideje. Gondolj a határidőre. Tegyük fel, hogy ma a Nemzetközi Kávénap, és a helyi kávézó ingyenes kávékat kínál. Ha nem használja ki ezt manapság, akkor a lehetőség elveszik - de az ingyenes kávé nincs releváns hosszú távú céljaid vagy értékei szempontjából. Sürgős, de nem fontos.

Ezeknek a meghatározásoknak köszönhetően könnyebb leírni a négy mezőbe tartozó feladatok típusát. Még a következőképpen gondolhatunk a mátrixra:

Miért érdemes használni az Eisenhower mátrixot?

Az Eisenhower mátrix egyszerűen egy módja annak rangsorolja a feladatokat.

A teendők listája kiválóan nyomon követhető mit meg kell tennie, de nem mindig könnyű meghatározni melyik a feladatok nagyobb prioritást élveznek. Személy szerint soha nem használtam a „Prioritás” funkciót egyetlen teendők listáján sem, mert mindig úgy vélem, hogy mindent „Magas prioritással” jelölök meg - és amikor minden prioritást élvez, akkor semmi sem.

Ezenkívül, ha egy tennivalók listáját nézi és 30 felhalmozott feladatot lát, hogyan dönthet úgy, hogy melyik feladatot kell kezelnie? „Kezdje a legegyszerűbbel” - mondják egyesek. „Nem, kezdje a legnehezebbnel” - mondják mások. De mi könnyű és mi nehéz? Soha nem fekete-fehér. Gyakran 10, 15 vagy akár 30 percet pazaroltam, csak hogy megpróbáljam kiválasztani a feladatomat!

Ezért ragyog az Eisenhower mátrix. Az egyetlen tennivalók listájától eltérően a mátrix önálló prioritást élvez. Azt mondja neked melyik a következő feladat. Csökkenti a kognitív terhelést, mivel csak a Most és a későbbi dobozok számítanak. És ha valaha is időt kerestek, ez segít látni, mely feladatokat hagyhatja ki.

Ezen felül a mátrixnak két további apró előnye is van. Először is arra kényszeríti Önt, hogy legyen körültekintőbb minden feladatnál. Ahelyett, hogy mindent egy nagy rendetlen teendő-halomba dobna, akkor aktívan eldönti, hogy érdemes-e a feladatok időben felkészülni az időre, szorosan tartva a tényleges tennivalók listáját. Másodszor, folyamatosan emlékezteti a céljait és értékeit.

Az egyetlen probléma az, hogy az Eisenhower mátrix eleinte kissé trükkös lehet. Különösen az új felhasználók hajlamosak felbukkanni a Delegált és a Triviális mezők segítségével. Ott jelentése tanulási görbe, tehát olvassa át a mátrix felállításának, a feladatok szervezésének és az egyik napnak a gyakorlati példáját.

Hogyan kell használni az Eisenhower mátrixot

Annak ellenére, hogy az Eisenhower Mátrix fogalmilag négy négyzetből álló négyzet, gyakorlatilag négy különálló teendőlistaként közelítheti meg: a Most listát, a küldöttek listáját, a későbbi listát és a triviális listát. A két sürgős lista megelőzi a nem sürgős listákat.

Úgy gondolom, hogy Trello fantasztikus ehhez. Készítsen táblát az élet minden területén (pl. Személyes, szakmai, egyházi, hobbi), és állítsa be ezt a négy listát az egyes táblákon. Vagy ha még nincs sok dolgod, akkor egy táblát használhat az összes feladathoz. Tőled függ. Nem tetszik Trello? Fontolgat ezek az alternatív Kanban eszközök Viszlát, Trello! 5 alternatív ingyenes Kanban Board eszközA Trello egy hihetetlen alkalmazás a projekt menedzsmentjéhez és a feladatok megszervezéséhez. Vannak más olyan kanbanalkalmazások, amelyek ideálisak lehetnek a feladataihoz. Beszéljünk a legjobb Trello alternatívákról. Olvass tovább .

Miután a listák elkészültek, megkezdheti a feladatok hozzáadását:

Tegyük fel, hogy egy hagyományos irodai dolgozó vagy, aki azt akarja használni az Eisenhower Mátrixot, hogy termelékenyebbé váljon a munkahelyén. Ez lesz a forgatókönyv, amely a példa többi részét vezérli, ám ezeknek a fogalmaknak egyébként könnyen alkalmazhatónak kell lenniük.

