Hogyan készítsünk tennivaló listákat az Eisenhower Matrix használatával

Növelheti a termelékenységet a feladatok megfelelő ütemezésével és a zavaró tényezők minimalizálásával. De hogyan rangsorolja a feladatokat? Ha mindent felvesz a tennivalók listájába, akkor biztosítja, hogy először a legfontosabb feladatokat hajtsa végre, majd a másodlagosakat.

Miután elkészült az összes feladat listája, töltsön el egy kis időt arra, hogy azokat rendszerezze és fontossági sorrendbe állítsa, hogy a megfelelő dolgokat a megfelelő időben végezze. Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan helyezze fontossági sorrendbe a feladatait attól függően, hogy mennyi odafigyelést igényelnek, és hogyan használhatja az Eisenhower elvét a feladatok helyes végrehajtásához.

Különböző típusú figyelem

Mielőtt rangsorolná a feladatait, ismerjük meg az egyes feladatokra szükséges különféle figyelmet.

1. Proaktív figyelem: Az a fajta figyelem kell, hogy összpontosuljon és fennmaradjon a legnehezebb vagy legösszetettebb feladatok elvégzéséhez. Szakdolgozatának megírása, projektjavaslatok küldése, akadémiai probléma megoldása, youtube videó készítése a legnagyobb figyelmet igénylő feladatok. E feladatok végrehajtásához proaktív figyelmet kell fordítania.

2. Aktív figyelem: Az aktív figyelem a napi ismételt, közepes szintű feladatok kezeléséhez szükséges gondos odafigyelésre utal. A kisebb jelentőségű napi tevékenységek többsége, például az értekezletek ütemezése a Google naptárába, függőben lévő e-mailek küldése, fontos dokumentumok küldése a kollégáknak, aktív figyelmet igényel. Bár nem proaktív módon készít valamit, a dolgok elvégzéséhez mégis figyelmet kell fordítania.

3. Inaktív figyelem: A viszonylag egyszerű, automatizálható feladatokhoz minimális figyelmet igényel. Spam törlése az e-mailből, e-mail vázlatok törlése, esemény meghívók küldése kollégája listájára, ezekhez a tevékenységekhez egyetlen kattintásra van szükség. Egy ilyen feladat elvégzéséhez nincs szükség megfelelő aktív figyelemre.

A feladatok rangsorolása a figyelem szintje szerint

A feladatok rangsorolása az általuk igényelt figyelem szintje szerint kiváló módszer a napi tevékenységek felsorolására.

Mindazok a feladatok, amelyek proaktív figyelmet igényelnek, biztosan nagyon fontosak az Ön számára. Érdemes több időt szánni ezekre a feladatokra, így nekik kell elkezdeni a napot. Ezenkívül próbálja kijelölni napjainak legpontosabb és legfrissebb óráit ezekre a tevékenységekre. Ha megragad egy csésze kávét és bedobja a fejhallgatót, az aktív maradhat.

Az inaktív figyelmet igénylő feladatok az proaktív és inaktív tevékenységek között állnak. Kioszthatja ezeket az órákat a nap folyamán, amikor Ön sem proaktív, sem inaktív. Ha telefonálnia kell a barátjának, akkor a reggel nem biztos, hogy megfelelő lenne erre. Tehát ne pazarolja aktív óráit ilyen tevékenységekre.

Ütemezheti azokat a feladatokat, amelyek csak az ön inaktív figyelmét igénylik, azokra a napok óráira, amikor a lusta zónába kerül. Ez a legjobb alkalom arra, hogy gyorsan kiválassza őket a teendők listájáról. Így a nap előrehaladtával a lusta órákat arra használja, hogy valami produktív munkát végezzen.

Vezessük be a fenti fogalmakat a rangsorolja a tennivalók listáját a todoistban. Ehhez nézze meg a nap folyamán elvégzendő 6 feladat listáját.

A fenti feladatlista, a forgatókönyv megírása és a YouTube-videó filmezése a legtöbb figyelmet igényli. Tehát kattintson mindkét feladatra, és állítsa az elsőbbséget.

