10 tipp, amelyek megakadályozzák, hogy az e-mailek csökkentsék a termelékenységet

Annak ellenére, hogy termelékenységi eszköz, az e-mail a munka idején komoly figyelemelterelést jelent, és megakadályozza a fontosabb feladatok elvégzésében. Lehet, hogy még az a szokása is, hogy ellenőrizze az e-mailjeit, amikor bejön egy értesítés.

Az ilyen gyakorlatok akadályozzák a teljesítményt, és akadályokat okoznak a cél elérésében. A termelékenység maximalizálása érdekében érdemes az alábbi megközelítéseket alkalmazni az e-mail használat ellenőrzésére.

1. Ne kezdje a napot az Inbox segítségével

A délelőtt folyamán fontolja meg prioritásait, készítsen tennivalók listáját erre a napra, és koncentráljon a legfontosabb feladatra anélkül, hogy aggódna mások kérése miatt. Bármilyen csábító is lehet reggel ellenőrizni az e-maileket, eltereli a figyelmét.

Összefüggő: Digitális vs. Papír-teendők: Melyik a jobb?

Elméje összezavarodik az e-mailekre adott lehetséges válaszokkal, és ennek következtében a tényleges munkája szenved. A kora reggeli levelekre válaszolva az emberek tudják, hogy máris elérhető. Ennélfogva a munkára kell összpontosítania, nem pedig az e-mailekre.

2. Rendszeresen ürítse ki az Inbox mappát

Nem szükséges válaszolni minden egyes e-mailre. Azonban minden e-mailt fel kell dolgoznia, hogy a beérkező levelek tele legyenek olvasatlan e-mailekkel. Ellenkező esetben nem találja meg a szükséges e-mailt. Az alábbi módszerekkel mentheti a beérkező leveleket tömeges olvasatlan üzenetekből:

• Tegye: Ha az e-mail bármilyen olyan műveletet kér, amely kevesebb, mint két percet vesz igénybe, akkor ezt azonnal tegye meg.
• Delegált: Ez nem feltétlenül arról szól, hogy valaki másnak adja át a felelősséget. Tehát továbbíthatja a feladatot a megfelelő embereknek.
• Elhalasztja: Ha az e-mailre nincs szükség sürgős válaszra, akkor a válaszadást jobb időre halaszthatja.
• Töröl: Azonnal törölje a másnak delegált vagy nem kritikus e-maileket, hogy elkerülje a zavart és rendetlenséget.

3. Tartózkodjon attól, hogy minden egyes e-mailt mindenki számára elküldjön

Időnként szükség lehet az e-mailek másolására, de ez általában azt jelenti, hogy olyan válaszokkal bombázzák el, amelyeknek semmi köze sincs. E-mail küldése közben ne vegyen fel kettőnél többet a CC mezőbe.

Ha kollégái olyan e-mailekben küldik el Önt, amelyek nem tartalmaznak információkat, akkor felesleges e-maileket is kaphat. Ebben az esetben tájékoztatnia kell csapatát, hogy válaszoljon egyenként ahelyett, hogy mindenkinek válaszolna, hacsak nem osztanak meg olyan információt, amelyet mindenkinek tudnia kell.

4. Az e-mail ellenőrzése kötegelt formában

Kétféle e-mail felhasználó létezik: Az első típus az értesítésektől függ, és megérkezésükkor azonnal ellenőrzi az e-mailt. A második típusú küldőnek meghatározott ideje van ellenőrizni az összes e-mailt egy kötegben, hogy a nap további részében elfelejthesse.

A feladatok hatékony elvégzéséhez a második típusnak kell lenned. Állítsa be saját szabályait az idő ellenőrzésére.

Az egyik legjobb módszer annak megakadályozására, hogy az e-mail beérkező üzenetei kikerüljenek az ellenőrzés alól és megtakarítsák drága idejét, ha külső segítséget nyújt az üzenetek átvilágításához. Az e-mailek kezelésének intelligens lehetősége az olyan eszközök használata, mint a Sanebox vagy Kicsomagolás.me.

A Sanebox segít az e-mail beérkező levelek rendezésében és visszavonásában, és csak a fontos e-mailek számára enged teret. Minden más e-mail, amely eléri az Ön e-mail címét, a Kukába vagy az Archívumba kerül. Kicsomagolással. Én, lemondhatod a nem szükséges e-mail előfizetéseket.

