Az irodák túlzott papírfüggősége károsítja a környezetet. Ettől eltekintve az érzékeny irodai dokumentumok védelme gondot okozhat. Ennek eredményeként a küldetés szempontjából kritikus fájlok bárki számára elérhetővé válhatnak, beleértve a véletlenszerű látogatókat is.
Ha eltávolítja a papírt az irodából, elkerülheti az összes ilyen kockázatot. Íme néhány online alkalmazás és tipp, amelyekkel papírmentesebbé teheti irodáját.
Váltson papír alapú látogatói naplóból online látogatókezelő rendszerre. Az innovatív és robusztus látogatókezelő eszközök felügyelhetik az irodai látogatók kezelésének teljes folyamatát.
Lobbytrack lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse az összes látogatót, miközben egyszerre fényképez és jelvényeket nyomtat. Olyan funkciókkal is rendelkezik, mint a házigazdák értesítése, a vészkiürítés kezelése és a biztonsági személyzet riasztása.
Proxyclick egy felhőalapú megoldás, amely segít szabályozni az emberek áramlását. Az eszköz testreszabható és integrált megközelítést követ, hogy a recepció hatékony és az érzékeny adatok biztonságban legyenek.
2. Számviteli alkalmazások
Az irodai könyvelés papír alapú kezelése mozgalmas, időigényes és zavaró is lehet. A könyvelőalkalmazások segítségével papírmentessé, gyorsá és egyszerűvé teheti a folyamatot.
Bölcs számvitel egy számviteli alkalmazás, amelyet bármilyen számviteli háttér nélkül is használhat. Miután összekapcsolta a bankszámlájával, a tranzakció folyamata zökkenőmentessé válik. Az egyszerű jelentési funkció segítségével nyomon követheti az eladásokat, a vásárlásokat és a pénzforgalmat.
QuickBooks egy másik online számviteli eszköz, amely lehetővé teszi az áfa, az adók és az alkalmazottak bérszámfejtésének önbecslését. A QuickBooks POS kiterjesztett kiadás, amely lehetővé teszi a kisvállalkozások tulajdonosainak, hogy papírmentesen futtassák a kiskereskedelmi számlálókat.
3. Projektmenedzsment alkalmazások
Ha papírokat tervez használni a projektmenedzsment fázisában, könnyen nagy pénzbe kerülhet. Ahhoz, hogy a csapat minden tagja ugyanazon az oldalon maradjon, több példányt kell kinyomtatnia ugyanabból a fájlból. A feladat- vagy projektmenedzsment eszközök használatával azonban elkerülheti az ilyen kiadásokat, és környezetbaráttá válhat.
Projektmenedzsment eszköz Asana intuitív felhasználói felülettel rendelkezik, amelyet bárki használhat feladatok hozzárendelésére és nyomon követésére. Az alkalmazás segít a valós idejű fájlmegosztásban, a feladatok megjegyzésében és a digitális jelentések létrehozásában.
Kattintson a Fel gombra egy másik projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi számos harmadik féltől származó alkalmazás integrálását. Emellett terhelési nézetet is kínál, amely segít nyomon követni az egyes erőforrások terhelését.
Összefüggő: Mi az a ClickUp? A legjobb projektmenedzsment funkciók
Még mindig cetliket pazarol a feladatai leírására? Meg kell szabadulnia tőle, és választania kell a teendőlista-alkalmazásokat.
Todoist lehetővé teszi az összes feladat szervezett felsorolását. Lehetővé teszi továbbá szakaszok és részfeladatok hozzáadását a feladatok kategorizálásához. Ebben az alkalmazásban prioritási szinteket és kedvenc címkéket is hozzáadhat.
Bármi.csináld lehetővé teszi a teendők listájának elérését bárhonnan, bármilyen eszközön. Emellett emlékeztet arra is, hogy fontos feladatokat végezzen a kijelölt időpontban.
5. Jegyzetelő alkalmazások
Miután papírmentessé tette a jegyzetelési folyamatot, megspórolhatja a jegyzettömbök és tollak költségét. Sőt, nem kell időt töltenie a jegyzettömb keresésével egy zsúfolt íróasztalon egy találkozó előtt.
Egy jegyzetelő alkalmazással, mint pl Evernote, az online szinkronizálási funkciónak köszönhetően minden fontos információt elérhet az eszközök között. Személyre szabhatja a jegyzetek formázását, és képeket, hangfájlokat és dokumentumokat adhat hozzá tetszés szerint.
Egyszerű lehetővé teszi jegyzetek hozzáadását, megtekintését, szerkesztését és közzétételét Markdown formátumban. Ön és csapata megoszthatja a csoport bármely jegyzetét az együttműködés és az ötletek érdekében.
Ha úgy döntött, hogy papírmentes lesz, akkor a stratégiájában szerepelnie kell a meglévő papír dokumentumok digitalizált másolatainak.
