9 gyakori hiba a projektmenedzsmentben (és mit kell tennie helyette)

Egy projektben az apró hibák is költségesnek bizonyulhatnak karrierje szempontjából. Ez a projekteket kisiklhatja és negatívan befolyásolhatja a teljesítményét, amellett, hogy sok pénzbe kerül a szervezete.

Íme néhány gyakori projektmenedzsment-hiba, amelyet mindenáron el kell kerülnie.

1. Nem a helyes módszer követése

A sikeres projekthez megfelelő stratégiára van szükség a projekt követelményeinek és a csapattagok képességeinek megfelelően. Ahhoz, hogy a projekt irányuljon a siker felé, meg kell találnia a legjobb projektmenedzsment módszertant, hogy a tagok koncentráltak és elkötelezettek maradjanak.

A stratégia kidolgozása előtt SWOT-elemzéssel értékelheti csapattagjainak erősségeit és gyengeségeit. A SWOT-eszközök segítségével kiválaszthatja a projekt célkitűzéseit, és adatokat adhat meg az Erősségek, Gyengeségek, Lehetőségek és Fenyegetések kategóriáihoz.

2. Nem hatékony kommunikáció

A hatékony kommunikáció hiánya az egyik legfontosabb projektmenedzsment-buktató, amellyel találkozhat. Félreértés közben a csapat tagjai egymást hibáztatják; de végül a projekt akadályozza.

Az ilyen kérdések elkerülése érdekében mindig legyen világos kommunikáció a projekt tagjai között. Mindenkinek a hurokban tartása hasznos lehet a téves kommunikáció megelőzésében. Feltétlenül tájékoztassa a többi érintettet a döntések bármilyen változásáról.

Valós idejű kommunikációhoz válasszon olyan alkalmazásokat, mint a Slack, amelyek nyilvántartást vezetnek a teljes beszélgetésről. Google Jamboard hatékony választás a projektmenedzsmentben részt vevő csapattagok közötti audio-video kommunikációra.

Összefüggő: Mi a laza és hogyan működik?

3. Nem használ projektkezelő szoftvert

Használja ki a legtöbbet az automatizálásból és a programozott eszközökből a projektek intelligens kezeléséhez. A sikeres szervezetek egy vagy több alkalmazást implementálnak a projektmenedzsment ésszerűsítése érdekében.

A projektmenedzsment eszközök javítják az erőforrás-hatékonyságot és a haladás nyomon követését, függetlenül a projekt méretétől és típusától. Te tudod használni ProofHub projektek megtervezéséhez és végrehajtásához a Kanban táblákon, Gantt-diagramokon, online korrektúrán és dinamikus jelentési funkciókon keresztül.

Ön is kipróbálhatja Kattintson az UpUp gombra projektek vagy feladatok kezelése olyan funkciók kihasználása érdekében, mint a feladatfüggőség, az ismétlődő feladatok, az agilis táblanézet és a megjegyzések hozzárendelése feladatokként. Ez lehetővé teszi a projektjének megfelelő sablon kiválasztását, és automatikusan hozzáadja a lehetséges feladatokat.

4. A csapattagok részéről nincs információ

A projekt kudarcának egyik legfőbb oka a csapattagok támogatásának hiánya. Akkor fordulhat elő, amikor a projektmenedzser nem hallgatja meg a csapatot. Alternatív megoldásként, ha a csapat nem törekszik arra, hogy pontot tegyen a projekt javára, negatív hatások lehetnek.

A projekt előtt és alatt a csapatnak több megbeszélést kell tartania a vezetővel. Ez segít nekik megérteni a projekt fontosságát, és megvitatja annak stratégiáját és munkafolyamatát.

Ha a személyes találkozás nem kivitelezhető, a csapatok a következő címen csatlakozhatnak egy virtuális értekezlethez: Zoomolás ahol részt vehetnek a közvélemény-kutatásokban, és a tábla funkcióval megvitathatják a projektet. Google Meet online értekezletet is kínál, olyan funkciókkal, mint az automatikus élő felirat és további ellenőrzések az értekezlet-házigazdának.

5. Képzett erőforrások hiánya

A tapasztalatlan és nem hatékony források kiválasztása veszélyeztetheti az egész projektet. Gyakran a projekt tagjait választja elérhetőségük alapján, nem pedig a vonatkozó projektekkel kapcsolatos készségeik és tapasztalataik alapján.

