Mi az időbetét és hogyan növeli a termelékenységet?

Ha Önnek vagy csapattársainak nincs határideje egy adott feladat elvégzésére, akkor kevésbé lehet eredményes. Az időbeosztás kezelése az idő kezelésével segít csökkenteni az idő szivárgását és növelni a termelékenységet.

Számos globális szervezet és nagy sikerű szakember használja az idődobozos technikákat. A cikk elmagyarázza, mi az időmérés, hogyan működik, és milyen előnyei és hátrányai vannak.

Mi az idődoboz?

A Timeboxing egy időgazdálkodási taktika, amelynek középpontjában a projekt céljai állnak. Ha ezt a stratégiát alkalmazza szakmai vagy személyes életében, akkor jobban felkészült rá állítsa le a halogatást és növelje a termelékenységet.

Az idődobozok az idődoboz egységei. Az időmérőnek reálisnak, de rögzítettnek kell lennie egy feladatnak. Több időmérőt is rendelhet, ha a munka összetett. Az idődobozok percek, órák, napok, hetek vagy akár egy hónap is lehetnek, a projekttől és annak feladataitól függően.

Az időbeosztás lehetővé teszi, hogy megtervezzen egy időköltségvetést a projekt minden feladatához. Leül a csapatával, és létrehoz egy listát a projekt feladatairól. Önnek és csapatának együtt kell ötletelnie, hogy meghatározza a feladatok határidejét.

Az olyan adatok, mint a feladatok, az erőforrások és a meghatározott időmérők általában elérhetőek egy feladatkezelő alkalmazásban. Az idődobozos módszer egy világszerte elismert időgazdálkodási eljárás, amely a lehető legkisebb időkeret mellett biztosítja a magas színvonalú munkát.

Az idődoboz beállítása

Hacsak nem hiszed, hogy sok erőfeszítést igényel az időszámláló beállítása, meg fog lepődni, hogy valójában nem is olyan nehéz, mint amilyennek hangzik. Íme néhány gyors lépés az idődoboz egyszeri beállításához és a jövőbeni projektekhez történő felhasználásához:

1. Hozza létre a projekt feladatlistáját:

Bármilyen online alkalmazást használhat, például Redbooth és OmniFocus tennivalók listájának létrehozása bármely projekt feladataira. A feladatlista véglegesítése előtt győződjön meg róla, hogy Ön és csapata megfelelően kutat.

Összefüggő: Elegáns feladatlista alkalmazások a produktív minimalista számára

2. A feladatok csoportosítása és rangsorolása:

Meg kell találnia a hasonló feladatokat, és csoportosítania kell őket a szomszédos időmérőkbe. Ez segít Önnek vagy csapatának elkerülni a felesleges időveszteséget a feladatok közötti váltáskor.

Néhány feladatot fontossági sorrendbe kell állítania, és áthelyeznie az első időmérő dobozba. Beszéljen a projekt tulajdonosával vagy ügyfelével a feladatok pontos rangsorolása érdekében. Jelölje meg a kiemelt feladatokat külön színkódban.

Használhat olyan alkalmazásokat, mint az nTask, Wrike, Trello, Basecamp stb., A gyorsabb online csoportosításhoz és az elsőbbséghez.

3. Töltsön el idődobozt minden feladathoz:

Az egyes feladatokhoz rögzített idő kiosztásához figyelembe kell vennie az ügyfélnek felajánlott szállítási határidőt. Most találkozhat a csapatával egy ötletgyűjtő megbeszélésen, hogy megállapodhasson a projekt feladatok reális idődoboz-allokációjában.

4. Adja meg a szünetek időtartamát:

Állítson be ésszerű rögzített időpontokat a szünetekre, a műszaki leállásokra és más, nem produktív feladatokra, amelyek szintén felemésztik bármely projekt időköltségvetését.

Számos emlékeztető alkalmazás áll rendelkezésre, amelyekkel emlékeztethet arra, hogy tartson egy kis szünetet, amikor a szünet időzítőjében van. A a felkapott emlékeztető alkalmazások a TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Emlékeztető stb.

Összefüggő: Hogyan lehet nyomon követni a szabadúszó munkaidőt az Időszerű alkalmazással

5. Melyik idődobozt válassza:

Az idődoboznak két típusa lehet: kemény időzítő és puha idődoboz. A puha időmérő a vége felé javasolja a feladat elvégzését. Másrészt a kemény időmérő azt mondja, hogy ha a kiosztott idő lejár, akkor is hagyja abba a feladatot, még akkor is, ha a munka hiányos marad.

