Együttműködő postaládák létrehozása a G Suite szolgáltatásban

Ha csapatának ugyanazokat a bejövő e-maileket kell kezelnie, akkor a G Suite együttműködő beérkező üzeneteivel több felhasználót is hozzáadhat ugyanahhoz a fiókhoz. A funkció lehetővé teszi, hogy több csapattag ugyanazon beérkező leveleket egyidejűleg fenntartsa.

Így hozhatja létre saját Együttműködő Beérkező levelek mappáját, használhatja az összes szolgáltatást, rendelheti hozzá a csapattagokat és adhat meg konkrét engedélyeket a G Suite-fiókból.

Mi az együttműködő beérkező levelek a G Suite-ban

A G Suite együttműködő postaládája lehetővé teszi egy csoport számára, hogy hozzáférjen, fenntartsa és kezelje ugyanazt az e-mail postaládát. Ez hasznos lehet azoknak a vállalatoknak és szervezeteknek, akiknek teljes marketing- vagy értékesítési csapatukra van szükségük a hasonló e-mailek megválaszolásához.

Ez egy nagyszerű módszer a termelékenység növelésére az online ösztönzéssel csapatmunka-együttműködés a Google-eszközökön keresztül hatékony munkafolyamat létrehozása érdekében.

Például, ha értékesítési képviselői folyamatosan e-maileket kapnak a potenciális partnerségekről, akkor mindenkit kijelölhet, hogy ugyanazt a postaládát figyelje. Bárki válaszolhat és kezelheti a beérkező e-maileket.

Beállíthat egy együttműködő postaládát is, ha olyan iskolában dolgozik, amely e-maileket kap a szülőktől, így bármely tanár válaszolhat ezekre az e-mailekre. Bármely, a megfelelő jogosultsággal rendelkező tag követelhet magának egy e-mailt, vagy hozzárendelheti azt egy másik csoporttaghoz.

A Google munkahely nem az egyetlen együttműködési eszköz a Gmail-lel való kombináláshoz, de a leghatékonyabb, ha már rendelkezik G Suite-tel.

Használhatja ezt az eszközt bizonyos e-mailek címkézésére, ami segít a beérkező levelek rendszerezésében és megkönnyíti a régebbi e-mailek keresését. Ha termékeket árul, az összes e-mail címkézése az adott termékekkel másoknak segít megtalálni őket.

Mielőtt megkapná az együttműködő beérkező leveleket, létre kell hoznia egy Google-csoportot és tagokat kell hozzáadnia.

Hogyan lehet Google-csoportot létrehozni és tagokat hozzáadni

Az Együttműködő Beérkező levelek mappájának kezeléséhez és eléréséhez először létre kell hoznia egy csoportot. Ez lehetővé teszi a tagok hozzáadását az Együttműködő Beérkező levelek mappába.

1. Jelentkezz be Google Csoportok.
2. Kattintson a gombra Csoport létrehozása.
3. Belép info és válaszd beállítások.
4. Kattintson a gombra Csoport létrehozása.

Miután beállította a csoportját, elkezdheti e-mailben meghívni az embereket a csoporthoz, hozzáadhatja őket közvetlenül a csoporthoz, vagy jóváhagyhatja azokat, akik jelentkeztek.

Meghívó elküldése közvetlenül a címzettek postaládájába küldi el, hogy megerősítse, hogy csatlakozni akarnak a csoporthoz. Egy tag közvetlen hozzáadásához a csoporthoz meg kell adni az e-mail címét. A tagot beküldés után hozzáadja.

A csoport létrehozásával és tagok hozzáadásával teljes mértékben működőképes Együttműködő Beérkező levelek mappát kaphat. Az egyetlen dolog, ami visszatartja, a funkció bekapcsolásának szükségessége.

Az együttműködési funkciók bekapcsolása

Együttműködő postaládának létrehozásához a meglévő tagok számára először engedélyeznie kell az együttműködési funkciókat. Mielőtt azonban végrehajtja az alábbi lépéseket, ellenőrizze, hogy engedélyezte-e a beszélgetési előzményeket a Google Csoportok számára.

1. Jelentkezz be Google Csoportok.
2. Kattints a a csoport neve.
3. Kattintson a gombra Csoportbeállítások.
4. Alatt Engedélyezze a Google Csoport további funkcióit > Válassza a lehetőséget Együttműködő beérkező levelek.

Miután az együttműködési funkciók be vannak állítva, engedélyeket kell rendelnie minden taghoz, hogy megkönnyítse számukra a fiók kezelését.

Engedélyek hozzárendelése az együttműködő beérkező levelek tagjaihoz

Engedélyek hozzárendelésével a csoport tagjai számára lehetővé teszi a csapat számára, hogy képes legyen beszélgetéseket folytatni, hozzárendelni beszélgetéseket, jelölje meg a beszélgetéseket befejezettként, jelölje meg a beszélgetéseket duplikátumként, és jelölje meg a beszélgetéseket művelet nélkül szükséges.

Különböző jogosultságokat rendelhet egy csoporthoz az alapértelmezett csoportszerepektől (tulajdonosok, vezetők, tagok), a szervezet mindenkitől, az interneten tartózkodó személyektől vagy az egyedi létrehozott szerepköröktől függően.

1. Jelentkezz be Google Csoportok.
2. Kattintson a csoport nevére.
3. Kattintson a gombra Csoportbeállítások.
4. Kattintson a váltásra Bekapcsol engedélyeket.
5. Mozgassa a csúszkát, és válassza ki, hogy mely felhasználók kapják meg engedélyeket.

Kizárásokat is létrehozhat az engedélyeiben, hogy kizárjon bizonyos tagokat az engedélybeállításokból.

A G Suite együttműködési postaládájának kezelése

Az Együttműködő Beérkező levelek segítségével különböző tagokat rendelhet egy csoporthoz, és meghatározott engedélyeket adhat nekik, hogy hatékonyan kezelhessék az e-mailjeit.

Minden csapattag hozzáfér a teljes postaládához, és különböző beszélgetéseket rendelhet a különböző tagokhoz. Most, hogy létrehozta a csapatát, el kell gondolkodnia azon, hogy mindenki biztonságban legyen-e a fiókban.

A Google új biztonsági funkciókat ad a G Suite-hoz

Ez a G Suite-frissítés a Gmail BIMI szabványának támogatásától kezdve a Csevegés új biztonsági funkcióin át mindent tartalmaz.

Olvassa el a következőt

A szerzőről