Hogyan készítsünk professzionális kinézetű Excel-táblázatokat

A Microsoft Excel egy nagyszerű általános célú táblázatkezelő program. Tekintettel arra, hogy mennyire egyszerű használni, a hibák bonyolultabbak, miközben bonyolultabb táblázatok készülnek.

A leggyakoribb hibák közé tartoznak a bonyolult kapcsolatok, a rejtett információk, az érthetetlen számítások vagy az egyszerű hibák. A következetesen jó Microsoft Excel fájlok létrehozása és fenntartása érdekében mindig tartson szem előtt néhány dolgot.

Hogyan készítsünk jó táblázatot?

Az első dolog, amit meg kell tennie, válassza ki a szervezeti szabványt, mielőtt megkezdi a táblázat fejlesztését. Ha szakmai környezetben dolgozik, ez a szervezeti szabvány meghatározza a színpadot az összes felhasználó számára, akik a táblázatot használják / dolgoznak rajta.

A megosztott szabvány javítja a kommunikációt a csapattal, és megtakarítja a fejlesztési időt.

Ennek ellenére döntő fontosságú a táblázatot a jövőt szem előtt tartva létrehozni. Fel kell készülnie, mivel biztosan találkozni fog olyan esetekkel, amelyekről még nem tudott, amikor elkezdte beállítani a táblázatot.

A jövőbeli változások szem előtt tartásával tartósabbá teheti munkalapját. Ez viszont azt jelenti, hogy kevesebb időt veszteget egy csere munkalap elkészítéséhez.

Összefüggő: A Microsoft Excel munkalapok használata

Használja ki a több munkalapot

Lehet, hogy meglepődik, ha tudja, hány szakember követi el ezt a hibát! A Microsoft Excel több munkalapot kínál, és fontos, hogy megtanulja ezek használatát. Először különféle típusú adatokat kell elhelyezni különböző munkalapokra.

Például az első pár munkalapot felhasználhatja az alapvető információkhoz; a következő munkalapokat lehet használni a számításokhoz, míg az utolsó lapot gyakran használják az eredményekhez és a grafikonokhoz.

Természetesen ez attól is függ, hogy milyen típusú munkát végez, és mi a legkényelmesebb. Ne feledje, hogy ha több táblázat van munkalaponként, sok problémát okozhat, amikor megpróbálja rendezni, beilleszteni vagy formázni a cellákat.

Ha egy csapattal dolgozik, több munkalap különféle munkarészeknek szentelve mindenki számára könnyebben megértheti, mi történik.

Az információáramlás megszervezése

Az információknak a bal felső saroktól a jobb alsó részig kell áramlaniuk, és a munkalapokat ennek a struktúrának megfelelően kell rendezniük. Az idővonalnak következetesnek kell lennie az összes munkalapon, mivel ez mindenki számára megkönnyíti a táblázat működésének megértését.

Amikor az információ áramlását irányítja, kerülje a kereszteződéseket, mivel azok elterelik az olvasók figyelmét. Megjegyzendő, hogy kerülnie kell a kör alakú hivatkozásokat is.

Oszlopok és sorok címkézése

Annak ellenére, hogy egyszerű táblázatok nélkül, címkék nélkül nem feltétlenül zavaró számodra (mint a munkalap készítője), más felhasználók meglehetősen problémásnak találhatják.

Ezért fontos, hogy az oszlopokat és sorokat egyszerű nevekkel kezdje el címkézni. Ügyeljen arra, hogy az azonos típusú adatokhoz mindig ugyanazokat a neveket használja.

Mit szabad elkerülni a képletek írásakor?

Ha az Excel táblázata sok képletet tartalmaz, akkor néhány dolgot megtehet annak érdekében, hogy sokkal professzionálisabb legyen. Először is kerülje az ismételt számításokat, és csak egyszer számoljon képleteket.

Ha képletet másol, megnő a hibák előfordulásának esélye. Arról nem is beszélve, hogy ha megváltoztat egy képletet, akkor a korábban készített másolat nem változik. Ez sok zavaros hibához vezethet.

Ha újra pontosan ugyanazt a képletet kell használnia, akkor jobb visszautalni arra az első példányra, ahol a képletet kellett használnia.

Ezenkívül mindig kerülje a rögzített számok használatát a képletekben. Ehelyett a rögzített értékeknél külön beviteli cellákat kell használnia, és a számítások során használja erre a cellára való hivatkozásokat.

További dolgok, amelyeket kerülni kell a táblázatok készítésekor

Az egyik legfontosabb elkerülendő dolog a Microsoft Excel használatakor a lehetőség Sejtek egyesítése. Ez ritkán jó ötlet, és gyakran csak az esztétika javítására szolgál. A táblázat celláinak egyesítésével nagyobb a valószínűsége annak, hogy problémákat tapasztal a referenciákkal és a számításokkal.

Az egyik legnagyobb kockázat az, ha hivatkozik egy egyesített cellára. Összevont cella hivatkozásakor az összes cella része lesz a számításainak, miközben valójában csak az egyik lesz helyes.

Egy másik dolog, amelyet kerülnie kell, az információk, például sorok, oszlopok, sőt munkalapok elrejtése. Ez csak növeli annak esélyét, hogy más felhasználók kihagyjanak valami fontosat, amikor a táblázattal / a táblázattal dolgoznak.

Mentsd meg az esztétikát a végéig

Az Excel stíluslehetőségei széleskörűek, lehetővé téve, hogy a cellaértékeket sok szempontból az Ön preferenciájához igazítsa. Különböző határokat, színeket, témákat és egyéb szolgáltatásokat választhat.

Nincs semmi baj azzal, ha a táblázatot sajátosan szeretnénk megtervezni, de ez általában elvonatkoztatja az információkat a néző számára.

Ha a táblázatot stílusra tervezi, próbáljon következetes maradni az egész dokumentumban. A következetes és egyszerű formázási stílus sokkal könnyebben segít az olvasóknak megérteni a táblázatot!

Emellett fontos egy jelmagyarázat létrehozása és a források egyértelmű tisztázása. Megtanulhatja, hogyan kell megfelelően létrehozni a diagrammagyarázatot az Excel programban a hivatalos oldalon Microsoft weboldal.

Összefüggő: Sparklines hozzáadása az Excel programban

Tudja meg, hogyan teheti Excel-dokumentuma profi megjelenést

A következetesen jó Excel fájlok létrehozása és karbantartása nem olyan nehéz, ha ismeri az alapvető tippeket és trükköket. Nincs semmi baj azzal, ha az Excel-dokumentumot meg akarja formázni, de próbáljon a stílusra / esztétikára a végére hagyni.

Először tiszta és tömör táblázatot kell készítenie az elejétől a végéig. Ezt követően hozzáadhat néhány finomhangolást az Excel dokumentumához, de próbáljon egyszerű és következetes maradni az összes munkalapon!

Körkörös hivatkozások megkeresése és eltávolítása az Excelben

Itt van, amit tudnia kell a körkörös hivatkozásokról a Microsoft Excel programban, és hogyan kell kezelni őket, amikor megjelennek.

Olvassa el a következőt

A szerzőről