Online feladatkezelési útmutató: 10 tipp a megfelelő alkalmazás kiválasztásához

Az új normális időszak alatt az online és offline projektmenedzsment-alkalmazások száma sokszorosára nőtt. Manapság több száz alkalmazás létezik, amelyek segíthetnek egy üzleti projekt hatékony irányításában, miközben együttműködő csapatot irányítanak.

Ha érdekel a feladatkezelő szoftver megvásárlása, meg kell találnia, hogy az alkalmazás elég rugalmas-e és méretezhető-e az Ön céljainak eléréséhez. Olvassa el, hogy megtanulja, hogyan kell kiválasztani a megfelelő online feladatkezelőt.

Mi az az online feladatkezelő szoftver?

Egy üzleti projekt több függő vagy független feladatot tartalmaz. Minden csoporttag felelős egy vagy több feladatért. A több feladat sok kezdési és befejezési dátumot, időköltségvetést, költségkeretet, erőforrás-elosztást, emlékeztetőket, jelentéseket, dokumentumokat stb. Tartalmaz.

Amikor egy kifinomult számítógépes szoftver kezeli a projekt ezen aspektusait, akkor ezt feladatkezelő szoftvernek nevezik. A járvány kezdete több ezer vállalatot győzött meg távmunkára. Ennek eredményeként a feladatkezelő alkalmazások már online vannak, és felhő szervereken vannak tárolva.

Összefüggő: A Microsoft Excel projektmenedzsment eszközként történő használatának előnyei és hátrányai

Az online feladatkezelő alkalmazások alapjellemzői

Az online feladatkövető alkalmazások iránti kereslet növekedésével számos informatikai szolgáltatás és szoftverfejlesztő cég sokoldalú alkalmazásokat kínál a projektmenedzsmenthez. Ezen alkalmazások többsége azonban az alapvető projektmenedzsmenthez nélkülözhetetlen szabványos szolgáltatásokkal rendelkezik. Ezek a jellemzők a következők:

1. Kidolgozza a Feladatlista nézőt

Az online feladatkezelő alkalmazások többsége tartalmaz egy feladatnézet képernyőt. Itt láthatja a folyamatban lévő vagy befejezett projektek összes feladatát és részfeladatát.

2. Kanban Board

A fejlett online feladatkezelő alkalmazás tartalmazni fogja a Kanban táblát a megvalósításhoz Kanban a hatékony projektmenedzsmentért egyéni vagy szervezeti szinten. Az alkalmazások digitálisan vizualizálják azokat a Kanban-táblákat, amelyek oszlopait mutatják Függőben levő, Folyamatban, és Elkészült feladatállapotok és kártyák tényleges feladatokként.

3. Gantt-diagram

A Gantt diagram minden online feladatkövető alkalmazás alapvető projektmenedzsment funkciója. A Gantt-diagramok szemléltetik a projekt előrehaladását a halmozott vízszintes oszlopdiagram módszerrel. Ezenkívül megjelenítheti a feladatok függőségeit, az eltöltött időt és a feladatok aktuális állapotát.

4. E-mail vagy üzenetküldő alkalmazás értesítése

Az online projektmenedzsment-alkalmazások azt is hangsúlyozzák, hogy mindenkit tartani kell a valós helyzetben azáltal, hogy valós idejű projektállapotot és tevékenységi frissítéseket kínálnak. Amikor az alkalmazás bármilyen változást észlel a feladatlistán, azonnal értesíti a hozzárendelt erőforrást és a projekt tulajdonosát.

5. Időmérés

Az online feladatkezelő alkalmazásokhoz automatikus időmérő program tartozik, amely nyomon követi a termelékenység óráit, az erőforrás-felhasználást, a projekt költségvetését, a számlázási órákat stb. A projekt tulajdonosai valós idejű döntéseket hozhatnak a projekt időfelhasználási teljesítményének megtekintésével.

Összefüggő: A legjobb Toggl időkövető alkalmazás alternatívái

A legtöbb online feladatkezelő alkalmazáshoz feladatok címkézése és szűrési lehetőségek tartoznak. A projektgazda meghatározott címkéket állíthat be, például kiemelt munkát, elszámoltatható osztályt, speciális készségeket, szállítási határidőt, a fejlesztés fázisát stb. A csapattagok e címkék alapján könnyedén kiszűrhetik a feladatokat, hogy megtalálják a megfelelő feladatot.

7. Csapat vagy kliens kommunikáció

A szokásos online feladatkezelő alkalmazások megkezdték a belső és külső kommunikáció szakaszának felajánlását. Ezek az alkalmazások olyan modulokat tartalmaznak, mint a videokonferencia, a hanghívások és a szöveges üzenetküldés.

8. Jelentéskészítés, fájltárolás és megosztás

A feladatkezelő alkalmazások jelentéskészítési lehetőségeket is kínálnak a projekt teljesítményének, az erőforrás költségvetésének, az alulteljesítő erőforrásoknak, a feladatokkal kapcsolatos problémáknak, a projekt szűk keresztmetszeteinek stb.

Exportálhatja a jelentéseket táblázatként vagy PDF formátumban, és e-mailben elküldheti a csapatnak vagy az ügyfélnek. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik a projekt-együttműködők számára a projekttel kapcsolatos kritikus fájlok tárolását és biztonságos megosztását is.

