A GTD első lépése az, hogy az összes "cuccot" kiszedje a fejéből. Ennek egyik módja az, hogy mindent 3x5 kártyára ír, és a 3x5 kártyák legjobb digitális megfelelője a Kanban technika.
Menjünk végig a GTD lépésein, és nézzük meg, mennyire jól kötődnek Kanbanhoz.
Gyűjtsd össze gondolataidat
Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, akkor valószínűleg 100 különböző feladat, projekt, ötlet és egyéb dolog (ahogy a GTD nevezi) zörög a fejedben. Kezdjük azzal, hogy létrehozunk egy beérkező leveleket, hogy mindezt kitöltsük.
Használni fogjuk Trello mert ez a legnépszerűbb Kanban eszköz, és nagyvonalú ingyenes szintet kínál. Ráadásul a Trello remek billentyűparancsokkal és jól szervezett felhasználói felülettel rendelkezik. Ez teszi az egyik leggyorsabban és legegyszerűbben használható munkához.
Az ötletbörze során elengedhetetlen, hogy sok további lépés nélkül kibocsássa a gondolatait. De még mindig szívesen kipróbálná a Trello alternatívája ha szeretnéd.
Tetszik a Trello ötlete, de nem maga Trello? Ezek az alternatív Kanban-alkalmazások integrálhatók a naptárakba, az e-mailbe, a Slackbe és egyebekbe.
Először hozzon létre egy új táblát, és hívja "GTD" -nek.
Ezután hozzáadunk egy Beérkező levelek listát az összes cuccunk kirakásához.
Most szánjon néhány percet, és hozzon létre egy kártyát minden gondolatához és ötletéhez, amely a fejében van. Először kattintson a gombra Adj hozzá egy kártyát gomb. Ezután írja be az első feladatot vagy ötletet, bármi is legyen, és eltalálja Belép.
Ismételje meg ezt a folyamatot, amíg másra nem gondol.
Listák beállítása a GTD rendszerhez
A következő lépés annak meghatározása, hogy a beérkezett üzeneteink mindegyike használható-e. Vagyis tehet valamit ez ellen vagy sem?
Először hozzunk létre két listát a cselekvésre alkalmas elemek számára. Ha valami működőképes, akkor el kell döntenie, hogy ez kevesebb, mint két percet vesz igénybe. Ha igen, akkor mielőbb dolgozzon rajta.
Ha nem, akkor egy másik lépésben tovább kell bontania. Ehhez a két lista szükséges: "Projektek" és "Ma tennivalók".
Kattintson a gombra Adjon hozzá egy másik listát, majd hozza létre a két listát ugyanúgy, mint a kártyák hozzáadásával a beérkező levelek mappába.
Ha egy elem nem működtethető, akkor több különböző helyre is eljuthat. Először kérdezze meg: "Ez fontos?" Ha ez nem valami, amiért rajongsz, törölheted és el is felejtheted.
Ezután kérdezd meg, hogy ezt szeretnéd-e valamikor megismerni, de még nem egészen. Talán ez egy távoli álom. Vagy lehet valami, ami csak a jövőben lesz lehetséges. Az ilyen helyzetekhez hozzon létre egy listát "Valamikor / Talán" néven.
Ha az elem fontos, de információs, nem pedig cselekvőképes, akkor a "Referencia" listában kell szerepelnie. Kanban jobban alkalmazható kereshető tárgyakhoz. Tehát a referencialistának ideiglenes állomásnak kell lennie az információ számára, amíg jobb helyre nem kerül, például a könnyű jegyzetelés webalkalmazás.
Hozzáadandó listák, ha csapattal dolgozik
Miután megállapította, hogy egy kártya működőképes, előfordulhat, hogy továbbra sem lesz képes intézkedni rajta. Ennek oka lehet, hogy mielőtt elindulna, arra vár, hogy valaki befejezzen valami mást. Vagy esetleg másnak kellene dolgoznia ezen a projekten.
Az első esethez hozzon létre egy "Halasztott" listát. Beállíthat egy határidőt, hogy emlékeztetőt kapjon arról, hogy mikor kell végrehajtani a blokkoló projektet. Nyissa meg a kártyát, kattintson rá, és válassza ki Határidő a naptár eléréséhez.
