Mi a Microsoft listája és mire használható?

A Lists a következő generációs Microsoft 365 alkalmazás, amely a SharePoint Listákból fejlődött ki 2020 májusában. Ez egy kezelőfelület az adatok kezeléséhez, vagy ötletek, teendők, feladatok, készletek, GYIK kezelése stb. Ebben a cikkben megismerheti a listákat, annak jellemzőit és legfontosabb felhasználási módjait.

Mi a Microsoft listája?

Látni fogja a Microsoft listák alkalmazás a Minden alkalmazás a Microsoft 365 -előfizetés szakaszában. Ezzel az alkalmazással listákat készíthet, és együttműködhet csapattagjaival vagy ügyfeleivel.

A Microsoft listák számos előnyt kínálnak a többi teendőlista-alkalmazással szemben. Például a Microsoft Listák segítségével nyomon követheti a problémákat, rutinokat, eszközöket, készleteket, névjegyeket és még sok mást.

Az eszköz egyesíti a listákat az összes Microsoft 365 alkalmazással, így elkezdheti az adatok létrehozását vagy feldolgozását a Microsoft Teams, a SharePoint vagy a Lists kezdőlapjáról. Ezenkívül kattintásra szerkeszthető sablonokkal is rendelkezik, amelyek időt takarítanak meg a feladatok vagy jegyzetek megszervezésében.

A Microsoft listák újdonságai

A Lists tartalmazza az összes szabványos funkciót, amelyet elvárhat egy teendőlista alkalmazástól. Például idővonal nézet, naptár nézet, listák létrehozása táblázatokból, mellékletek hozzáadása listákhoz, tevékenységek nyomon követése stb. Azonban a következők a legfontosabb jellemzők, amelyek megkülönböztetik a listákat a többi hasonló eszköztől:

1. Szabályok kezelése

Ezzel az eszközzel sokféleképpen automatizálhatja a teendőlistáit. Az ilyen kiterjedt automatizálás azonban csak akkor lehetséges, ha a Lists alkalmazásban az if/then stílus szabályai vannak.

Ezekkel a szabályokkal automatizálhatja emlékeztetőit és értesítéseit a listáin. A lista tulajdonosa is ellenőrzi a szabályokat. Ha engedélyezi a listaszerkesztési hozzáférést az együttműködőknek, akkor ők szerkeszthetik a lista szabályait. Kövesse az alábbi lépéseket a szabályok létrehozásához a listák kezdőlapjáról:

1. Kattintson Automatizálás legördülő menüből, majd válassza a lehetőséget Hozzon létre egy szabályt.
2. A képernyőn, ahol látja Értesítsen valakit, mikor opciót, feltételt kell beállítania. Például választhat Új elem jön létre.
3. A szabály feltételeit a mondat aláhúzott szavaira kattintva szerkesztheti.
4. Kiválaszthat olyan beállításokat, mint az értesítés, az oszlop, az oszlop értéke stb.
5. Ha elkészült, kattintson a gombra Teremt hogy megerősítse a szabályt.

2. Felsorolja az együttműködést a Microsoft Teams segítségével

A listák értéket adnak a Microsoft Teams alkalmazás funkcióinak. Hozzáférhet, megoszthat vagy létrehozhat listákat a Teams alkalmazásból anélkül, hogy elhagyná a folyamatban lévő találkozókat vagy ötletgyűjtéseket.

A Teams alkalmazásban különböző módokon módosíthatja a lista nézetét, például kártyákat, rácsokat, naptárnézetet stb. Amellett, hogy új oszlopokat ad hozzá, egyéni nézeteket hoz létre szűrőkkel, és meghatározza a választási lehetőségeket, módosíthatja a tervét is, hogy az adatok értelmesebbek legyenek a csapat számára.

3. Listák és elemek megosztása

A listák különféle módokat kínálnak az adatok megosztására a csapatokkal vagy az ügyfelekkel. Sok más teendőlista-alkalmazással ellentétben nem kell megosztania a teljes listát az együttműködőkkel.

Ha szeretné, megoszthatja a teljes listát, vagy hozzáférést biztosíthat a kiválasztott listaelemekhez. Ezenkívül személyre szabhatja az adatvédelmet azáltal, hogy engedélyezi a csak olvasható, szerkesztési hozzáférést, jelszóvédelmet és a lejárati dátumot a lista eléréséhez.

4. Integrációk

A listák azonnal integrálhatók más Microsoft 365 -alkalmazásokkal, például a Teams, a Power Automate, a Power Apps és a SharePoint segítségével.

Automatizálhatja a projektfeladatokat vagy munkafolyamatokat a Listák és a Power Automate integráció használatával. A Lista kezdőlapján kattintson a gombra Automatizálás legördülő menüből, majd válassza a lehetőséget Power Automate. Ha rákattint Folyamat létrehozása, elérheti a folyamatok és feladatok automatizálására szolgáló sablonokat.

