Az ütemezések és a feladatok ütemezése a Calendly használatával

Az értekezletek ütemezése nehézkes folyamat lehet. Lehet, hogy túl sok időt és energiát kell fordítania az oda-vissza kommunikációra, hogy megtalálja a megfelelő találkozási időt.

Szerencsére egy intuitív digitális eszköz helyettesíti ezt a nem hatékony ütemezési folyamatot egy egyszerű, időérzékeny módszerrel. Ezt az eszközt nevezzük Calendly.

Ebben a cikkben végigvezetjük a Calendly-n, hogyan működik és hogyan lehet a lehető legtöbbet kihozni belőle.

Hogyan működik Calendly?

Ha ismeri az értekezlet ütemezését a Microsoft Outlook alkalmazásban, a Calendly ugyanúgy működik. Az Outlook mellett a Calendly a Google Naptárral és az Apple iCloud Naptárral is működik.

A személyes és a munkahelyi naptár szinkronizálásakor eseménytípusokat hozhat létre. Például lehet egy „15 perces értekezlet” és egy „30 perces értekezlet” típus.

Innen küldhet foglalási linket ügyfeleknek, munkatársaknak vagy barátoknak. Ezek az emberek kiválaszthatják a korábban létrehozott eseménytípusok egyikét, majd kiválaszthatnak egy időpontot veled. Ne aggódjon - nem férhetnek hozzá a naptárában szereplő eseményekhez.

Ez egy gyors áttekintés a Calendly működéséről. Most térjünk rá a részletekre.

Naptárak hozzáadása a Calendly-hoz

Az eseménytípusok beállítása előtt ellenőrizze, hogy a naptárai szinkronban vannak-e.

Miután létrehozta a profilját, kattintson a gombra Számla a profilképed mellett a Calendly webhelyének jobb felső sarkában. A legördülő menüből válassza a lehetőséget Naptár kapcsolatok.

A Naptárkapcsolatok oldalon egyszerűen kattintson a gombra + Naptárfiók hozzáadása és akkor Csatlakozás a hozzáadni kívánt naptár típusa mellett. Sajnos az ingyenes terv csak egy naptár szinkronizálását teszi lehetővé.

Ellenőrizze a konfigurációs részt is. Itt beállíthatja, hogy a Calendly mely naptárakat fogja ellenőrizni az eseményütközések elkerülése érdekében. Továbbá alatt Konfiguráció, kiválaszthatja, hogy mely naptáraiban jelennek meg az új események.

Eseménytípusok létrehozása Calendly-ben

Ez lehetővé teszi, hogy új típusú eseményeket hozzon létre, amelyeket az emberek lefoglalhatnak. A kezdéshez válassza ki az egyiket + Új eseménytípus vagy + Létrehozás>Esemény típus a Calendly honlapján.

A találkozótípusok két lehetőségét láthatja: Egy az egyben és Csoport. Mivel a legtöbben valószínűleg a Calendly-t használják egy-egy találkozóra, ezért itt fogunk részt venni. Válassza a lehetőséget Teremt mellett Egy az egyben.

Ezután meg kell adnia a következő részleteket: név, leírás, szín és az esemény konkrét URL-je.

Az értekezlet helyszínének kiválasztásakor kiválaszthatja a Zoom vagy a Google Meet linket, telefonhívást vagy kérheti az eseményt egy adott helyre.

Annyi helyválasztási lehetőséget adhat hozzá, amennyire szüksége van. Ha telefonhívást választ, kiválaszthatja, hogy Ön vagy a résztvevő kezdeményezi-e a hívást. Miután végrehajtotta ezeket a lépéseket, kattintson a gombra Következő.

Ezen az oldalon be lehet ütemezni az elvárásoknak való megfelelést, például azt, hogy a résztvevők mennyi időre foglalhatnak helyet, a program időtartama találkozó, milyen időpontokban áll rendelkezésre, és bármilyen pufferidőre van szükség az értekezlet előtt vagy után az ingázáshoz vagy a csomagoláshoz a dolgok fel.

