Mi a Microsoft SharePoint? 4 Használatának jellemzői és előnyei

A Microsoft 365 előfizetés számos termelékenységi eszközhöz biztosít hozzáférést. A leginkább intuitív, intelligens és személyre szabható a SharePoint. Megdöbbentő 190 millió ember több mint 200 000 különböző méretű szervezetben használja a SharePointot.

A SharePoint egyszerűen időt takaríthat meg, mivel nincs szükség több feladatra és projektkezelő alkalmazásra. Végül több időt fordíthat szakmai karrierje, szabadúszó ügyfelei vagy mellékhatások fejlesztésére.

Mi a Microsoft SharePoint?

A SharePoint egy online tartalomkezelő eszköz. Lehetővé teszi fájlok tárolását a felhőben megosztáshoz és együttműködéshez. Segíthet webhelyek és aloldalak létrehozásában a különböző csapatok vagy személyek feladatainak elhárításához.

A SharePoint lehetővé teszi intranet létrehozását, ahol Ön, munkatársai és szabadúszó ügyfelei tartózkodhatnak biztonságosan dolgozhat egy fájlon vagy dokumentumon. Egy központi adminisztrátor irányítja a hozzáféréseket, így minden felhasználó zökkenőmentesen megnyithatja, szerkesztheti és mentheti a fájlokat.

A SharePoint számos fejlett funkcióval rendelkezik, amelyek segítenek Önnek vagy csapatának a professzionális és személyes munkák kezelésében. Az alábbiakban felsoroljuk a leggyakrabban használt műveleteket:

• Fájlmegosztás belső és külső felhasználókkal.
• Kezelje a projekt tartalmát, például képeket, cikkeket, forráskódokat, videókat stb.
• Webhelyek és aloldalak a csapatok és feladatok megzavarásához.
• Maradjon kapcsolatban a munkatárssal kommunikációs webhelyeken keresztül.
• A mobilalkalmazás lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy okostelefonról elérjék a csapat- vagy kommunikációs webhelyeket.
• Hozzon létre munkafolyamatokat és emlékeztetőket a projektek és feladatok automatizálásához.
• A keresési funkcióval erőforrásokat, feladatokat vagy fájlokat kereshet.

Kinek érdemes használni a SharePointot

A SharePoint menedékként szolgál minden kreatív fájlhoz, például alkalmazáskódokhoz, grafikai tervekhez, hangfájlokhoz, videókhoz, webhelycikkekhez, számlákhoz stb. A SharePoint más eszközöket is kínál, például adatelemzést, webhelysablonokat, tudásbázis -sablonokat és projektkezelési munkafolyamatokat.

Ezért felhasználási köre az egyéni tartalomkészítőtől a nagyvállalatokig terjed. Sok szabadúszó szakember vagy kreatív személyek kis csoportja használja a SharePointot a szoftver, a mobilalkalmazás, a webhely vagy a tartalomfejlesztési projektek különböző szakaszaiban.

A Microsoft 365 előfizetéshez tartozó webalapú SharePoint eszköz robusztus, mégis egyszerű termelékenységi eszköz. A széles körben használt funkciók, amelyek az egyik legjobb feladat- és projektmenedzsment eszközzé teszik, a következők:

1. Együttműködő munka

A SharePoint rendkívül rugalmas és méretezhető platform a belső vagy külső erőforrásokkal való együttműködésre. Egy központi adminisztrátor felhasználó különböző szintű hozzáférési jogosultságokat rendelhet a csapatwebhelyek egyes felhasználóihoz.

Ön és csapata egyetlen fájlon dolgozhat valós idejű forgatókönyv nélkül, késleltetés nélkül. Ezért sok kreatív fejlesztő és tartalomkészítő inkább a SharePointot részesíti előnyben, ha bármilyen projekthez összefog.

A SharePoint együttműködés jelentős funkciója az, hogy folyamatosan folytassa az elrontott információkat a webhelyeken és alwebhelyeken. Segít az egyéneknek naprakészen maradni a projektről anélkül, hogy több e -mailt, nem fogadott csevegést, videohívást stb.