Ezért elengedhetetlen, hogy bölcsen kiválasszuk azokat a csapattagokat, akik a kijelölt időkereten belül képesek a projekt sikeres befejezése felé haladni. Ha szervezete nem rendelkezik az adott projekthez szükséges munkaerővel, akkor mindig kiszervezheti a hatékony és gyakorlott embereket Felkészülés vagy Fiverr.

6. Egyidejűleg több projekten dolgozni

Ha egyszerre sok projekten dolgozik, az nagy terhet jelenthet, és negatívan befolyásolhatja munkájának minőségét és hatékonyságát. A szűk keresztmetszetek elkerülése érdekében delegáljon minden más feladatot, miközben nagy projekten dolgozik. Ha egynél több projektet kell egyszerre kezelnie, akkor a naptár- és a teendőlista alkalmazásokat használja a feladatok kezeléséhez.

Google Naptár egy sokoldalú naptáralkalmazás, amelyet akkor kell használnia, ha több projektben vesz részt. Ez lehetővé teszi a naptáresemények ütemezését e-mailekből és csevegésekből, az elérhetőség megosztását és a személyes vagy üzleti események egy helyen történő megtekintését.

A Todoist segítségével az összes feladatot központosíthatja és megfelelően megszervezheti. Van rá gondtalan módszer szinkronizálja a Google Naptárt a Todoistal kb.

7. Az idő nem praktikus becslése és kezelése

Projektmenedzserként köteles mindenkit a pályán tartani. Ehhez néha irreális idővonalat kínálhat az ügyfélnek, és túlórákkal terheli a csapat tagjait. Egy másik esetben a csapattal szembeni engedékenység a projekt késedelméhez vezet. Mindkettő káros a projektre és az ügyfél-szervezet kapcsolatra.

Hatékony időkövető eszközök, például A Time Doctor segít nyomon követni az alkalmazottak termelékenységét és minden feladat elvégzéséhez szükséges idő. Ha a projekt munkaidőn alapuló számlázást tartalmaz, használhatja Időszerű a számlázás aprólékos munkarekordjának elkészítéséhez.

8. A csapat mikroszintű kezelése

Projektmenedzserként nem szabad mikroszintűen kezelnie a csapattagokat. A csapat tagjai ezt a szokást a bizalmatlanság jelének tekinthetik. Negatívan befolyásolhatja a munkakörnyezetet. Ha némi szabadságot biztosít a csapatának, arra ösztönzi őket, hogy szorgalmasan dolgozzanak és pozitív környezetet teremtsenek.

Te tudod használni Asana hogy a projekt elején kitűzzön célokat, és értesítést kapjon, amint a csapat elvégez egy bizonyos feladatot. Csapatmunka egy másik feladatkezelő alkalmazás, amely lehetővé teszi a feladatok hozzárendelését másoknak, és a kiégés elkerülése érdekében nyomon követheti a csapat sávszélességét és kapacitását a feladat delegálásához.

9. Képtelenség kezelni a projekt hatókörét

A projekt hatókörének félidős megváltoztatása költség- és időallokációhoz vezet, miközben a projekt sikerét kockáztatja. Még egy apró változtatás is késleltetheti az egész műveletet.

E problémák elkerülése érdekében a kezdetektől fogva legyen egy pontosan meghatározott hatókör. A projekt eredményeinek megfelelő kezelésének biztosítása érdekében élesen figyelje a projekt előrehaladását. Ezenkívül mindig tartsa jól tájékoztatva a szponzorokat a hatókör bármilyen változásáról.

Val vel Wrike, kezelheti egy olyan projekt munkafolyamatát, amely sok feladattal és részfeladattal rendelkezik. Munkarendje és erőforrás-kezelési szolgáltatásai minden gond nélkül segítenek a projekt hatókörének kezelésében.

Az NTask egy másik projektmenedzsment eszköz ez naprakész tájékoztatást nyújt a projekt előrehaladásáról és a költségvetés kihasználásáról, így feltételezheti a projekt bármilyen hatókör-változását.

A sikeres projektmenedzsment gyakori hibáinak elkerülése

A megfelelő tervezés, az éberség és az átlátható kommunikáció biztosítja a könnyed projektmenedzsmentet. Próbálja ki ezeket a tippeket, hogy elkerülje néhány gyakori projektmenedzsment hibát, és időben végezze el a projekteket.

Az öt legjobb ingyenes Gantt-diagramalkalmazás a projektmenedzsmenthez

A Gantt-diagramok lehetővé teszik a feladatok napi tervezését és a projekt előrehaladásának vizualizálását. Nézze meg ezt az 5 ingyenes alkalmazást!

Olvassa el a következőt

A szerzőről