Használja ezeket az új Google Naptár-szolgáltatásokat a távoli munkaidő optimalizálásához

Miközben távolról dolgozik, a soha véget nem érő feladatok kezelése felemészti az idejét és energiáját. Az időgazdálkodás e kérdésének kezeléséhez rengeteg hasznos eszköz érhető el az interneten. De a Google Naptár az idő optimalizálásának és az időpazarlás megszüntetésének egyik legnépszerűbb eszköze.

Tehát ez a cikk megismertet néhány jó funkciót, trükköt és bővítményt, amelyek segítségével a lehető legjobban kihasználhatja távoli munkaidejét a Google Naptár segítségével.

A Google Naptár új funkciói

A Google folyamatosan frissíti a Google Workspace-t (korábban G Suite), és új funkciókat ad hozzá alkalmazásaihoz, beleértve a Naptárt is. Beszéljünk néhány ilyen tulajdonságról és azok előnyeiről.

1. Naptáresemények ütemezése a csevegésből

Amikor a Google Csevegőben üzenetet küld kollégáinak vagy ügyfeleinek, akkor közvetlenül ütemezheti a Google Naptár eseményeit a Csevegés elhagyása nélkül. Ez a praktikus funkció rengeteg időt takarít meg, és időnként meg kell változtatni a lapokat.

Ez minden Google-felhasználó számára elérhető, a munkaterület-tervtől függetlenül. A Csevegés írási sávjában van egy naptár ikon. Ha rákattint, megnyílik a Naptár az oldalsó panelen (asztalon) az esemény mellett. Alapértelmezés szerint az összes csevegőtagot felveszi résztvevőként, de bármikor módosíthatja.

2. Előre ütemezze a Google Meet Breakout Room-okat

Ez a funkció lehetővé teszi a Google Meet Breakout Roomok előzetes beállítását a Google Naptár segítségével. A Breakout Rooms előre történő ütemezésével maximalizálhatja az értekezlet idejét, és elkerülheti a helyiségek létrehozásának problémáját a hívás során.

A Meet Breakout Rooms beállításának lehetősége a Workspace Business Starters, az Education Fundamentals és a G Suite Basic felhasználók kivételével minden felhasználó számára elérhető. Ez cikk a Google Meet Breakout Rooms ütemezéséről végigvezeti Önt abban, hogyan kell ezt megtenni.

3. Könnyen és pontosan ossza meg elérhetőségét

A távmunka lehetővé teszi az órák beállítását. Kihívássá válik azonban, hogy kollégáival értesüljön az állandóan változó elérhetőségéről.

Most a Google Naptár két új lehetőségével közölheti munkatársaival az elérhetőségét: megismételheti az irodán kívüli bejegyzéseket, és a munkaidejét napi több szegmensre oszthatja. Az irodán kívüli bejegyzések engedélyezése közben kiválaszthatja, hogy elutasítja-e az összes értekezletet, vagy csak az újonnan hozzáadottakat.

4. Tekintse meg a Google Naptár eseményein alapuló Google csevegési javaslatokat

Ha megbeszélést tervez a Google Naptárba, a Csevegés egy csevegési javaslat parancsikont jelenít meg a beszélgetések szakasz. Ez a parancsikon 10 perccel az esemény előtt jelenik meg, és az esemény / értekezlet után 10 percig ott marad.

Ennek a szolgáltatásnak köszönhetően gond nélkül megoszthatja a fájlokat és a nyomon követési dokumentumokat. Az idő vagy a napirend bármilyen változásának résztvevőinek frissítése szintén könnyebbé vált ezzel a funkcióval. Mindenki, kivéve a személyes fiókkal rendelkező felhasználókat, használhatja ezt a funkciót.

5. Személyes és üzleti naptár megtekintése együtt (Android 11 és újabb)

Talán ez volt a leginkább szükséges funkció a Google Naptárban. Ahelyett, hogy a személyes és a munkahelyi naptár között váltana, mindkét naptárát együtt nézi meg.

Hacsak nem osztotta meg személyes naptárát a munkahelyi fiókkal, az adminisztrátor vagy munkatársai nem fogják látni a személyes elkötelezettségeit. Bár a Google összes felhasználója élvezheti ezt a funkciót, ez csak az Android 11 vagy újabb verziójú eszközökön érhető el.

Jegyzet: A rendszergazdának és a felhasználóknak is be kell kapcsolniuk ezt a funkciót, mielőtt bármely felhasználó használhatja ezt a funkciót.