Ha meg kell adnia, hogy hány ilyen eseményt lehet lefoglalni egy nap alatt, akkor ezt megteheti a További szabályok a rendelkezésre állási részben.

Végül, miután ismét kiválasztotta a Tovább lehetőséget, ellenőrizze, hogy az esemény értéke-e Tovább, és készen áll a működésre.

Módosíthat további eseménybeállításokat, például azt a kérdést, amelyet a meghívottnak meg kell válaszolnia az értekezlet lefoglalásakor, hogyan értesítik őket, mi fog megjelenni a foglalás megerősítő oldalán, vagy a fizetési jellemzők (csak a Calendly Pro szolgáltatás esetén), mielőtt visszatérne a honlap.

Összefüggő: A Google Naptár Windows Desktop Naptárrá alakításának módjai

Két módszerrel oszthat meg egy Calendly linket. Az első módszer a Calendly URL megosztása, amely a profilkép és a név alatt jelenik meg a kezdőlapon, ahol a résztvevők bármilyen eseménytípust lefoglalhatnak nálad.

Miután rákattintottak a linkedre, az átirányítja a résztvevőket egy hasonló oldalra, mint fent. Az emberek kiválaszthatják, hogy milyen típusú eseményt szeretnének, és a rendelkezésre álló idejüket is.

A második lehetőség az, hogy csak egy eseménytípusra mutató linket osztanak meg a résztvevővel. Ehhez vagy másolja a linket, vagy válassza a lehetőséget Ossza meg egy adott eseménytípusra a Calendly kezdőlapján.

Függetlenül attól, hogy melyik lehetőséget választja, átmásolhatja és beillesztheti a Calendly linkjét egy e-mailbe, szöveges üzenetbe vagy webhelyre (a Ossza meg opció), és ossza meg másokkal, hogy megbeszélhessenek egy találkozót veled.

Hogyan foglaljon eseményeket Calendly-vel

Fentebb néz ki, hogy egy adott eseménytípus hogyan néz ki a résztvevők számára. A szürkés napok elmúltak, vagy amikor nem érhető el.

A személy láthatja az Ön elérhetőségét, ha kiválaszt egy kék színnel kiemelt napot, és kiválaszt egy időpontot. Amint megerősítik az időt, a Calendly arra kéri a személyt, hogy adja meg adatait (név, e-mail cím, hely stb.).

Ezt követően a résztvevők e-mailt kapnak egy naptári meghívóval, és az esemény megjelenik a naptárukban és a tiéden is.

Összefüggő: Eszközök a Microsoft Outlook szinkronizálásához a Google Naptárral

A Calendly segítségével egyszerűen ütemezheti az értekezleteket hatékonyabban. Csak az alapfolyamat megtanulása szükséges.

A Calendly ingyenesen használható, de vannak olyan alternatív előfizetési lehetőségek, amelyek lehetővé teszik a több eseménytípust, több naptárhoz való kapcsolódást, a vendégektől származó fizetések kezelését és még sok mást. Megnézheti Calendy itt áraz.

Kalendálisan használja?

Szóval, talán kíváncsi arra, hogy használja-e a Calendly alkalmazást vagy sem. Nos, ha folyamatosan ütközik ütemezések ütemezésével, akkor mindenképpen. Miután beállította az eseménytípusokat, a Calendly számtalan órányi idegesítő oda-vissza ütemezést takaríthat meg Önnek.

Ha azonban nem gyakran ütemezi az értekezleteket, a Calendly akadályozhatja a termelékenységet. Ezenkívül a Calendly eseménytípusok beállítása nem a legjobb időtöltés, amikor ritkán ütemezi az értekezleteket.

Ennek ellenére a Calendly csak egyike a digitális ütemezési eszközöknek a piacon. Ha a Calendly nem felel meg az Ön igényeinek, mérlegelhet más lehetőségeket is.

A 6 legjobb értekezlet-ütemezési eszköz és alkalmazás

Az ütemezési alkalmazás megkönnyíti az értekezletek szervezését. Itt vannak a legjobb értekezlet-ütemezők, amelyekkel eldöntheti, hogy mikor találkozik.

Olvassa el a következőt

A szerzőről