Összefüggő: Az Office 365 mostantól a Microsoft 365: mit jelent Önnek és családjának

5. Mobil alkalmazás

A Listák alkalmazás elérhető iOS -eszközökön is, például iPhone -on és iPaden. A mobilalkalmazás zökkenőmentes élményt nyújt felhasználóbarát felhasználói felülettel a listák létrehozásához, szerkesztéséhez és megosztásához útközben.

A Microsoft közzétette a Lists alkalmazás Android -verziójának tervét is. Az Android -felhasználók hamarosan listákat hozhatnak létre, oszthatnak meg és szerkeszthetnek mobileszközeikről.

Letöltés: Microsoft listák a következőhöz: iOS (Ingyenes)

A Microsoft Listák használata információkövetőként és szervezőként

A Listák alkalmazás számos felhasználási lehetőséget kínál a professzionális és személyes adatok kezelésére. A legjobb használati esetek közül néhány:

1. Eszközkezelés

Az Eszközök, szoftverek és egyéb eszközök hatékonyan kezelhetők a Listák alkalmazás eszközkezelő sablonjával. Nem kell rá sok időt fektetnie, mivel a sablon néhány kattintást igényel a testreszabáshoz.

Kaphat eszközállapot-frissítéseket, például azt, hogy ki használja az eszközt, bejelentkezési dátumokat, kijelentkezési dátumokat, javítás alatt álló eszközt stb.

2. Projektek és feladatok kezelése

A Listák alkalmazást projektmenedzsment eszközzé alakíthatja anélkül, hogy plusz pénzt kellene fizetnie. Adjon hozzá feladatokat egy listához, és nevezze el a listát a projekt nevének megfelelően.

Az if/then-stílusú szabályokat hozzáadhatja a lista egyes elemeihez vagy feladataihoz. A szabályok lehetnek olyan szavak, mint a befejezett, függőben lévő, blokkolt, teendő, probléma, prioritás stb. Ha a listán bármilyen módosítást végeztek a csapattagok, azonnal tudni fogja a feladatok állapotát.

Összefüggő: Online feladatkezelési útmutató: Tippek a megfelelő alkalmazás kiválasztásához

3. Tartalomütemezés

A Lists alkalmazás tökéletes a közösségi média, a webhely vagy a blog tartalmának közzétételi stratégiájához. A tartalmi követelményeket hozzáadhatja egy listához. Most állítson be speciális szabályokat az értesítések vagy emlékeztetők engedélyezéséhez.

A Listák alkalmazásban van egy tartalomütemezési sablon is. Testreszabhatja a sablont olyan képek vagy tartalmak hozzáadásával, amelyeket közzé szeretne tenni vázlat dátummal, esedékességgel, közzététel dátumával stb.

4. Bevezető ügyfelek és alkalmazottak

A Listák alkalmazás bevezetési ellenőrző listasablonja lehetővé teszi az ügyfél vagy az alkalmazott bevezetésének kezelését. Például, amikor megjelöli a Munkavállalói bevezetés elemet a feladatlistában, mint Aláírt, az eszköz automatikusan elküldi az alkalmazottak bejelentkezési adatait tartalmazó e-mailt az új munkatársnak.

Hasonló módon automatizálhatja az ügyfélkezelési folyamatokat, például a bevezetést, a projektfájlok kézbesítését és a számlázást a Lists alkalmazásból.

5. Ügyféljegy -nyomkövető

A problémakövető sablon átalakítja a listákat hatékony ügyfélkapcsolati menedzser. Ha ügyfele az Ön által szállított termékkel kapcsolatos problémákat jelent, sorolja fel őket a Listák alkalmazásban. Állítson be konkrét szabályokat a felülvizsgálat alatt álló, prioritási, letiltott és megoldott elemek állapota oszlopban.

Miután bármilyen állapotváltozás történt, Ön vagy ügyfelei automatikus e -mail -válaszokat kaphatnak a jegy állapotáról.

Hatékonyan rendszerezze adatait és munkáját

A Microsoft Listák fenti funkciói és használati esetei lehetővé teszik a Microsoft 365 előfizetés lehető legjobb kihasználását. Az eszköz egy vadonatúj, ugyanakkor rugalmas módot kínál a jelentős feladatok vagy adatok elrendezéséhez és nyomon követéséhez. Ezenkívül a feladattervezés csak egy séta a parkban, amikor minden ötletet, teendőlistát és találkozási napirendet egy helyen kap.

A 10 legjobb ingyenes alkalmazás a feladattervezéshez

A megfelelő feladatkezelő rendszer kiválasztása nehéz lehet. Ennek megkönnyítése érdekében összeállítottuk a leghasznosabb feladattervező eszközök listáját.

Olvassa tovább

A szerzőről