Mi van a mai tányéron? Az első dolog, ami eszébe jut: e-mail. Hozzunk létre egy feladatot eléri a beérkező levelek nulláját, amely sürgős (az e-maileket naponta ki kell üríteni) és fontos (itt a munkával kapcsolatos e-maileket beszéljük):

Ma véletlenül a Pretzel napja van az irodában, és egy ingyenes perecet vágyakozik a munkákkal. Lehet, hogy sürgős, de nem fontos:

A főnöke emlékezteti Önt, hogy a csapat legutóbbi projektjének dokumentációs jelentése 16.00-ig esedékes, ami sürgős és fontos is:

Arra is emlékezteti, hogy a csapat költségvetésének iránti kérelme a következő projektre esedékes nap végére, pénteken. Ez fontos, de nem sürgős:

Az irodavezető hozzád jön, és azt mondja, hogy a papír- és a tintakészletek kifogytak. A lehető leghamarabb megrendelést kell tennie - de ennek nincs sok köze a karrier céljainak vagy értékeinek:

Nyár elején van (ebben a forgatókönyvben), és az iroda túl ködös a nedves évszak során. Mindenki termelékenysége gyorsan növekszik egy jó szárítóval, az összesről nem is beszélve a páratartalom csökkentésének egyéb előnyei 4 Az otthoni hőmérséklet és páratartalom ellenőrzésének egészségügyi előnyeiTudta, hogy az intelligens otthoni termékek használatának vannak egészségügyi előnyei? Úgy van. Egy vagy két intelligens vásárlás drasztikusan javíthatja otthoni életminőségét. Olvass tovább .

Felvesz egy megjegyzést, hogy felveszi ezt, de ez nem sürgős és nem is fontos:

Egyre és tovább megy. A találkozók felbukkannak, a tervezést el kell végezni, emlékszel a dolgokra, amelyeket meg akar tenni, stb. Végül a mátrix (azaz a listák) kitöltődik, és a legjobb az egészben, hogy kevésbé megfélemlítő, mint egy feladat fő mesterlista:

Ha szabadon áll egy másik feladat elvégzéséhez, egyszerűen indítsa el balról, és mozogjon jobbra. Mielőtt a nem sürgős listákkal foglalkozik, mindent meg kell tennie a Most és a Küldött listában.

Ha te tud delegált, kezelje először a Delegált listát, és töltsön le annyi feladatot, amennyit csak tudsz. Ezután menjen át a Most listán. Miután átjutott a Most listán, fontolja meg napja sikerét. Most már indulhat a későbbi listán, vagy a nap elején vége lehet.

Ha te nem tud megbízott, kezdje a Most listával. Ha átjutott a Most listán, és több ideje van, akkor választhat: kezelje a Delegált listát Most listában, vegyen fel a kezdőlapot a későbbi listában, vagy fejezze be a napot korábban. A gyakorlatban valószínűleg felváltva akarja a Delegált és a későbbi feladatokat.

A nap végén menjen át a küldöttek listáján, és dobjon el minden olyan feladatot, amelynek határideje lejárt. Tartsd meg azokat, amelyeket még megtehetsz. Mentsd el őket holnapra.

A következő nap elején lépjen át a későbbi listán, és döntse el, hogy melyik feladatok sürgõsek. Vigye őket a Most listára. Ugyanezt tegye a Triviális listán, kivéve ezeket a feladatokat a Delegált listába. Adjon hozzá minden olyan új feladatot, amely a nap folyamán felbukkan. Öblítsük meg és ismételjük meg.

Ha a tennivalók listája nem működik az Ön számára

Vegye figyelembe, hogy az Eisenhower Mátrixot bármikor módosíthatja. Például, ahelyett, hogy az egész nap irányításához használja, megteheti rendezze az e-mailjét a saját mátrixával Itt van a legmeghatározóbb e-mail rendezési megoldás, amelyre valaha is szüksége leszEgy egyszerű válogatási megoldás biztosítja, hogy mindig az Ön e-mail üzenetein legyen a tetején. Csak négy címkére vagy mappára van szüksége a beérkező levelek kezeléséhez és az e-mail terhelésének csökkentéséhez. Olvass tovább . A sürgõsség / fontosság egész koncepciója hasznosnak bizonyulhat a munkán és az e-mailen kívüli esetekben is.

Sok ember talált nagy sikert az Eisenhower Mátrix segítségével. De ha elérte ezt a pontot, és nem gondolja, hogy ez segít, akkor az rendben van. Folyamatosan keresse meg az Ön számára megfelelő módszert. Amikor minden meg van mondva és kész, az egyetlen termelékenységi technika számít A legjobb termelékenységi eszköz az, amelyet valójában használA termelékenységet üldöző világban minden új és fényes hatékonysági alkalmazás valami újat ígér. De elveszítünk valamit, amikor a termelékenységi alkalmazásokat túl gyakran változtatjuk meg? Olvass tovább amit tényleg használsz.

Hasznosnak találja az Eisenhower mátrixot? Ha nem, milyen termelékenységi technikát alkalmaz a szervezett és előre tartott munka érdekében? Oszd meg velünk az alábbi megjegyzésekben!

Kép jóváírása: Amy Bull a Shutterstock.com webhelyen keresztül