Használat Adobe Scan az okostelefonon, hogy a papír alapú dokumentumot PDF-fájlba konvertálja. Az alkalmazás segít a fájlméretek kezelésében is, azon kívül, hogy olyan funkciókat kínál, mint a vágás, forgatás, jegyzetelés, aláírás és színszerkesztés.
ABBYY FineReader PDF egy fejlett dokumentumolvasó, amely több mint 190 nyelvet támogat, és 12 különböző fájlformátumban menti őket. A nyomtatott és kézzel írt szöveg beolvasása mellett megjegyzéseket és aláírásokat is hozzáadhat.
7. Fájlmegosztó és biztonsági alkalmazások
Elmúltak azok az idők, amikor nyomtatott másolatokat kellett készítenie a jelentéséből, és el kellett osztania azokat a címzettek között. Az online fájlmegosztó alkalmazások használatával tárolhatja a fájlokat a felhőben, és csak a jogosult címzettekkel oszthatja meg a hozzáférést.
Doboz lehetővé teszi fájlok és dokumentumok mentését és megosztását a felhőben, betartva az iparági megfelelőséget és az adatvédelmi irányelveket. Zökkenőmentessé teszi a csapattagok közötti együttműködést.
Ön is használhatja Google Drive hogy biztonságosan tárolja az irodai fájlokat, és csak a kívánt címzettekkel ossza meg őket. Ezenkívül az eszköz lehetővé teszi a fájlok rendszerezését különböző mappák használatával.
8. Naptáralkalmazások
A naptáralkalmazások a szakmai élet elválaszthatatlan részévé váltak. Mindenféle vállalkozás profitálhat a naptáralkalmazás használatából, ahelyett, hogy a találkozókat papír alapú naplóba jegyzi.
Calendly egy online találkozó -ütemezési alkalmazás, ahol szakszerűen és hatékonyan ütemezheti a találkozókat. Ezzel az alkalmazással automatizálhatja az emlékeztetőt és a nyomon követési folyamatot.
Google Naptár egy népszerű online naptár, ahol színezheti a naptárbejegyzéseket a naptári események megszervezéséhez. A javaslat eszköze automatikusan kitölti a bejegyzéseket, így időt takaríthat meg. Ebben az online naptárban könnyedén szerkesztheti bármely online találkozó ütemtervét.
Összefüggő: Tippek a halogatás elkerülésére és a határidők betartására
Itt az ideje, hogy elhagyja a nyomtatott jogi dokumentumokat. Lépjen át a digitális megállapodások és e-aláírások világába, hogy papírt takarítson meg, és javítsa a csapat munkájának hatékonyságát.
Proposify egy online platform, amely lehetővé teszi mindenféle szerződés, javaslat és megállapodás megkötését, nyomon követését, küldését és e-aláírását. Az alkalmazás tartalomkönyvtárából előre megtervezett ajánlatsablonokat használhat.
PandaDoc lehetővé teszi a szerződéskezelés egyszerűsítését a dokumentumok egyszerű létrehozásával, szerkesztésével és aláírásával. Olyan szolgáltatásokat kínál, mint az ajánlatok, árajánlatok, szerződések és űrlapok - mindezt digitális formában, papír nélkül.
10. Online faxalkalmazások
Még akkor is, ha az összes fax eltávolítását tervezi, nem lehetséges, ha az ügyfelek ragaszkodnak hozzájuk. Még, az online faxalkalmazásokat segíthet a papír eltávolításában a faxból. Ezek az alkalmazások átirányítják a faxokat a számítógépre, okostelefonra vagy bármely más választott eszközre. Így automatizálhatja a faxot is, és évente több ezer papírlapot takaríthat meg.
RingCentral egy online faxszoftver, amely lehetővé teszi a bejövő és kimenő faxok online kezelését, miközben jelentős megtakarításokat kínál. Ön is használhatja HelloSign faxok küldésére és fogadására a titoktartás és a biztonság megőrzése mellett.
Most már világos képet rajzolhat a fejében, ha azt tervezi, hogy papírmentesen dolgozik irodában vagy otthon, bárhol is dolgozzon. Nem tart sokáig a papírmentes munkahelyi irányelv végrehajtása, ha a fenti online alkalmazások az Ön rendelkezésére állnak.
A papírtól való megszabadulás egyike a munkaterület megzavarásának és a termelékenység növelésének számos módja.
Tudja meg, hogy a rendetlen munkaállomás hogyan segít a figyelmes munkában és a feladatok időben történő elvégzésében.
Olvassa tovább
- Termelékenység
- Online eszközök
- Digitális dokumentum
- Szervezeti szoftver
Tamal szabadúszó író a MakeUseOf -nál. Miután jelentős tapasztalatokat szerzett a technológiában, a pénzügyekben és az üzleti életben informatikai tanácsadó cég korábbi munkahelyén dolgozik, 3 éve vette át az írást teljes munkaidős szakmának. Bár nem ír a termelékenységről és a legújabb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-el, és binge-watch Netflix/ Prime Video.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide