Hogyan kell használni a Covey 4 kvadráns mátrixát a hatékony időgazdálkodáshoz

A tulajdonában lévő értékes eszközök között az idő a legértékesebb mind közül. A mai rohanó világban az időgazdálkodás hiánya jelenti a legjelentősebb problémát, amelyet az emberek okoznak. Ennyi munkával töltött idő után nincs idő személyes elfoglaltságokra.

Gyakori, hogy elárasztják a felelősség és a tevékenységek. Minél többet dolgozol, annál tovább érzed magad mögött. Ahelyett, hogy eldöntenéd, mit szeretnél csinálni, reagálsz a körülötted zajló eseményekre.

A cikk elmagyarázza, hogyan használhatja Covey Négy kvadráns stratégiáját a legfontosabb feladatokra koncentrálva és produktívabbá téve.

Covey 4 kvadrátja

A 4 kvadráns időgazdálkodási stratégiát Steven Covey készítette. A rendkívül hatékony emberek hét szokása című híres könyv szerzője. Covey mátrixa segíti a feladatok rangsorolását az optimális hatékonyság érdekében rendelkezésre álló idő alapján.

A stratégia alapgondolata az, hogy tevékenységeit négy kvadránsra osztja, fontosságuktól és sürgősségtől függően. Beszéljük meg mindkét kifejezést, mielőtt továbblépnénk magához a stratégiához.

1. Fontos: Ezek azok a feladatok vagy célok, amelyek nagy valószínűséggel befolyásolják hosszú távú sikerét.

2. Sürgős: Sürgős feladatok azok, amelyek azonnali intézkedést igényelnek. Nem késleltetheti őket.

Az időkezelési mátrix négy kvadrátja

Ez az Időgazdálkodási Mátrix négy kvadrátja:

1. Q1: Sürgős és fontos.

2. Q2: Nem sürgős, de fontos.

3. Q3: Sürgős, de nem fontos.

4. 4. kérdés: Nem sürgős és nem fontos.

Ha a feladatait négy negyedre helyezi előtérbe, megkülönböztetheti azokat a feladatokat, amelyek végül valódi változást eredményeznek. Az alábbiakban röviden áttekintjük, hogy mit tartalmaznak az egyes negyedek.

1. kérdés: Sürgős és fontos:

Covey időgazdálkodási mátrixában ez a négyzet a bal felső sarokban található. Azonnali figyelmet igénylő problémák és válságok az első negyedbe tartoznak. Hosszú távon ezek elhanyagolása problémás lehet számodra.

A rövid idő után kezdődő fontos értekezlet előadásának előkészítése egy olyan típusú feladat, amely az első negyedbe esik. Sürgős, mert nincs sok időd rá, és fontos, mivel a találkozó megkezdése előtt fel kell készülnöd.

A határidőkkel, iskolai feladatokkal, napi e-mailek küldésével és hasonló, közvetlen hatással járó tevékenységek sürgősek és fontosak.

2. kérdés: Nem sürgős, de fontos:

Covey időgazdálkodási mátrixában ez a négyzet a jobb felső sarokban található. Ebben a negyedben olyan feladatokat talál, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a hosszú távú céljaidhoz. Alapos figyelmet igényel; azonban nem sürgős, mivel nincs korlátozott idő a feladat elvégzésére.

Ha hosszú távú célja, hogy jó hírnevét megteremtse egy irodában vagy osztályban, akkor ez nem lehet olyan sürgős; azonban még mindig fontos. A kapcsolatok fejlesztése, a hosszú távú tervezés, a személyes fejlődés, az egészség javítása és a kapcsolódó tevékenységek ebbe a negyedbe tartoznak.

3. kérdés: Sürgős, de nem fontos:

Ez a negyed a Covey időgazdálkodási mátrixának bal alsó sarkában található. Ezek a tevékenységek sürgősnek tűnhetnek az Ön számára, de eltávolíthatja őket a munkafolyamatból, mivel ezek minimális jelentőségűek az Ön számára.

Tegyük fel, hogy fontos projekten dolgozik, és hívást kap egy kollégától, aki felkéri Önt, hogy csatlakozzon egy értekezlethez. Ha az értekezletet napirend nélkül tervezik, dönthet úgy, hogy kihagyja. Mivel összességében nem lesz pozitív hatása az életére.