6. Értesítést kap, ha valaki feliratkozik a naptárára

Ha feliratkozik kollégája megosztott naptárára, naprakészen tarthatja a naptárukban végrehajtott módosításokat.

Az átláthatóság biztosítása érdekében a Google bejelentette, hogy most kap egy e-mailt, ha bármelyik munkatársa feliratkozik a Naptárra. Ez a szolgáltatás minden felhasználó számára elérhető.

7. Több Exchange végpont támogatása a Google Naptárban

A Naptár Intertop funkcióval szinkronizálhatja Google Work-naptárát több Microsoft Exchange-végponttal, és megtekintheti egymás elérhetőségét. A szolgáltatás az Exchange helyszíni és az Exchange online szervereknél működik.

Mindkét oldal minden felhasználója megtekintheti egymás naptárát, de akkor is elrejthet minden eseményt, ha láthatatlannak jelöl.

Ez a funkció minden Google-felhasználó számára elérhető, kivéve a Workspace Essentials, a G-Suite Nonprofits ügyfelek és az Enterprise Essentials szolgáltatásokat.

Összefüggő: Eszközök a Microsoft Outlook szinkronizálásához a Google Naptárral

Egyéb praktikus funkciók a Google Naptárban

A fentiekben vázolt új funkciók mellett a Google Naptár más funkciókat is tartalmaz, amelyek megkönnyítik a távoli munkát. Íme egy sor további Google Naptár-funkció, amelyet érdemes kihasználnia, ha otthon dolgozik.

1. A nagyítási értekezletek ütemezése közvetlenül a Google Naptárból

A Zoom Scheduler böngészőbővítmény, amelyet maga a Zoom fejlesztett ki, lehetővé teszi a Zoom Meetings előzetes ütemezését közvetlenül a Google Naptárból.

Amikor új eseményt állít be a Google Naptárban, látni fogja a Zoom-értekezlet előzetes beállításának lehetőségét, akárcsak a Google Meet-hívást. A Zoom összegyűjti az összes információt a Naptár eseményről, és megadja az értekezlet linkjét. Egyszerű szolgáltatás, de valódi időmegtakarítás.

Letöltés: Zoom ütemező a következőhöz: Króm | Outlook | Firefox (Ingyenes)

2. Küldjön magának napirendet e-mailben

Akár szórvány vagy rendkívül szervezett ember, szívesen kapna egy reggeli e-mailt a napirenddel. Szerencsére a Google lehetőséget ad erre. Ha bekapcsolja ezt a lehetőséget a Google Naptárban, a napi beosztást minden nap 5:00 órakor megkapja a beérkező levelek között.

3. A Találjon időt funkció használata az értekezletek ütemezéséhez

Amikor csapata távolról dolgozik, az értekezletek időrendjének megtalálása bonyolulttá válik. Ezzel az intelligens funkcióval a Google ellenőrzi a résztvevők naptárát és megmutatja a rendelkezésre álló helyeket. Így gyorsan megbeszéléseket szervezhet anélkül, hogy aggódna a résztvevők elérhetősége miatt.

4. Készítsen naptáreseményeket e-mailből

E-mailt kapott egy esemény részleteiről? Adja hozzá közvetlenül a Google Naptárhoz az e-mail fölött található hárompontos ikonra kattintva, és ezzel időt takaríthat meg.

5. A Toggl segítségével nyomon követheti a naptár idejét

A távmunkában elengedhetetlen annak nyomon követése, hogy valójában mennyi időt töltött el az értekezletek vagy találkozók látogatásával, különösen, ha óránként fizetnek. Ebben az esetben a Toggl segítségével nyomon követheti a Google Naptár eseményeire fordított teljes időt.

Letöltés: Toggl for Króm | Firefox (Ingyenes, előfizetés elérhető)

Használja ezeket a szolgáltatásokat az intelligens munkavégzéshez

Akár távolról, akár házon belül dolgozik, a Goggle Calendar kiváló eszköz a csapatával való együttműködéshez. Ezek az új funkciók tovább megkönnyítették a távmunkát, lehetővé téve a feladat és a nyomon követést.

Bár a fent említett trükkök és bővítmények növelhetik a termelékenységet, nem tudja kihasználni az idejét, amíg meg nem tanulja használni a Google Naptár billentyűparancsait.

Google Naptár: Minden szükséges billentyűparancs

Az ingyenesen letölthető PDF-csalólap segítségével profiként kezelheti Google Naptárát.

Olvassa el a következőt

A szerzőről