Hogyan lehet kézben tartani az e-mail beérkezett üzeneteit és hogyan lehet produktív

Szakember számára lehetetlen elképzelni egy napot e-mailek nélkül. Tanulmányok azt mutatják, hogy a vállalati szakemberek irodájuk körülbelül egyharmadát töltik beérkező levelek ellenőrzésével.

Az e-mailek rangsorolásával végül feláldozza termelékenységét, fókuszát és kreativitását. A következő tippek segíthetnek a beérkező levelek ellenőrzésének ellenőrzésében.

1. Korlátozza az e-mailek ellenőrzését

A beérkező levelek végtelen számú ellenőrzése nem vezet sehová. Ezért korlátozza a kívánt alkalmak számát ellenőrizze az új e-maileket a beérkező levelek között.

Hozza létre a korlátot a követelményektől és a terheléstől függően. Az e-mail ellenőrzése a munkaidő elején és végén rendben van. Szükség esetén ebéd után egyszer is megnézheti.

Ne ellenőrizze a beérkező leveleket a nap legeredményesebb óráiban, például reggel és este, vagy amikor a családjával tölt időt. Rugalmas lehet és folytathatja a kísérletezést, amíg nem talál megfelelőt. Például beállíthat korlátokat, például:

• Ne ellenőrizze az üzleti e-maileket 10 óra előtt és 19 óra után. vagy hétvégén.
instagram viewer
• Naponta csak kétszer vagy háromszor ellenőrizze a postaládáját.
• Használjon bármilyen strukturált rendszert, amely csak a legutóbbi vagy fontos e-maileket jeleníti meg.

2. Töltse le a Feladatokat közvetlenül a Feladatkezelő alkalmazásba

Azok közé tartozik, aki az e-mailektől függ a feladatok kiosztásakor? Ha igen, itt az ideje a változásnak. A postaládák folyamatos ellenőrzésének egyik legfőbb oka, hogy mások e-mail útján rendelnek hozzá új feladatokat, vagy ott tartják a feladatait.

Összefüggő: Az nTask legjobb tulajdonságai a zökkenőmentes projektmenedzsmenthez

Az e-mail postafiókjának nem kell tennivalóként működnie. Az e-mail használatát csak kommunikációs célokra szűkítse, bármit, amire szükség van, tegye a válaszon túl a feladatkezelő alkalmazásokba vagy a tennivalók listájába. Az ilyen alkalmazások azonnali kommunikációs funkciókat is kínálnak, amelyek zökkenőmentessé teszik a projektmenedzsmentet.

Ha megnyit egy e-mailt, és elolvassa, ne csak bezárása után zárja be, és foglaljon el más e-maileket. Azonnal reagáljon erre az e-mailre, nehogy újra visszatérjen a postaládájába, hogy válaszoljon.

Ha az e-mailre válaszra van szükség, tegye meg. Ha későbbi felhasználásra van szüksége az e-mailre:

• Tartsd meg.
• Ha az e-mail üzleti szempontból kritikus, jelölje be csillaggal.
• Ha már nincs rá szüksége, törölje.

Az egyes elolvasott e-mailekkel végzett munka kulcsfontosságú ahhoz, hogy a beérkező levelek és az agy rendben legyen.

4. Zárja be az e-mail klienst

Igen, folytathatja a munkát az asztalon anélkül, hogy az e-mail alkalmazást folyamatosan működtetné. Miután ellenőrizte és megválaszolta e-mailjeit, zárja be az alkalmazást, és koncentráljon a feladatok elvégzésére.

Tájékoztassa családját, barátait, kollégáit és ügyfeleit, hogy az e-mail nem a legjobb módja azonnali válasz elérésének.

Amint tisztában vannak vele, korlátozott elvárásai lesznek Önnel szemben az e-mail válaszokkal kapcsolatban. Különféle egyéb azonnali üzenetküldő alkalmazásokat használhat telefonján vagy laptopján, hogy kapcsolatot tartson családjával és kollégáival.

5. Az e-mailes válaszok rövidek legyenek

Ha szokása hosszú e-maileket írni, ne pazarolja az idejét, és váltson rá rövid e-mail üzenetek írása. Győződjön meg arról, hogy e-mailjei a megfelelőek, és a lekérdezés a legelső sorban szerepel, hogy elkerülje a zavart. A legtöbb e-mailt néhány mondatban fejezheti be, rövidsége pedig azt sugallja, hogy értékelje mindenki idejét, beleértve a sajátját is.