Összefüggő: Az nTask legjobb tulajdonságai a zökkenőmentes projektmenedzsmenthez

Tippek a legjobb feladatkezelő alkalmazás kiválasztásához

A feladatkezelő szoftver növelheti az általános termelékenységet és az éves bevételt bármilyen méretű vállalkozás számára. A szabadúszóknak, az egyéni vállalkozóknak és a kisvállalkozásoknak azonban ki kell választaniuk a legjobb feladatkezelő alkalmazást, amely leegyszerűsíti a feladatot, és nem jelent további terhelést.

A fenti alapfunkciókon kívül hozzáadott értékű szolgáltatásokat is meg kell keresnie. Íme a legfontosabb tippek, amelyek segítenek a tökéletes online feladatkezelő alkalmazás megvásárlásában:

Csapat vagy projekt szinten összeférhetetlenség állhat fenn az együttműködők között. Az alkalmazásnak lehetővé kell tennie a projektgazda központi vezérlését, a társaik számára pedig a helyi irányítást. A projektadminisztrátornak képesnek kell lennie arra, hogy személyre szabja az eszközhöz való hozzáférést az együttműködő képességétől függően.

2. Adatvédelem és titoktartás ellenőrzése

A legtöbb szabadúszó vagy vállalati szintű projektben kihívást jelent a személyes adatok és a szellemi tulajdon bizalmas kezelése. Keressen olyan feladatkezelő szoftvert, amely megoldja az adatvédelmi problémákat.

3. Cloud Platform Security

A legjobb feladatkezelő alkalmazásnak titkosítania kell az összes kimenő és bejövő adatot a legújabb internetes kommunikációs biztonsági protokollok szerint. A titkosításnak akkor is működnie kell, amikor az alkalmazás nyugalomban van. Meg kell keresnie a következő biztonsági funkciókat:

• Azonosító és hozzáférés-kezelő (IAM) rendszer.
• Az alkalmazás megfelel a GDPR-nek, a DSGVO-nak és a SOC2-nek.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256 bites SSL titkosítás.

4. Feladat kiosztás és értesítés

A hatékony online feladatkövetőnek lehetővé kell tennie a csapattagok számára, hogy a feladatok központi listájáról hozzárendeljenek feladatokat a csoportjukhoz. Ezenkívül az olyan funkciók, mint a projektmenedzser, a feladatkészlettől függően egy adott erőforráshoz rendelnek feladatot, hozzáadott értéket adnak az eszközhöz.

Amikor a projekt tulajdonosa feladatokat oszt ki, vagy ha egy erőforrás igényel feladatokat, erről értesítenie kell a felelős személyeket.

5. Szinkronizálás a személyes naptárral

Mivel a távmunka trend növekszik, erősen ajánlott, hogy az online feladatkövető alkalmazás szinkronizálja a személyes naptárát. Ha minden személyes és szakmai napi feladatot egy képernyőn láthat, akkor hatékonyabban tudja elérni a magas termelékenységet.

6. Harmadik féltől származó alkalmazásintegráció

A legjobb feladatkezelő alkalmazásnak lehetővé kell tennie az erőteljes integrációt más alkalmazásokkal, például a grafikával tervezés, táblázatkezelő, szövegszerkesztő, e-mail kliens, üzenetküldés, videokonferencia, digitális tábla stb. A professzionális alkalmazásokkal való integráció lehetővé teszi, hogy az összes projekthez kapcsolódó erőforrást egy helyen találja meg.

7. Több eszköz kompatibilitás

Keressen egy online feladatkövetőt, amely lehetővé teszi, hogy bármilyen eszközről bejelentkezhessen, például Windows, MacOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS stb. Nagyobb ár-érték arányt kap, ha az alkalmazás lehetővé teszi, hogy az egyik eszközön előrehaladást takarítson meg, és egy másik eszközről simán kezdjen dolgozni.

8. AI-alapú elemzés

Egyes feladatkezelő alkalmazások beépített AI-vel is rendelkeznek, amely magas szintű elemzéseket generál a korábbi projektekről. Ha betekintést nyújt az ilyen jelentésekbe, hatékonyabban tervezheti meg a jövőbeni projekteket, alacsonyabb költségvetéssel.

9. Ügyfélszolgálati hozzáférés

A legtöbb alkalmazás manapság csevegés, e-mail és telefonon keresztül nyújt ügyfélszolgálatot. Online feladatkövető alkalmazás vásárlásakor derítse ki, hogy a fejlesztő megfelelő általános és technikai támogatási szolgáltatásokat nyújt-e.

10. Árképzési struktúra

Keressen egy online feladatkezelő alkalmazást, amely rugalmas árstruktúrát kínál. Szerezzen be egy kezdő szintű költségvetési tervet, amikor kezdő csapat vagy, és bővítsd a projektek és az erőforrások növekedésével.

Megfelel Önnek egy online feladatkezelő alkalmazás?

A legjobb online feladatkezelő alkalmazás keresése a termelékenység óráinak nagy részét felhasználhatja. Kövesse a fenti tippeket, hogy a vállalkozásához tökéletes feladatkezelő szoftvert szerezzen, és elkerülje a drága időveszteséget.

ClickUp vs. Asana: Melyik a jobb a projektmenedzsment számára?

Számos lehetőség kínálkozik a projektmenedzsment szoftverekre, íme néhány tipp, amelyek segítenek választani az Asana és a ClickUp között.

Olvassa el a következőt

A szerzőről