6. Válasszon egy új működési modellt a kommunikációhoz

Ha új kommunikációs modellt vezet be a csapattagjai körében, akkor kevésbé válhat függővé az e-mailektől. Például, használhatja a projektmenedzsment eszközt csoportos kommunikációhoz, vagy rendezzen egy rövid találkozót. A projektmenedzsment eszközökkel minden szükséges mutatót felsorolhat egy projekthez.

Hasonlóképpen ütemezhet egy-egy beszélgetést telefonon is, hogy elkerülje a hosszú e-mail szálat. Az együttműködéshez és a valós idejű kommunikációhoz használhatja az olyan üzenetküldési szolgáltatásokat, mint a Laza, Nyáj, Sóvárogstb., hogy gyorsan kapcsolatba léphessen csapatával bármilyen igény esetén.

Összefüggő: Mi a laza és hogyan működik?

7. Fokozza az e-mail címkét

Annak érdekében, hogy sikeresebben végezzen több dolgot megszakítás nélkül, finomítsa az e-mail illemszabályokat az alábbi tippekkel:

• Mindig írjon tiszta tárgyat, amely meghatározza az e-mailek tárgyát. Így a címzett nem fogja figyelmen kívül hagyni az e-maileket, és nem kell további e-maileket küldenie válaszért.
• Soha ne hagyja ki az e-mailek lektorálása mielőtt eltalálná a Küld gomb. Biztosítja, hogy az elírási hibák miatt ne legyen esély félreértésre.
• Győződjön meg arról, hogy az e-mail aláírása tartalmazza az Ön elérhetőségi adatait, például a telefonszámot. Így a címzett közvetlenül kapcsolatba léphet Önnel, ha erre szükség van.

8. Menjen a késleltetett válaszra

Gyakran válaszolhat az e-mailekre, amint megérkeznek. Ez azonban csak az ön koncentrációját vonja el az elsődleges feladattól. Ne sietjen el egy e-mailre válaszolni. Ehelyett szánjon egy vagy több órát, és válaszoljon az ütemtervnek megfelelően a beérkező levelek kezelésére.

Ha aggódik a sürgős e-mailek hiánya miatt, abban az esetben nem kap e-mailt. Minden vészhelyzet esetén telefonhívást fog kapni, nem e-mailt.

9. Próbálja ki a "Yesterbox" módszert

Tony Hsieh készítette, ez a módszer csak a tegnap érkezett e-mailekre ad választ, kivéve, ha sürgősek. Ennek a technikának az alapszabálya a tegnapi postaládák feldolgozása a mai helyett. Természetesen el fog olvasni egy sürgős e-mailt, amely azonnali intézkedéseket igényel, de nem sok e-mail tartozik ebbe a kategóriába.

10. Búcsúzzon a Hírlevelektől

A postaládájába érkező minden e-mail ekvivalens a figyelemelterelés egy pillanata. A mindennap kapott e-mailek nagy része hírlevelek. A legtöbb esetben nem is emlékszik, mikor iratkozott fel a hírlevélre és miért.

A beérkező levelek tisztán tartása és a felesleges értesítések elkerülése érdekében a páratlan órákban iratkozzon le a nem szükséges hírlevelekre. Ez a leiratkozás eltarthat egy ideig, de örökre mentes lesz a nem kívánt e-mailektől. E-mail helyett mindig használhat RSS-hírcsatornát, ha nem szeretne lemaradni egyetlen bejegyzésről sem.

Termelékenysége fontosabb, mint az e-mailjei

Az e-mailek soha véget nem érő halmaza elegendő ahhoz, hogy stresszel és zavarttassal töltsön el. Ha e módszerekkel megváltoztatja az e-mail szokásait, akkor megakadályozhatja, hogy az e-mail zavarást okozzon, és rendkívül produktívvá váljon.

A termelékenység növelésének 10 módja a munkaállomás megcsonkításával

Tudja meg, hogyan segít a rendetlenség nélküli munkaállomás a figyelmes munkában és a feladatok időben történő elvégzésében.

Olvassa el a következőt

A szerzőről

Bontsa ki, hogy elolvassa a teljes történetet