Hogyan importálhat adatokat Microsoft Word űrlapokból egy Excel táblázatba

Az űrlapok használata a Microsoft Word-ben információgyűjtéshez nagyon egyszerű és kényelmes. A legnagyobb kihívás az összegyűjtött adatok átvitele az Excel táblázatba.

Döbbenetes lehet az összes összegyűjtött adat manuális megadása. Szerencsére számos módon lehet automatikusan kitölteni az adatokat a Microsoft Word űrlapokból az Excel táblázatba.

Az űrlapok megértése a Microsoft Word programban

Mielőtt elkezdenénk, beszéljük meg az űrlapokat a Microsoft Word dokumentumokban. Lehet, hogy kíváncsi arra, hogyan működnek a Word formák, de ez elég egyszerű.

A Word segítségével szabványosított dokumentumokat hozhat létre, amelyek felhasználhatók adatgyűjtésre. Ezt úgy teszi meg, hogy az Ön által választott sablont biztosítja.

A sablon tartalmazza az összes releváns mezőt, amelyet a felhasználók kitölthetnek. Miután megadta a kérdéseket, a felhasználóknak lehetőségük lesz kitölteni ezeket a sablonokat. Ezeket a válaszokat ezután Word űrlapokban tárolják, amelyek bármikor elérhetők.

Excel táblázat létrehozása Microsoft Word űrlapból

Ezeknek a módszereknek bármelyikét használhatja, attól függően, hogy hány űrlap van, vagy milyen adatokat kíván exportálni a Word-űrlapokból.

1. módszer: Egycellás importálás

A legjobb, ha ezt a módszert használja, ha adatokat szeretne importálni egy cellából egy Excel táblázatba. A módszer használatához kövesse az alábbi lépéseket.

1. Nyissa meg a számítógépén egy újat Exel táblázat.
2. Kattintson a Fül beszúrása és válassza ki a Tárgy választási lehetőség.
3. Ha rákattint, a Tárgy opció egy ablakhoz vezet, amint az a képernyőképen látható.
4. Ott válassza ki a Létrehozás fájlból választási lehetőség.
5. Keressen Microsoft Word dokumentumok a kívánt fájl importálásához.
6. Kattintson duplán a fájl nevére, majd zárja be az ablakot a gombra kattintva rendben gomb. Ez a folyamat egyesíti a Word fájlt az Excel táblázatba.
7. A cella szövegdobozának most meg kell jelennie = EMBED ("Dokumentum") alatta, ahogy a képen látható. Ez csak akkor hajtható végre, ha a forrás Word dokumentum szerkesztési engedélyei engedélyezve vannak.
8. Kattintson a Fájl fül>Mentés másként, és nevezze át az Excel-fájlt ahelyett, hogy felülírná az előző nem egyesített dokumentumot.
9. Kattintson Mentés ismét befejezni a folyamatot.

2. módszer: Celláról cellára importálható

Ez a második módszer lehetővé teszi az adatcellák cellánkénti importálását. Íme néhány lépés, amely végigvezeti Önt.

1. Nyisd ki a Word dokumentum az átadásra szánt adatokkal.
2. Kattintson az asztalon található sraffozási jelekre.
3. Másolja a táblázatot a megnyomásával Ctrl + C.
4. Akkor lehet Bezárás a word dokumentumod.
5. Nyisson meg egy Excel táblázatot, és kattintson a gombra első sejtrács.
6. Illessze be a másolt adatokat a gombbal Ctrl + V. Adatait a képen látható módon beillesztjük.

Ha ezt a módszert választja, győződjön meg arról, hogy az Excel tábla elrendezése megegyezik a részleteket tartalmazó Word táblázattal.

Ez azt jelenti, hogy ha a word táblájának tíz oszlopa van, akkor az Excel táblájának is meg kell egyeznie.

3. módszer: A Word konvertálása Excel-be CSV-fájlok használatával

Egy másik egyszerű módszer a Word-űrlap információinak Excel-táblázattá történő konvertálására vesszővel elválasztott értékek (CSV) fájlt. A CSV-fájl egy elválasztott szövegfájl, amely vesszővel elválasztja a fájl értékeit.

A módszer használata egyszerű. A Word megkülönbözteti a releváns adatokat az űrlapon belüli többi szövegtől. Ez azt jelenti, hogy az ügyfél válaszai nem keveredhetnek a sablon további részleteivel.

A Word konvertálása CSV formátumra

Mielőtt a CSV-t használná az adatok Excel-táblázatokba történő átviteléhez, előfordulhat, hogy a Word-űrlapot CSV-formátumra kell konvertálnia. A fájlok konvertálásához az alábbi módszerek bármelyikét használhatja.

1. lehetőség: Az Opciók használata a Word CSV formátumba konvertálásához

Használhatja a Opciók lapon az űrlap CSV formátumba alakításához kövesse ezeket a lépéseket.

