A 14 legfontosabb e-mail etikett-tipp, amelyet tudnia kell

Legyen szó tartalomíróról, marketingszakemberről, fejlesztőről vagy szabadúszó munkáról, az e-mail a modern világunk szerves része.

Valójában ez a legszokásosabb kommunikációs forma a szabadúszók között. Emiatt fontos elsajátítani az e-mail küldés bevált módszereit és illemtanát, ha vonzani és meg akarja tartani az ügyfeleket.

1. Gyakorold a gyors választ

Mivel a szabadúszó üzleti tevékenység nagyban függ az e-mail kommunikációtól, az azonnali válasz elvárt színvonal lett.

Hacsak nem a családjával és a barátaival töltesz időt, arra kell törekednie, hogy minden e-mailére egy órán belül válaszoljon. Ha ez nem lehetséges, válaszoljon ugyanazon a napon az ügyfél munkaidejében.

2. Tisztázza a pontot az elején

Ügyfeleinek nem kell a végéig, vagy ami még rosszabb, többször elolvasni az e-mailt, hogy megértsék a megfogalmazni kívánt pontot. Ha e-mailt ír, ne felejtse el pontosan megadni az üzenetet az elején - akár a tárgyban, akár a törzsben.

A témának rövidnek és konkrétnak kell lennie. Az e-mail törzsében hangsúlyozza a legfontosabb adatait pontok segítségével.

Összefüggő: A legnépszerűbb e-mail szolgáltatók jobbak, mint a Gmail és a Yahoo Mail

3. Ellenőrizze a nyelvtant és a helyesírást

Az e-mail tükrözi, hogy ki vagy. Megmutatja, hogy az ügyfelek mit várnak Öntől a munka minőségét illetően. Még a legtapasztaltabb szakemberek is elgépelnek, különösen okostelefonokról gépelve. Az ügyfeleknek azonban nem lesz jó első benyomásuk az ilyen hibákból.

Miután befejezte az írást, olvassa fel az e-mailt hangosan, hogy megtudja a nyelvtani hibákat. További segítséget online eszközökkel is használhat.

4. Tartsa tömören

Ha irodalmi háttérrel rendelkező író vagy, nehéz lehet ellenállnod annak, hogy virágos nyelven írj. Azonban egy hétköznapi ember számára ez csak olyan kód lesz, amelyet nem képesek megfejteni!

Az e-mailek mindig rövidek és egyszerűek legyenek. Írjon apró mondatokban, és használjon mindenki által ismert szavakat. Ha olyan információkat kell továbbítania, amelyek nem férnek el néhány bekezdésben, akkor jobb, ha ütemez egy virtuális értekezletet vagy telefonhívást.

5. Válasz minden lekérdezésre

Ez a pont ellentmondásosnak tűnhet az előző mutatóval szemben, ahol arra kértük, hogy rövidítse az e-mailt. Nos, az ügyfelének bármilyen kérdésének átugrása a tömörség érdekében tiszteletlen cselekedet lesz.

Az e-mail egyes szakaszain feltett lekérdezéseket külön szakaszokban címezze. Tehát az ügyfél tudja, hogy figyelmesen olvassa el az e-mailt. Ha nem tud azonnal válaszolni egy kérdésre, említse meg, amikor csak teheti.

6. Kövesse az egységes és a szabványos formátumot

E-mailek írása közben ügyfeleinek egyetlen formátumot használjon az összes e-mailhez. Győződjön meg arról, hogy minden e-mailben ugyanazt a típusfájlt, betűméretet, betűszínt és szövegszerkezetet használja. Ha nincs szabványos formátuma, egyetlen e-mail szál furcsán fog kinézni.

Üzleti kommunikációhoz használhat olyan betűtípusokat, mint az Arial, a Calibri és a Verdana. A mérethez 12 biztonságos. A színes betűtípusok használata nem ajánlott az ilyen jellegű szakmai interakcióhoz - maradjunk a feketénél.

7. Aláírással zárul

Bármi legyen is a szakmai státusz, mindig jó, ha e-mail aláírásában szerepel az elérhetőségei az e-mailek végén. Ez segít az embereknek emlékezni rád, hogy szükség esetén azonnal kapcsolatba léphessenek veled.