A második esetben hozzon létre egy listát "Delegált" néven. Miután áthelyezett egy kártyát a listára, további tagokat is felvehet a kártyába. Valaki biztos meghívta a tagokat, hogy hozzáférjenek a testülethez.
Nyissa meg a kártyát, és válassza a lehetőséget Tagok. Ezután keresse meg azt a tagot, akivel meg akarja osztani a felelősségét.
Először válogasson, majd gondoljon a projektjeire
Itt az ideje, hogy valóban átmenjen a postaládájába, és az elemeket a megfelelő listákba húzza. Kezdje a lista tetejétől, és haladjon lefelé. Minden elemnél vegye figyelembe a létrehozott kategóriákat és hová tartozik.
Az összes elem rendezése után elemeznie kell a projektjeit. Nézze meg mindegyiket, és gondoljon át a bonyolultságra. Ha egyszerű projekt, akkor hozzáadhat egy ellenőrzőlistát a kártyához. Kattintson rá a kártya megnyitásához. Ezután kattintson a gombra Ellenőrzőlista és kezdje el hozzáadni az elemeit, ugyanúgy, mint a kártyákat.
Nagyobb projektek esetén létrehozhat egy új táblát a projekt kezeléséhez. Ezután áthelyezheti a kártyát az új táblára. Ehhez vigye az egérmutatót az áthelyezni kívánt kártya fölé, és kattintson a ceruza ikonra. Ezután kattintson a gombra Mozog, és a legördülő menüből válassza ki az áthelyezni kívánt táblát.
A nagy projektek másik lehetősége az ellenőrzőlista elkészítését is magában foglalja. Ez egy jó út, ha van elképzelése arról, hogy mit szeretne kezdeni a projektjével, de nem áll készen arra, hogy sok munkát végezzen rajta.
Körülbelül egy elemlista hozható létre az ellenőrzőlistában helyőrzőként. Gondoljon csak úgy, mint ötleteket a postaládájára, csak ezek a lehetséges alprojektek. Ezután, ha készen áll, áthelyezheti kártyáját egy másik táblára. És az ellenőrzőlista minden elemét új kártyává alakíthatja.
Tartsa a rendszert tovább
A GTD használatának megkezdése egyszerű; megteheti egy-két órán belül. De fenn kell tartania a rendszert, különben kudarcot vall. Hetente egyszer vagy kétszer jelentkezzen be a GTD Trello táblájával. Dobja be új gondolatait a postaládába, és értékelje át az egyes listák elemeit. Kitalálni, hogy még mindig a megfelelő helyen vannak-e vagy sem.
Amikor befejezi a projekteket, két lehetősége van. Törölheti a kártyát, ha már nincs szüksége rá. Vagy ha nyilvántartást szeretne a korábbi projektjeiről, létrehozhat egy "Kész" listát, és áthelyezheti a kész projekteket.
Ez a rendszer segíthet a hét megtervezésében is. Hozzáadhat egy másik "To-do Next" nevű listát. Ez a lista azokra a projektekre vonatkozik, amelyeken a következő néhány napban vagy a következő héten dolgozik. Ha vasárnap este vagy hétfőn reggel megnézi a Trello deszkáját, akkor megtervezheti a hét munkáját.
Tedd magadévá ezt a rendszert. Nem kell betartani a GTD-t, ha az nem működik neked. Bátran keverje össze, és próbáljon ki különböző módszereket. A legfontosabb, hogy tartsd be magad! Ha kell, állítson be naptáremlékeztetőt, mivel a rendszer csak akkor működik tovább, ha Ön folyamatosan dolgozik.
Így használhatja a Kanban japán projektmenedzsment technikáját a munkafolyamat optimalizálására egy csoportban vagy egyénileg.
- Termelékenység
- Együttműködési eszközök
- GTD
- Feladatkezelés
- Trello
- Termelékenységi tippek
Lee teljes munkaidős nomád és polihisztor, sok szenvedéllyel és érdeklődéssel. E szenvedélyek egy része a termelékenység, a személyes fejlődés és az írás körül forog.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz, amely műszaki tippeket, véleményeket, ingyenes e-könyveket és exkluzív ajánlatokat tartalmaz!
Még egy lépés…!
Kérjük, erősítse meg e-mail címét az imént elküldött e-mailben.