1. Kattintson három pont minden feladat előtt.

2. Állítsa be a kiemelten fontos a vörös zászlóhoz.

Látni fogja, hogy az elsőbbségi feladatok az összes többi fölé kerülnek.

Miközben találkozik a főnökével és felhívja a barátját, nem kell proaktívnak lennie. Nem teheti azonban mindkettőt, ha lusta és letargikus. Tehát állítsa be ezeket a feladatokat második prioritásként úgy, hogy kiválasztja a narancssárga zászlót a prioritási beállítások közül.

Az e-mail meghívók küldése kollégáknak és az adatok MS-Excelbe továbbítása két olyan feladat, amelyre inaktív figyelmet igényel. Tehát állítsa őket az elsőbbségi fához úgy, hogy a kék zászlót választja a prioritási beállítások közül.

Így rangsorolhatja a teendők listájában szereplő feladatokat azzal, hogy eldönti, mi lesz proaktív, inaktív és aktív. Csak az egyes feladatokhoz illő megfelelő figyelem megkövetelésével kell elérnie hatékonysági céljait.

Miután rangsorolta a napi feladatait és megértette a szükséges figyelmet, itt az ideje, hogy illessze őket a tényleges munkanapra. Az Eisenhower-módszer egy jól ismert módszer, amely megtanítja a különböző típusú rutinfeladatok kezelését.

Összefüggő: A feladatokra összpontosító legjobb teendők

Feladatok felvétele a napi ütemezésbe az Eisenhower Matrix használatával

Eisenhower szerint minden feladatot négy különböző kategóriába oszthat, attól függően, hogy mennyire fontosak és sürgősek. Ezután vagy azonnal megteszi, átruházza, elhalasztja vagy teljesen eldobja.

Beszéljük meg röviden ezeket a kategóriákat:

1. Csináld: Olyan feladat elvégzésére utal, amelyet nem lehet elkerülni. Tudva annak fontosságát és időérzékenységét, azonnal kitölti.
2. Felhatalmazás: Átadod a feladatot másnak, és ők gondoskodnak róla.
3. Halasztani: Ön azonban meg akarja csinálni, később a nap folyamán. Ezeket a feladatokat félreteheti, és ennek megfelelően ütemezheti.
4. Dump It: Ez olyan feladatok dömpingjére utal, amelyek nem érik meg az idejét, és ezek a feladatok nem mások, mint a figyelemelterelés.

Így alkalmazható az Eisenhower módszer a todoista feladatokra.

A YouTube-videó forgatása az első feladat, ezért kell csináld először is, mivel ez az Ön prioritása. A következő prioritása a forgatókönyv írása, amit csak tud delegált íródnak. Hasonlóképpen átruházhatja az adatátviteli feladatot az Excel programra.

A főnökkel való találkozás és a barátok hívása elmaradhat, így elhalasztja ez a két feladat. Végül, ha kevés az idő, akkor megteheti lerak küldjön meghívókat e-mailben, és később tegye meg őket.

Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módszer a munkarutin megfelelő kezelésére. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy túlságosan elfoglalt a feladatok rossz időben történő elvégzése, nem hatékony, és nem hatékony.

Összefüggő: Todoist Shortcuts Cheat Sheet for Task Management

Hozzon ki többet a teendők listájából

Akár reggeli ember, akár éjszakai bagoly, szűrje ki a leghatékonyabb órákat, és ossza meg őket proaktív figyelmet igénylő feladatok elvégzésére. Elsődleges célja, hogy ne engedje, hogy az inaktív és aktív feladatok elvonják a figyelmét a proaktív feladatokról.

Kezdje el használni azokat a termelékenységi alkalmazásokat, amelyek segítenek jobban teljesíteni nyomás alatt, és fegyelmezettek maradhatnak.

Hogyan kell teljesíteni nyomás alatt: 8 produktivitási alkalmazás, amelyek segítenek

Az idő és a nyomás eredményesebbé teheti Önt. Adja hozzá ezeket a hasznos produktivitási alkalmazásokat a munkafolyamatához a pozitív eredmények érdekében!

Olvassa el a következőt

A szerzőről