5 dolog, amit kerülni kell az Excelben

Az Excel kiváló eszköz az adatok feldolgozására, de vannak korlátai. Ha túl bonyolult képletei vannak, vagy ha a számítógép összeomlik az Excel fájl megnyitásakor, akkor érdemes megfontolni egy másik fájlformátum használatát.

Tehát melyek azok a használati esetek, amelyeknél érdemes figyelembe venni a különböző szoftvereket? Íme néhány helyzet, amikor más alkalmazást kell használnia.

1. Masszív adatbázisok

Ha nem járatos a számítógépekben, akkor valószínűleg azt gondolja, hogy az Excel (vagy a Google Táblázatok) az egyetlen módja az adatok tárolásának. Végül is az Excel legújabb verzióiban 16 384 oszlop és 1 048 576 sor található, amelyek összesen 17 179 869 184 cellát tartalmaznak.

Bár ez sok információ, tudnia kell, hogy a számítógépe egyszerre tölti be az összeset. Ezért, ha sok cellát használ, számíthat arra, hogy a számítógép lassan fog futni. Száz vagy akár ezer sor birtoklása nem jelent problémát.

Ha azonban az évek során folyamatosan gyűjti az adatokat, vagy ha több felhasználó ad hozzá információkat egy fájlhoz, még a nagy teljesítményű számítógépek is nehezen tudják betölteni azokat. Ennek oka az, hogy a Microsoft a fájl megnyitásakor betölti az összes adatot.

Bár ez hasznos a rövid távú adatok elemzéséhez, számítási teljesítményt pazarol, ha csak konkrét információkat kell elemeznie. Például, ha szüksége van egy ügyfél e -mail címére, akkor nem kell betöltenie az ügyfél -adatbázis többi részét.

Az adatok tárolásának jó alternatívája a dedikált adatbázis -szoftver vagy szolgáltatás használata. Ugyanazokat a funkciókat kínálják, mint az Excel, például adatelemzést, de még több funkcióval. Használhatja a Microsoft Access szolgáltatást, ha rajong a Microsoft Suite -hoz. Egyéb alternatívák közé tartozik a LibreOffice Base és mások.

2. Komplex adatelemzés

A Microsoft Excel jelentős számú elérhető képlettel rendelkezik. A legegyszerűbb összegképletet kínálja olyan bonyolult függvényekhez, mint pl nettó jelenérték (a pénz időértékére számít) és előrejelzés (a jövőbeli értékek kiszámítására szolgál).

Ha azonban azon kapja magát, hogy több, bonyolult funkciót végez, akkor ideje más megoldásokat fontolgatnia. Az Excel kiváló eszköz, ha a képlet változói mind nyers adatokon alapulnak. De ha úgy találja, hogy a funkciók olyan cellákon alapulnak, amelyek maguk is képletek, fontolja meg a dedikált elemzőszoftver használatát.

Ha táblázatai több képletre támaszkodnak, a bonyolultabb réteg azt jelenti, hogy a hibák könnyen észrevétlenek maradnak. És még ha hibákat is talál, nem könnyű nyomon követni őket, ha a képletek három sor hosszúak.

Ahelyett, hogy Excel -t használna bonyolult forgatókönyvekhez, próbálja meg megtanulni a programozási nyelvet, mint például a Python. Könnyű megérteni, és vannak számos ingyenes forrás az induláshoz Rajta. És ha nem hajlandó programozni, akkor használhatja dedikált adatelemző eszközök amelyek sokkal könnyebben használhatók.

3. Projektmenedzsment

Az olyan dedikált projektmenedzsment eszközök megjelenése előtt, mint az Asana és a Trello, sok szakember használta a Microsoft Excel programot. Végül is könnyű beállítani. Még letölthető sablonok is segítenek az indulásban.

De amint a csapatod növekszik - vagy több projektet kezdesz el szerezni - a dolgok bonyolulttá válnak. Hacsak nem az Excel online verzióját használja, a csapata nem tudja egyszerre használni a projektkezelő fájlt. És ha további feladatokat és részfeladatokat ad hozzá, előfordulhat, hogy túl sok információt tartalmaz egy lapon.

