Az első projektmenedzsment ütemterv létrehozása 7 egyszerű lépésben

Gondolkodik azon, hogyan fogja megvalósítani a projektjét? Hogyan kezdj hozzá? Betartja a határidőket? Ezek az aggodalomra okot adó gondolatok járnak a fejedben. Érvényességük ellenére nem szabad lassítaniuk.

A megfelelő eszközök használatával befejezheti projektjét. A projektmenedzsment idővonalának használata segíthet a projekt megnyerésében. Az eszköz segít feltérképezni a projektet, és biztosítja, hogy világos stratégiája legyen a megoldáshoz. A projektmenedzsment idővonalát az útmutató követésével hozhatja létre.

1. Készítsen projekt rövid ismertetőt

Ha meg szeretné győződni arról, hogy a projekt minden tagja ugyanazon az oldalon tartózkodik, kezdje a projekt rövid ismertetésének elkészítésével. A projekt rövid összefoglalója a projekt gyors összefoglalása. Tekintse úgy, mint a projektterv tömörített változatát. Válaszolnia kell a kérdésekre:

• Mi a projekt célja?
• Mik a projekt céljai?
• Melyek a legfontosabb mérföldkövek?
• Mennyi ideig tart a projekt befejezése?
• Mennyi a költségvetés?

Tartsa röviden, nehogy túlterhelje a projekt érdekeltjeit felesleges részletekkel. Ez lesz az a dokumentum, amelyre a projektben érdekelt felek és a projekt tagjai gyakran hivatkoznak a projekt során.

2. Hozzon létre munkamegosztási struktúrát

A projekt rövid összeállítása után cselekvési tervet kell készítenie a projekt elindításához. Ezt a cselekvési tervet munkabontási struktúrának (WBS) nevezik. Ahelyett, hogy megírná a projekt befejezéséhez szükséges lépéseket, a WBS a teljesítményekre és a mérföldkövekre összpontosít. A WBS készítésének szabályai a következők:

• 100% szabály: A WBS -ben található összes munkának 100% -ban szükségesnek kell lennie a projekt céljainak eléréséhez. Nem lehet benne független vagy felesleges munka. A részfeladatoknak 100% -ban szükségesnek kell lenniük a szülői feladat végrehajtásához.
• Egymást kizáró: Ne számoljon el kétszer semmilyen munkával. A projekt befejezéséhez szükséges erőforrások kiszámításakor megsérti a 100% -os szabályt, és tévesen számol.
• Eredmények, nem tettek: Az elsődleges hangsúlyt a teljesítményekre kell helyezni, nem pedig a cselekvésekre. Például, ha házat épít, az egyik feladat az alapozás. Ennek a feladatnak a lépései a helyszín kiválasztása, az ásás, a telepítés és a tömítés. Tehát ne vesszen el ezekben a cselekedetekben, hanem koncentráljon az eredményre, amelynek alapja van.
• 8/80 szabály: Ez a szabály kimondja, hogy egy feladat elvégzése nem kevesebb, mint 8 óra, és nem tarthat tovább 80 óránál. E szabály alkalmazásakor, ha a munka több mint 80 órát vesz igénybe, bontsa tovább egy kisebb munkacsomagra.
• Hozzárendelni: Feladatot kell rendelnie egy adott személyhez vagy csapathoz. Ha a WBS alapos, akkor ne legyen átfedés a munkában egyének vagy csapatok között.

3. Hozzon létre egy időkeretet

Miután létrehozta a munkamegosztási struktúrát, szánjon időt az egyes feladatok elvégzésére. A feladatok elvégzéséhez nem magad fogod elvégezni, közvetlenül konzultáljon azzal a személlyel (személyekkel), aki meg fogja tenni. Kérdezze meg tőlük, hogy mire van szükségük a munkához, és mennyi időre van szükségük.