Csak néhány e-mailre lesz szükség hosszabb válaszra, és könnyedén megtarthatja őket a "később válaszol" kategóriában. Ha lehetséges, elküldheti ezeket a válaszokat hangüzenetek formájában.

6. Mondjon nemet az e-mailes értesítéseknek

Az értesítések jelentik a figyelemelterelés fő okát egy mai szakember számára. Helytelen lenne azt feltételezni, hogy az összes értesítés a közösségi médiából származik.

Az e-mail riasztások időnként megjelennek, ami a szokásos munkafolyamat zavart okoz. Ha engedélyezi az e-mail értesítést, az alkalmazás vagy a lap bezárása nem segít.

Ha minden új e-mail értesítés eltereli a figyelmét, és elfoglalt az e-mail beérkező levelek mappájában, akkor jobb, ha letiltja az új e-mail értesítést. Segít összpontosítani a feladatra, különösen azokra, amelyekre teljes figyelmet kell fordítani.

7. Próbálkozzon a Hétvégi automatikus válasz aktiválásával

Ez a módszer elengedhetetlen, ha szabadúszó vagy szoloprén. Az automatikus válasz megvédi Önt attól, hogy elidegenedjen mindenkitől, miközben a nyugalma érdekében figyelmen kívül hagyja az e-maileket.

Készítsen néhány átgondolt és informatív automatikus válaszadót, amely képes gondoskodni az összes e-mailről, amelyet hétvégén vagy vakáció alatt kap.

Összefüggő: Android-alkalmazások az automatikus válaszok beállításához

8. Ne ellenőrizze az e-maileket okostelefonján

Ez a pont megijesztheti a FOMO-val. Gondolja át azonban kétszer, hogy valóban szüksége van-e a telefonjára telepített e-mail kliensre, vagy sem. E-mailek helyett több azonnali kommunikációs alkalmazást is használhat, mint például a Slack a telefonján. Hagyjuk az e-mailt az asztalra, és gond nélkül élvezzük a rövid szünetet.

9. Értékelje a beérkező leveleket

Lehet, hogy ingyenes e-mail klienst használ, de ez nem azt jelenti, hogy hagyja, hogy a beérkező levelek rendetlenséget okozzanak a nem kívánt e-mailekkel. Ha feliratkozott olyan webhelyekre, amelyek egész nap bombázzák Önt értékesítési és promóciós ügyletekkel, itt az ideje, hogy tegyen néhány lépést.

Számos promóciós e-mail kerül az Ön e-mailjeire, mert Ön elsősorban engedélyt adott nekik. Tehát, iratkozzon le azokról a webhelyekről, amelyek már nem érdeklik.

Gondolja át kétszer is, mielőtt legközelebb regisztrálna a hírlevelekre. Ezzel nem kell időt tölteni a fontos e-mailek megtalálásával vagy a felesleges e-mailek törlésével.

10. Válassza szét személyes és üzleti e-mail fiókját

Úgy tűnhet, mintha mindannyian tudnánk, de mindig lesznek olyan emberek, akik szakmai és személyes e-maileket egyaránt kapnak ugyanabban a postaládában. Ha Ön is közéjük tartozik, itt az ideje, hogy különféle e-maileket hozzon létre személyes és szakmai célokra.

Ne próbálja meg ellenőrizni a személyes e-mailt a munkaidő alatt (hacsak nem számít valamilyen fontos e-mailre). Hasonlóképpen, kerülje a hivatalos e-mail ellenőrzését a nyitvatartási időn kívül. Így fenntarthatja az egészséges munka és magánélet egyensúlyát, amely végső soron hozzájárul a termelékenységéhez.

Hatékonyan dolgozzon anélkül, hogy akadályozná a beérkező leveleket

Annak ellenére, hogy az e-mail forradalmi változást hozott a kommunikáció módjában, a túlzott figyelem figyelemelterelő és romboló hatású lehet. Ha a figyelmét a beérkező levelekre korlátozza, továbbra is a napi feladatokra koncentrálhat.

A feladatok kezelésének 8 legjobb módja a Chrome-ban

Használhatja a Chrome böngészőt a feladatok kezeléséhez? Próbálja ki ezeket a feladatkezelési bővítményeket a (csapat) tennivalók listájának kezeléséhez és a termelékenység nyomon követéséhez.

Olvassa el a következőt

A szerzőről