Egyszerű feladatok elvégzéséhez segít, ha a kemény időbeosztást választja. A kemény időmezőkből spórolt időt bonyolult feladatokba fektesse a puha időbeosztás segítségével.

6. Használjon időzítőt a feladatokhoz:

Amikor Ön vagy csapata megkezdi a feladatot, használjon időzítőt az idő követésére. Jegyezze fel a feladat elvégzéséhez szükséges időt a teendők listájába elemzés céljából. Segít, ha automatikus időzítő alkalmazásokat használ a számítógépén, például Homokóra és SnapTimer.

7. Tartsa távol a zavaró tényezőket:

Az idődobozok segítenek Önnek és csapatának koncentrálni a feladatra. Az időáram kihasználását is segíti a legjobban a termelékenység növelése érdekében. Az idődobozban történő fejlesztéseket azonban csak akkor láthatja, ha a folyamatban lévő időmérő alatt valóban a feladatra fordítja a figyelmét.

A munka zavarásának megakadályozásához le kell állítania az összes olyan értesítést, amely elvonhatja a figyelmét a feladattól. Használhat olyan eszközöket, mint a Freedom, a Cold Turkey Blocker, a RescueTime, az SelfControl stb.

8. Áttekintés és jutalom:

A kezdeti szakaszban sok adatot kell rögzítenie az idődoboz folyamatából. El kell mentenie az adatokat, például a feladatok számát, időzítőit, a feladatonkénti időt stb. Ezen összeállított adatok segítségével felmérheti, hogy az idődobozolás hogyan segíti Önt és csapatát a kívánt termelékenységi szint elérésében.

Alkalmanként jutalmazhatja csapattagjait, amikor az előre meghatározott időtartamon belül elvégzik a feladatokat. Segít a motiváció növekedésében a csapattagok körében.

A Timeboxing előnyei

A timeboxing taktika mindenre vonatkozik, ami az időfogyasztással kapcsolatos. Legyen szó a házimunkáról vagy a szakmai felelősségről, azonnali előnyöket tapasztalhat, amikor az időmérőt gyakorolja. Néhány előnye:

1. Ön és csapata valóban óvatossá válik azzal kapcsolatban, hogyan használja fel az idejét.
2. Az időbeosztás lehetővé teszi, hogy hatékonyan koncentráljon a projektmunkára, hogy kiváló minőségű termékeket vagy szolgáltatásokat nyújtson.
3. Az idődoboz biztosítja, hogy egyszerre csak egy feladatot hajtson végre, ezzel csökkentve a feladatok terheit.
4. A Timeboxing egy célorientált munkairányítási technika. Amikor Ön vagy csapata célorientált környezetben dolgozik, motiváltnak érzi magát.
5. Élvezheti a munka és a magánélet közötti jobb egyensúlyt az időbeosztás segítségével. Az idődobozok hatékonyan megmondják, hogy mikor szabad a naptár egy alkalmi csapatértekezleten vagy egy családi vacsorán.

Az Timeboxing hátrányai

Sokoldalú előnyei mellett van néhány hiányosság is, amelyek a következők:

1. A megfelelő idődokumentációs stratégia felállításához némi tapasztalat szükséges.
2. Egyesek azt állítják, hogy a timebox célok miatt nem képesek jó minőségű szolgáltatást vagy termékeket nyújtani.
3. Néhány szakember túlterheltnek érezheti magát, amikor sok feladatot lát a naptárában.
4. Néhány ember úgy véli, hogy az időmérő időzítői elvonják a munkától, amikor elindulnak.

Itt az ideje az időbeosztásnak

A fent említett időbeosztási stratégiák és tippek segítenek fenntartható termelékenység és növekedés elérésében szakmai vagy személyes életében.

Az automatizált és online feladatkezelő alkalmazások használata esetén könnyebben megvalósíthatja az időmérést. Ha egy feladatkezelő alkalmazást szeretne használni az időméréshez, győződjön meg arról, hogy a megfelelőt választotta, így nem kell gyakrabban váltania az alkalmazásokat.

Online feladatkezelési útmutató: 10 tipp a megfelelő alkalmazás kiválasztásához

Ha egy feladatkezelő alkalmazást szeretne választani a projektek hatékonyabb kezeléséhez, akkor néhány szempontot fontoljon meg!

Olvassa el a következőt

A szerzőről

Bontsa ki, hogy elolvassa a teljes történetet