A személyre szabott aláírás hozzáadása az e-mail végén egyszerű, és csak profinak tűnhet. Adja meg elérhetőségét az aláírásban.

Összefüggő: E-mail aláírás hozzáadása a Microsoft Office 365-ben

8. Használjon irodán kívüli e-mail sablont

Mehet nyaralni, de szabadúszó közben ügyeljen arra, hogy ügyfelei tudják ezt. Amellett, hogy személyesen értesíti őket e-mailben, nagyon jó lesz, ha nem hivatalból válaszolok.

Ha több ügyféllel dolgozik, kezelnie kell a határidőket. Hasonlóképpen, ügyfeleinek tudnia kell, hogy mikor számíthatnak a válaszára.

9. Mindig nyomon követés

Az ügyfelek nyomon követése elengedhetetlen, amikor arra számított, hogy választ kap, de nem. A nyomon követési e-mailben másolhat bármilyen lényeges információt, és újból csatolhat minden fontos fájlt, hogy az ügyfél könnyebben megtalálja a szükséges információkat.

10. Használja a megfelelő nyelvet

Használja a szokásos szakmai nyelvet, miközben kommunikál az ügyfelekkel. Kerülje a hangulatjelek használatát az ilyen hivatalos beszélgetések során. Kezdje az e-mailt udvarias üdvözléssel, és közvetlenül címezze az ügyfeleket a nevükkel.

Ne használjon MINDEN betűt vagy rövidítést, például ASAP vagy RSVP. Ezenkívül jobb, ha nem az ügyfél nevének rövid formáját használja.

11. Kerülje a válaszolást, ha ideges vagy dühös

Nem számít, mennyi ideig vagy a szabadúszó üzlet, csalódottnak és dühösnek érzi magát munkája miatt. Ha az ügyfelektől kapott e-mailek idegesítenek, akkor a természetes ösztön az azonnali válaszadás.

De mindig tartózkodjon a válaszolástól, miközben az érzelmek elragadják. Maradjon profi és írjon csiszolt választ, ha megnyugszik.

12. Kommunikáció más módszerekkel

Amint szabadúszóként növekszik, tudná, hogy mikor kell a beszélgetést offline állapotba hozni. Miközben megosztja az időérzékeny információkat, ne csak az e-mailekre támaszkodjon. Mindig párosítsa bármilyen valós idejű kommunikációs formával, például telefonhívással vagy Slack-üzenettel.

13. Ne próbáljon barátokat szerezni

Azért van itt, hogy üzleti kapcsolatot építsen ki ügyfelével, és ne barátkozzon velük. Mindig biztonságos, ha nem vicces vagy okos az ügyfelével. Ragaszkodjon az információkhoz és az üzenet szándékához. Nem lehet sietni megmutatni nekik a személyiséget, miközben szakmai kapcsolat lesz.

14. Ne hagyja ki a választ

Ha későn válaszol egy e-mailre, vagy teljesen kihagyja, az költsége lehet egy projekt. Ha a beérkező levelek tele vannak értékesítési e-mailekkel és felesleges hírlevelekkel, akkor kihagyhatja ügyfele fontos e-mailjeit.

Jelölje meg a meglévő ügyfelek e-mailjeit kedvencként, hogy azokat a beérkező levelek tetejére helyezze. Az összes munkával kapcsolatos e-mail gyors eléréséhez tartsa rendben az e-maileket.

Az intelligens e-mail címkék hatással lesznek az ügyfelekre

A vállalkozás hatékony irányítása érdekében az e-mailek küldése a folyamat elengedhetetlen része. Próbálja ki ezeket a gyors feltöréseket, hogy professzionális e-mailt készítsen, és okosabban és jobb módon mutassa be magát a potenciális és a meglévő ügyfelek számára.

A Cloze 5 legjobb tulajdonsága a zökkenőmentes üzleti menedzsment érdekében

Ha vállalkozása szabadúszókat vagy tanácsadókat foglal magában, fontolja meg a Cloze alkalmazást a menedzsment javítása érdekében.

Olvassa el a következőt

A szerzőről