Más szavakkal, az összes időpazarló tevékenység ebbe a negyedbe esik. Nem számít, hogy nem fontos hívásokról vagy olyan e-mailek küldéséről van szó, amelyek semmilyen értéket nem jelentenek.

4. kérdés: Nem sürgős és nem fontos:

Covey időgazdálkodási mátrixában ez a négyzet a jobb alsó sarokban található. Minden olyan tevékenység, amely időt vesz igénybe, anélkül, hogy bármilyen értéket produkálna, ebbe a negyedbe esik. Értékes időt spórolhat meg, ha elkerüli ezeket a házimunkákat, és értékesebb tevékenységekre fordítja.

Azok a feladatok, amelyeket egyedül szórakozásból végez, például a tévézés, az órákig tartó internetezés, az emberekről való pletykák, nem sürgetőek és nem is fontosak számodra.

Összefüggő: Az időgazdálkodási célok teljesítésének módjai

A Covey Időgazdálkodási Mátrix követésének előnyei:

1. Termelékenységnövelés: Az időgazdálkodási mátrix követése megváltoztatja a feladatok kezelésének módját, így jobban sorrendbe állíthatja őket. Ha csökkenti a feladatokra fordított idő mennyiségét, akkor jelentősen növelheti a termelékenységet.

2. Munka és magánélet egyensúlya: Jól megtervezve hatékonyan megszabadulhat a mozgalmas rutinjától. Így több időt tölthet el barátaival és családjával.

3. Célok üldözése: Ha figyelmét fontos feladatokra tereli, felgyorsíthatja a célok hajszolásának folyamatát.

4. Kerüli a zavartságot: A sürgős feladatok felismerésével megkülönböztetheti azokat a kevésbé sürgősektől, hogy jobban betartsák a határidőket. Így elkerülheti a zavart és megmentheti hírnevét.

A feladatok jobb négyzetbe helyezésének fontossága:

Még akkor is, ha megértette ezt a stratégiát, továbbra is elengedhetetlen a feladatokat a helyes kvadránsokhoz rendelni. A legjobb lenne, ha meghatároznád a feladat fontosságát és sürgősségét, mielőtt bármilyen kvadránsba illesztenéd. Ügyeljen arra, hogy jó időt fordítson feladatai különböző kvadránsokba rendezésére, hogy megkönnyítse azok zökkenőmentes végrehajtását.

Összefüggő: Termelékenységi tippek, amelyek hatalmas eredményeket hoznak

Az időgazdálkodási mátrix megfelelő ismerete előfeltétele annak megfelelő megvalósításának. Használja ezt a stratégiát a mindennapi feladatok elvégzéséhez, hogy lássa, van-e valami változása. Az időgazdálkodás és a megfelelő helyre helyezés révén jelentősen növelheti a termelékenységet.

Legyen szervezettebb Covey időgazdálkodási stratégiájával

Covey négykvadránsos mátrixa az egyik legfontosabb és leghíresebb modell az időgazdálkodás világában. Ennek a stratégiának a helyes követése elősegíti a produktivitás és az aktívabb működés megőrzését.

A tökéletes szervezés és a feladatok megfelelő rangsorolása lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet teljesítsen. Azt is meghatározhatja, hogy mely feladatok igényelnek nagyobb figyelmet, és ennek megfelelően ossza fel őket.

Akkor is átrendezheti az időt az alacsonyabb értékű tevékenységekről a nagyobb értékű tevékenységekre, még akkor is, ha ez az idő pótolhatatlan. Ha még mindig küzd a nap megszervezésével, kereshet más időgazdálkodási stratégiákat, például a 80/20 szabályt, hogy szervezettebbé tegye magát.

A feladatok rangsorolásához használja a 80/20 időgazdálkodási szabályt

Hogyan maximalizálja az idejét? Ha már fontossági sorrendet állít át, átruház, és még mindig küzd azért, hogy mindent elvégezzen, ki kell próbálnia a 80/20 szabályt, más néven Pareto Principle.

Olvassa el a következőt

A szerzőről