Ne legyen túl optimista, amikor ezt teszi. Hozzon létre egyensúlyt a feladatok elvégzésére elegendő idő megadása és a projekt teljes időkerete között. Hagyjon némi ingadozó teret minden váratlan helyzetben.

4. Ütemezés a függőségekben

Most már tudja, mennyi időbe telik az egyes feladatok befejezése. De mi a helyzet az egymástól függő feladatokkal? Gyakran több egymást követő függvény is van egy hozzárendelésben.

A projektmenedzsmentnek általában négy projektfüggőségi típusa létezik. Ezek:

1. Befejezés az elejétől: az első feladatnak be kell fejeződnie, mielőtt a második feladat elkezdődhet.
2. Befejezés-befejezés: a második feladat nem fejezhető be az első feladat befejezése előtt. Például, ha elektromos vezetékeket köt egy házhoz, akkor nem fektetheti le a vezetékeket az ellenőrzésig.
3. Kezdés-kezdet: az egymást követő feladatok nem kezdődhetnek el az első feladat megkezdése előtt. Például nem lehet kiegyenlíteni a betonpadlót, amíg ki nem öntik a betont.
4. Kezdés-befejezés: az első feladatot a második befejezése előtt kell elkezdeni. Például, ha új szoftverre frissít, akkor a régi telepítésének megkezdése előtt megkezdi az új szoftver telepítését.

Tehát győződjön meg arról, hogy azonosítja a rendelkezésre álló függőségek jellegét, majd dolgozzon rajtuk. Bizonyos helyzetekben a függőségek összetettebb folyamatok, ezért készítsen folyamatábrát, úszópályák, vagy színkódok, amelyek segítenek vizualizálni és azonosítani őket.

5. Hozzon létre egy alap idővonalat

Most itt az ideje, hogy megjelenítse a projekt idővonalát. Számos projektmenedzsment eszközt használhat a projekt idővonalának felépítéséhez. Az A legtöbb projekthez a Gantt-diagram tartozik.

A Gantt -diagram gyors áttekintést nyújt a projektről, a feladatok kezdő és befejező dátumairól, a legfontosabb mérföldkövekről, függőségekről és az egyes feladatok megbízottjairól. A Gantt grafikonjai interaktívak, és valós időben frissíthetők és szerkeszthetők. Az idővonal felépítéséhez és kezeléséhez használható egyéb idővonal -eszközök a történelmi idővonal és a függőleges diagram idővonala.

6. Küldje el

Ossza meg az ütemtervet a projekt összes érintettjével. Izgalmas lesz számukra, ha világos cselekvési tervet látnak a projekthez. Azt is meg akarják mérlegelni, és javaslatokat kell tenniük arra vonatkozóan, hogyan lehetne javítani a projekt néhány dolgán. Légy nyitott a visszajelzésekre.

7. Szükség szerint változtasson

A projekt élőlény, és folyamatosan változik és fejlődik. Ez nem feltétlenül rossz dolog. Ez csak azt jelenti, hogy alkalmazkodni kell, mivel a dolgok folyamatosan változnak.

A jó dolog az, hogy ha már rendelkezik idővonallal, akkor nagyobb hatáskörrel fog rendelkezni a változás beépítéséhez. Ezenkívül ügyeljen arra, hogy a változásokat valós időben közölje a projekt összes érdekelt félével.

A projektmenedzsment ütemtervének létrehozása

Az első projektmenedzsment ütemtervének létrehozása ijesztő lehet. A fenti lépésekkel azonban aprólékos idővonalat hozhat létre, és sikeresen megvalósíthatja a projektet. Tehát ügyeljen arra, hogy hajtsa végre a fenti irányelvet, és legyen csillagos idővonala.

9 gyakori hiba a projektmenedzsmentben (és mit kell tenni helyette)

Szeretne nagy projekteket befejezni rossz irányítás vagy költségvetés túllépése nélkül? Íme néhány tipp, amelyek segítenek elkerülni ezeket a hibákat.

Olvassa tovább

A szerzőről