1. Nyissa meg a Word űrlapot. Győződjön meg arról, hogy minden szükséges információt tartalmaz.
2. Válassza a lehetőséget File> Options.
3. A Opciók panelen válassza a lehetőséget Fejlett. Ezt a párbeszédpanel bal oldalán találja, amint az az alábbi képen látható.

4. Jelölje be Mentse az űrlapadatokat elválasztott szövegfájlként.

5. Végül zárja be a párbeszédpanelt az OK gombra kattintva.

Most már exportálhatja adatait az Excel programba, vagy tetszés szerint mentheti a dokumentumot.

2. lehetőség: A "Mentés másként" használata az adatok CSV formátumba történő exportálásához

Alternatív megoldásként használhatja a Mentés másként lehetőség a dokumentum CSV formátumban történő mentésére. Ha ez az ideális módszer, akkor íme néhány lépés, amely végigvezeti Önt.

1. Ha továbbra is a Word űrlapon van, kattintson a gombra Fájl menü> Mentés másként választási lehetőség.
2. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely alapértelmezés szerint sima szöveget tartalmaz, a képen látható módon.
3. Ha bármilyen változtatást hajtott végre, át kell neveznie a fájlt, és kattintson a gombra Mentés.
4. Megjelenik a képernyőképen látható előnézeti párbeszédpanel, amely megjeleníti az exportálni kívánt adatokat CSV-formátumban. Az adatok exportálásához kattintson a gombra rendben.

Ezeknek a lépéseknek a végrehajtásával a Word kibontja az űrlapon szereplő adatokat a .csv fájl. A CSV fájlok kompatibilisek az Excel programmal. Megadják a szabadságot, hogy az Excel bármelyik verzióján hozzáférhessen hozzájuk.

A dokumentum különböző mezőinek elválasztásához a Word vesszőket szúr be. Az Excel ezeket a vesszőket használja a különféle cellákhoz tartozó adatok elválasztására.

3. lehetőség: Az Exportálás használatával mentse az adatokat CSV-fájlba

Ha nem akarja használni a Mentés másként opciót, érdemes megfontolni az Exportálás lehetőséget. Így lehet adatokat exportálni CSV fájlba.

1. Ha továbbra is az űrlapon van, kattintson a gombra File.
2. Válaszd ki a Export választási lehetőség.
3. Kattintson Változtasd meg aFájltípus, majd a Fájltípusok elemre, és válassza a lehetőséget Sima szöveg (* .txt). Olyan egyszerű, mint amilyennek látszik a képernyőképen.
4. Kattintson Mentés másként. Ezzel kinyitja a Mentés másként párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a fájl tulajdonságainak szerkesztését.
5. Válassza ki a fájl helyét.
6. Nevezze el a fájlt kívánt módon, majd kattintson a gombra Mentés. Ez majd exportálja az adatokat.

Űrlapadatok importálása az Excel programba

Most, hogy a Word-űrlap adatait CSV-formátumba konvertálta, a következő lépés az importálása az Excel-táblázatba.

Előfordulhat, hogy a fájl nem látható az Excel programban, mert az Excel alapértelmezés szerint csak az Excel fájlokat jeleníti meg. A CSV-fájl eléréséhez kövesse ezeket a lépéseket.

1. Nyisd ki a új Exel táblázat.
2. Kattintson Fájl>Nyisd ki.
3. Válaszd a Tallózás ikont, és válassza a ikont Minden fájl a típusok legördülő listában.
4. Keresse meg a fájl helyét, és válassza ki.
5. Kattintson Nyisd ki. Ez arra kéri az Excel-t, hogy nyissa meg a Szövegimportáló varázsló, az alábbiak szerint. Kattintson Határolt>Következő.

Sokféle formával való foglalkozás

Előfordulhat, hogy rengeteg űrlapot kell átalakítania egyetlen nap alatt. Ennek az egész folyamatnak a végigfutása ebben az esetben megerőltető lehet.

A legjobb megoldás az, ha kódkapcsolatokat hoz létre a táblához az ADO használatával, amikor számos űrlappal foglalkozik. Az ADO (ActiveX Data Object) automatizálja az átviteli folyamatot. Így könnyebbé válik az adatátvitel.

Összefüggő: Őrült Microsoft Excel képletek, amelyek rendkívül hasznosak

Miért használja ezeket a módszereket

Annak ellenére, hogy ezeknek az új technikáknak a megtanulása félelmetes lehet, hosszú távon megtérülnek. Ezekkel a módszerekkel sok időt takaríthat meg.

Növelik a pontosságot az adatbevitel terén is. Így a hibák kockázata kissé csökken, mivel az adatokat egyik szoftverről a másikra emelik, nem pedig manuálisan adják meg.

Két oszlop kombinálása a Microsoft Excel alkalmazásban (gyors és egyszerű módszer)

Több oszlop használata az Excel alkalmazásban időt takarít meg a manuális egyesítéssel. Így oszthatja össze az oszlopokat az Excelben.

Olvassa el a következőt

A szerzőről

Bontsa ki, hogy elolvassa a teljes történetet