Termelékenység 101. Hogyan használjuk a dolgok készítésének (GTD) módszert

Úgy érzi, hogy több feladatot és projektet dolgoz fel a fejében, de valójában nem hajtja végre őket? Ha sokat gondol a feladatokra, projektekre és célokra, akkor elméje számára kihívást jelent a termelékenységre összpontosítani.

A szisztematikus feladatkezelés révén a Getting Things Done (GTD) segít csökkenteni a mentális stresszt. Tudjon meg többet a GTD módszerről, folyamatokról és a feladatok hatékony elvégzéséhez szükséges szervezésről.

Mi a dolgok készítésének (GTD) módszere?

Az öt lépés, nevezetesen Capture, Clarify, Organize, Review és Engage alkotja meg a GTD rendszert, amely a szakembereket vagy szabadúszókat produktívabbá teszi munkahelyen vagy otthon.

Néhány produktív órát kell fektetnie a GTD módszer és eszközeinek beállításába. Egy ilyen kis energia- és időbefektetés azonban életed végéig megtérül, ha folyamatosan gyakorolod.

A GTD rendszer minden szakmai vagy személyes feladatra történő bevezetése során a következő előnyöket tapasztalja:

1. Több időt spórol meg, és képes lesz a megfelelő egyensúly elérésére a személyes és a szakmai élet között.
instagram viewer
2. A feladatkezelés révén hatékonyabbá és produktívabbá válik. Ezáltal mentes leszel mentális stressztől.
3. Jelentősebb feladatokra összpontosítva elkerülheti a projekt károsodását.
4. Kreatívabb leszel, mivel elmédnek nem kell felesleges adatokat feldolgoznia.

Mikor kell elfogadni a GTD módszert

Gyakorlatilag alkalmazhatja a GTD rendszert bármilyen szakmai vagy személyes feladat teljesítésére. Azok a szabadúszók és szakemberek, akik sok feladattal foglalkoznak, gyakorolják a GTD-t, hogy eredményesek maradjanak. A valóságos forgatókönyvek a legjobban megfelelnek a GTD rendszernek:

1. Attól félsz, hogy megfeledkezhet bármely projekt apró, de döntő feladatairól.
2. Nem vagy biztos abban, hogy nyomon követsz mindent.
3. Több szerepet tölt be szakmai és személyes életében.
4. Gyakran előfordul, hogy különböző projekteket kezdeményez, de nem tudja azokat időben befejezni.
5. Soha nem próbáltad ki a Getting Things Done megközelítést a feladatok kezelésében.

Hogyan működik a GTD módszer

Első lépés: Rögzítés

David Allen, a GTD módszer fejlesztője hangsúlyozza a feladatok és ötletek megragadását írásban vagy digitális tárolásban, hogy az elme stresszmentes maradjon.

Ezért azonnal be kell írnia az eseményeket, ötleteket, találkozókat, feladatokat, feladatokat, részfeladatokat, projektreferenciákat stb. Ez a postaláda lehet egy papír alapú iktatórendszer vagy olyan alkalmazások, mint a Gmail, a Yahoo Mail, az Evernote, a OneNote stb.

Az Inbox olyan elemek vizuális ábrázolása, amelyekre a munkahelyen vagy otthon rendszeresen vigyáznia kell. Ez az első lépés a GTD-alapú személyes időkezelési munkafolyamat felé. Ez a lépés sok energiát és időt igényel, mivel átfogó gondolkodási folyamatokon kell átmennie, hogy minden tennivalót és ötletet egy helyen rögzítsen.

A használatával hatékonyan rögzítheti az összes feladatot a GTD postaládájában GTD-alapú időkezelő alkalmazások, például a Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp stb.

Második lépés: Tisztázza

Miután ötleteket és feladatokat töltött fel a GTD beérkező levelek mappájában, ezeket a rendetlen elemeket cselekvőképes lépésekké kell átalakítania. Kövesse az alábbi ellenőrzőlistát a beérkező levelek összes eleméhez:

1. Azonnal hajtsa végre a feladatot, ha kevesebb, mint két percig tart.
2. Ha a projekt lehetővé teszi, keresse meg a feladat delegálásának lehetőségeit.
3. Helyezzen referenciaelemeket, például dokumentumokat, fájlokat, elérhetőségeket stb. Egy adott feladat megjegyzés szakaszába.
4. Ha a jövőben el kell végeznie egy feladatot, rendeljen hozzá határidőt.
5. Töröljön minden olyan elemet, amely nem releváns személyes vagy szakmai környezetben.