Továbbá, mivel többen férnek hozzá a fájlhoz, nagyobb a valószínűsége a véletlen keverésnek. Véletlenül megváltoztathatnak egy képletet, vagy akár törlik a fontos információkat. A projektfüggőségek létrehozása és hozzárendelése szintén zavaró lehet.

Ezért a legjobb, ha beszerez egy dedikált feladatkezelő alkalmazást a csapat irányításához. A célra készített alkalmazások lehetővé teszik, hogy Ön és csapata tisztán lásson mindent, amit meg kell tennie. Akár feladatokat is hozzárendelhet bizonyos tagokhoz, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül.

És ha költségvetése van, megtalálhatja ingyenes projektmenedzsment eszközök online. Most mindenkit ugyanazon az oldalon tarthat anélkül, hogy egy fillért sem kellene költenie.

4. Űrlapok

Könnyű elérhetősége miatt az Excel -t gyakran használják űrlapként. Számos olyan eset volt, amikor az események és összejövetelek laptopokat és Excel fájlokat használtak a vendégek regisztrálásához.

Az Excel (vagy bármilyen táblázat) használata űrlapként kényelmes, mert a szervezők közvetlenül elemezhetik adataikat. Ennek azonban több hátránya is van.

• Először is, nincs befolyása az adatbevitelre. Bárki beírhat helytelen információkat, és te nem leszel okosabb. Nincs adatstandardizáció sem. Egy személy gépelhet New York államban, míg egy másik NY. Ez problémás az adatelemzés során.
• Másodszor, ha több regisztrációs webhelye van, akkor külön adathalmazokkal kell rendelkeznie, amelyek összevonást igényelnek. Ez időt vesz igénybe, és hibákat okozhat az adataiban. Ez dupla erőfeszítéshez is vezethet, mivel a felhasználók kétszer is megadhatják adataikat.
• Harmadszor, nincs adatvédelem. Ha táblázatot használ, bárki görgetheti a bejegyzéseket, és adatokat gyűjthet. Még a meglévő információkat is megváltoztathatják, ami torzítja az adatait. Ha adatszivárgás történik az Excel regisztrációján keresztül, akkor felelősségre vonható.
• Végül, ha az Excel -t fogja használni online regisztrációhoz, az nem alkalmas nagy adatbázisokhoz, amint azt már említettük.

5. Pénzügyi adatok elemzése

Ha Excel -t használ a pénzügyi adatok nyomon követésére, akkor valószínű, hogy több forráshoz kell linkelnie. Ezek a források lehetnek más Excel -fájlok, online adatbázisok és akár pénzügyi webhelyek is. Mindazonáltal, ahogy ezeket hozzáadja, növekszik a hiba bevezetésének vagy az elavult információk megszerzésének esélye.

Még volt egy incidens a J.P. Morgannál még 2012 -ben, ahol egy képlet véletlenül az átlagok helyett az áras összegeket használta a kockázatok kiszámításakor. Ez viszont körülbelül két magnitúdóval alacsonyabb eredményt adott a tényleges értéknél, és a bank 6 milliárd dollárt veszített a kereskedésben.

Míg más problémákról van szó, ez a rosszul írt képlet része annak a hibáknak, amelyek ehhez a hatalmas veszteséghez vezettek.

Használjon dedikált szoftvert

A Microsoft Excel kiváló táblázat. Kiválóan alkalmas kis adatkészletekhez, vagy ha a koncepció bizonyítékaként próbálja ki. De ha skálázni szeretné munkáját, fontolja meg a dedikált szoftvert.

A kifejezetten erre a célra kifejlesztett szoftver használata jobb funkcionalitást, gyorsabb munkát és hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. Bár néhány közülük időbe vagy pénzbe (vagy mindkettőbe) kerül a beállítás, hosszú távon pénzt takarít meg.

A 10 legjobb Excel alternatíva a táblázatkezelési igényeihez

Olcsóbb alternatívát keres a Microsoft Excel számára? Ezek a táblázatkezelő alkalmazások mindent kínálnak, amire szüksége van kevesebbért.

Olvassa tovább

A szerzőről