Hogyan írhatunk jobb e-maileket: 3 egyszerű tipp

A jó e-mailek írásának megértése kulcsfontosságú készség, különösen a munka szempontjából. Akár kisvállalkozása van, akár önálló vállalkozó, valószínűleg számtalan e-mailt kezel minden nap.

Az e-maileket használhatja elsődleges kommunikációs módszerként más vállalkozásokkal és ügyfelekkel. Lehet, hogy egyszerű feladatnak tűnik egy e-mail megírása, de az emberek gyakran téves kommunikációtól szenvednek.

Íme néhány tipp, amelyek segíthetnek!

1. Pontos

Az e-mail kommunikáció során pontosan meg kell határoznia azt, amit mond. Egy egyszerű e-mail, például: "Holnapig meg kell csinálni." nem lesz elég, ha üzenetet küld egy alkalmazottnak.

Annak ellenére, hogy az alkalmazottainak meg kell érteniük a mondanivalójának nagy részét, miért vállalják a félrebeszélés kockázatát, amikor Ön közvetlen lehet?

2. Az e-mail megfelelő felépítése

A tárgysor optimalizálása

Az e-mail minden aspektusát optimalizálni kell, a tárgytól a törzsig.

Számtalan e-mailt kap minden nap, és néhány közülük általában kitűnik, igaz? Általában ezek optimalizált tárgysorral rendelkeznek. Az e-mail címsorának relevánsnak kell lennie az e-mail teljes tárgyához.

Ha nem ismerjük fel a tárgy sort, vagy az irrelevánsnak tűnik, akkor egyszerűen el kell törölnünk az e-mailt, mielőtt elolvassuk. Ennek elkerülése érdekében győződjön meg arról, hogy a témasor megfelelően van felépítve.

E-mail törzs

Kezdje e-mailjét üdvözlettel. Fontos, hogy formális legyen, amikor kommunikál az ügyfelekkel és az üzleti partnerekkel. Teljesen rendben van az informális beszéd használata, ha szükséges, de a legtöbb esetben jobb formális beszédet használni.

Mi az a kérdés vagy cselekedet, amelyet közvetíteni próbál? A köszöntések után jó a lényegre térni. Ne habozzon, hogy közvetlen légy.

Záró

Az e-mail vége az utolsó dolog, amelyet az ügyfelek vagy üzleti partnerek el fognak olvasni. Ez befolyásolhatja, hogy választ adnak-e vagy sem.

Próbálja meg úgy befejezni az e-mailt, mint egy beszélgetés során. Nagyobb eséllyel kap pozitív választ, ha barátságos, profi és egyértelmű a cselekvésre ösztönzéssel.

Melléklet küldése

Ha van egy nagy melléklete, amelyet el akar küldeni, akkor ezt ne e-mailben tegye. Ehelyett töltse fel a fájlt egy fájlmegosztó szolgáltatásba, és küldjön egy linket. Ez sokkal profibbnak tűnik.

3. Szerkesztés és lektorálás!

Az e-mail elkészítésekor próbáld elképzelni, hogy a társaságban mindenki elolvassa. Az e-mailek gyorsan elkészülnek, de maradandó benyomást hagyhatnak, ezért feltétlenül nézze át munkáját, mielőtt rákattintana Küld.

Számos ingyenes online eszköz létezik, amelyek segíthetnek abban, hogy munkája jól megírt és nyelvtanilag helyes legyen. Tartalmazza a mondatszerkezetet, az írásjeleket, a helyesírást stb.

Nyelvtanilag

Nyelvtanilag elemzi az Ön által írt szövegdarabot, és ellenőrzi az esetleges nyelvtani hibákat. Telepítheti böngészőbővítményként, és így hozzáférhet hozzá, függetlenül attól, hogy melyik webhelyet használja.

Például a Grammarly ellenőrizheti a nyelvtanát, amikor beírja az e-mailt a Gmailbe vagy más e-mail webhelyekre.

A Grammarly ingyenesen elérhető, de van prémium verziója is. Ingyenes verziója jó munkát végez az alapvető és haladó nyelvtani és írásjelek, például vesszők, futó mondatok, alliterációk, töredékek stb. Felderítésében.

Ellenőrizni fogja a helyesírási hibákat, a plágiumot és az írási stílust is. A Grammarly prémium verziója extra érzetet ad mindennek, amit az ingyenes verzió kínál. A prémium nyelvtan azonban elsősorban azoknak szól, akik cikkek publikálását tervezik.

Összefüggő: Megéri-e a nyelvtani prémium? Itt van minden, amit tudnia kell

Hemingway szerkesztő

A Hemingway szerkesztő egy ingyenes online eszköz, amely segít javítani az írás stílusát. A platform ideális rövid darabok, például e-mailek szerkesztésére.

Ezenkívül a Hemingway Editor arra ösztönzi Önt, hogy legyen tiszta és közvetlen írásban, még akkor is, ha hosszú cikkeket ír bonyolult mondatokkal. Ezzel a szerkesztővel felmérheti munkája összetettségét és olvashatóságát.

Tudta, hogy a Microsoft Word nagyszerű korrekciós lehetőségekkel rendelkezik? A Microsoft Word megnyitásakor kattintson a gombra File> Options> Proofing. Kiválaszthatja az automatikus javítás és a helyesírás opcióit, amelyeket a Microsoft Word ellenőrizni szeretne.

Ezenkívül a Microsoft azt is biztosítja Microsoft Editor, egy böngészőbővítmény, amely segítséget nyújthat a dokumentumok nyelvtani hibák, stílus stb.

Az e-mailek Microsoft Word-ben történő szerkesztésében az a nagyszerű, hogy a szerkesztés / formázás kiválóan fordít egyes e-mail alkalmazásokra / webhelyekre, például a Gmailre vagy az Outlookra.

Ma a legnépszerűbb e-mail szolgáltatók integrált szerkesztési lehetőségekkel rendelkeznek. Sokan ellenőrzik a nyelvtani hibákat is. A Gmailen kívül a Yahoo és az Outlook is rendelkezik formázási lehetőségekkel az e-mailekhez.

Összefüggő: A legnépszerűbb e-mail szolgáltatók jobbak, mint a Gmail és a Yahoo Mail

Megtanulják, hogyan kell strukturálni a tökéletes e-mailt

Legtöbben a nap jelentős részét e-mailek írásával és olvasásával töltjük. Sokszor ezek az e-mailek zavaróak lehetnek mások számára. A fent említett tippeknek elősegíteniük kell a tömör, egyértelmű és könnyen érthető e-mailek írását.

E-mailjei tükrözik professzionalizmusukat, a részletekre való odafigyelést és az értékeket. Ne feledje tehát, hogy mások hogyan értelmezhetik az e-mail hangnemét.

5 ingyenes e-mail eszköz a beérkező levelek tisztításához és a Gmail jobbá tételéhez

Szeretné a legtöbbet kihozni a Gmailből? Használja ezeket az ingyenes alkalmazásokat és böngészőbővítményeket a beérkező levelek visszautasításához és az e-mail élmény javításához.

Olvassa el a következőt

A szerzőről

Bontsa ki, hogy elolvassa a teljes történetet