Összefüggő: Kezdő útmutató az Asana használatához bármely projekt nyomon követéséhez

Harmadik lépés: Szervezés

A feladatok rendezéséhez fel kell sorolnia őket az ideiglenes teendők listájába további feldolgozás céljából a következő elemek alapján:

1. Naptár: Be kell írnia a találkozókat a naptárába. Elkezdheti használni a naptáralkalmazásokat, mivel ezek hatékonyabbak, mint a papír alapú naptárak.
2. Következő műveletek: A projektek számára nem megfelelő feladatoknak a Következő műveletek listában kell lenniük. Különböző kontextus-specifikus listáid lehetnek, például házimunkák, személyes, munkahelyi, telefonhívások stb.
3. Projektek: A projekteket külön listában kell megszerveznie az összefüggések alapján. Rendeljen konkrét határidőket a projekt minden feladatához, és naponta nézze át a projektlistát.
4. Várok: Ha átruház néhány projektfeladatot másra, akkor emlékeztető listát kell vezetnie ezekről a feladatokról.

Teendőlisták és jegyzetelő alkalmazások, például a TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote stb. Segítenek a teendőlisták rendszerezésében és megtekintésében.

Negyedik lépés: Vegyen részt

A következő négy feltétel használatával szisztematikusan levezeti a következő lépéseket az Engage lépésben:

1. Kontextus: Különféle feladataid lesznek a munkával, az élettel és a hobbikkal kapcsolatban. Ezeket összefüggéseknek nevezzük. Ezekhez a kontextusokhoz külön feladatlistákat kell létrehoznia.
2. Elérhető idő: Ha körülbelül 15 perc áll rendelkezésére az úticél felé vezető autóval, valószínűleg megállhat egy élelmiszerboltban, hogy megvásárolja a bevásárló listáján szereplő tételeket.
3. Elérhető energia: Ütemezzen összetett feladatokat arra az időre, amikor energikusabb vagy. Hagyja az egyszerű feladatokat alacsony energiaszintű órákra.
4. Kiemelten fontos: Azt is meghatározhatja, hogy mit kell tovább tennie, a feladatok listájának prioritásaitól függően.

A GTD módszert követõ feladatkezelõ eszközök lehetõvé teszik egyéni feladatnézetek hozzáadását szűrõkkel. Ezek a szűrők lehetnek prioritások, esedékesség, megbízott, kulcsszavak, létrehozási dátum stb. Az ilyen alkalmazások a GTD módszert is automatizálják olyan nézetek révén, mint ma, a közelgő, a következő nézet, a kontextusok egy címke segítségével stb.

Összefüggő: Az nTask legjobb tulajdonságai a zökkenőmentes projektmenedzsmenthez

Ötödik lépés: Áttekintés

A GTD elemek, például a naptárbejegyzések és a teendőlisták, felülvizsgálata naprakészen tartja a GTD rendszerét. A GTD módszerben heti felülvizsgálatokat gyakorolhat a legjobb eredmény érdekében. Az ellenőrzési lépés lehetővé teszi az időgazdálkodás munkafolyamatainak finomítását és a következő lépések azonosítását.

Feladatkezelő eszközök amit a Getting Things Done-ra használhat, automatizálja a felülvizsgálati lépést. Az olyan alkalmazások, mint az Infinity, a Trello, az Asana, a Todoist stb., Beépített GTD felülvizsgálati sablonokkal rendelkeznek. Ezek a sablonok biztosítják az összes ellenőrző pontot, amelyeken át kell mennie a GTD munkafolyamatának sikeres heti felülvizsgálatához bármely projekthez vagy feladathoz.

Az alkalmazások lehetővé teszik ezeknek a felülvizsgálati sablonoknak a projekt igényeinek megfelelő testreszabását is. Például létrehozhat kéthavonta, nem pedig heti áttekintést. Hozzon létre feladatmegjegyzéseket vagy részfeladatokat a heti elmélkedések és a következő hét fókuszának meghatározásához.

Legyen produktívabb a Getting Things Done rendszerrel

A GTD módszer a teljes feladatkezelési folyamatot öt egyszerű lépésre osztja: Capture, Clarify, Organize, Review és Engage. A GTD rendszer és a dolgok elvégzésének eszközei segítenek jobban kihasználni az agy kapacitását a feladat teljesítésében, mint a terméketlen gondolatokat.

Az optimális termelékenység érdekében tudja, hogyan válassza ki a legjobb alkalmazást a feladatkezeléshez, miközben rendszeresen alkalmazza a GTD módszert.

Online feladatkezelési útmutató: 10 tipp a megfelelő alkalmazás kiválasztásához

Ha egy feladatkezelő alkalmazást szeretne választani a projektek hatékonyabb kezeléséhez, akkor néhány szempontot fontoljon meg!

Olvassa el a következőt

A szerzőről