2. Tartalomkezelés

A tartalomkezelés nagy kihívás minden olyan személy vagy szakembercsoport számára, akik jobb termelékenységet szeretnének elérni. A SharePoint lehetővé teszi, hogy túllépjen ezen a kihíváson anélkül, hogy bonyolult programozáson kellene átesnie.

A tartalomkezelők könnyen gondoskodhatnak több projektről egyszerre a SharePointban. A webhely tartalmának közzététele vagy frissítése, például események, hírek, blogok, bemutatókötegek, képkarusszelek stb., Egyszerűen elvégezhető a SharePoint segítségével.

Nem kell minden tartalomkezelési projektet a nulláról kezdeni. Használható professzionális sablonok használhatók. A tartalomon kívül teljes mértékben Ön irányítja a verzióit. A SharePoint létrehozza és elmenti a fájl több verzióját, amelyen Ön vagy csapata dolgozik.

Szükség esetén előhívhatja a korábbi verziókat, vagy kijavíthatja a fájlrendszer hibáit a SharePointból. A fájlok biztonsági mentéséhez, visszaállításához vagy javításához nem kell semmilyen harmadik féltől származó eszköztől függnie.

3. Projektmenedzsment

A SharePoint számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyeket kihasználhat a feladat- és projektmenedzsmentben. A legnyilvánvalóbb funkció az, hogy az eszköz központosított tárolóként működik az összes projekthez kapcsolódó dokumentum és szállítható fájl számára.

Összefüggő: Online feladatkezelési útmutató: Tippek a megfelelő alkalmazás kiválasztásához

A SharePoint webhelyeket is sokféleképpen testreszabhatja. Ezek a személyre szabott webhelyek napi tervezőként, heti feladatütemezőként és a feladatok GYIK-jaként szolgálhatnak. Ezenkívül a projektdokumentáció és a teljesítmény -felülvizsgálat céljából aktiválhatja az időnaplózási szolgáltatásokat az alábbiak szerint:

1. Naplózza a feladattevékenységeket és a változásokat.
2. Naplózza az erőforrások által jelentett problémákat.
3. A feladat időzítésének nyomon követése.
4. Követési adatok módosítása.

A SharePoint lehetővé teszi munkafolyamat létrehozását az olyan feladatok egyszerűsítésére is, mint a feladatátadás, a projektleírások, a jóváhagyások, a bemutató bemutatása és az ügyfelek visszajelzései.

4. Hibrid megoldások

A SharePoint integrálható a legtöbb Microsoft 365 alkalmazással, így zökkenőmentes felhasználói felületet kínál a projektkezeléshez. A SharePoint a projektadatok központi tárházaként működik, míg más Microsoft 365 alkalmazások megkönnyítik a feladatok és erőforrások kezelését.

A SharePoint szinkronizálható olyan eszközökkel, mint a Teendő, Feladatok, Tervező és Project Online a speciális megközelítésekhez. Jelentéseket hozhat létre, hogy bemutassa a projekt betekintést szabadúszó ügyfeleinek.

A SharePoint szinkronizálja az Outlook- és a Naptár -profilt, hogy rendszerezze a feladatokat és ütemezéseket, így rangsorolhatja munkáját. Hasonlóképpen, tegye közzé SharePoint -csapatwebhelyeit a Teams alkalmazásban, hogy elérje a Teamsből a névjegyeket, fájlokat, feladatokat stb.

A SharePoint képes a PowerPoint, a Video, a Stream és a OneDrive integrálására a fájlok és dokumentumok előnézetéhez a SharePoint webhelyeken vagy alwebhelyeken belül. Időt takaríthat meg, ha elkerüli az olyan hétköznapi feladatokat, mint a fájlok letöltése a SharePointból a PowerPoint diák készítéséhez.

A SharePoint előnyei

A SharePoint számos előnnyel jár, ha összehasonlítja bármely más projekt- vagy tartalomkezelési produktivitási eszközzel. Néhány előnye:

1. Pénzt spórolni

Lehet, hogy már fizet a Microsoft 365 előfizetésen keresztül. Kerülje el az alkalmazásokra és eszközökre fordított felesleges kiadásokat, ha a SharePointot használja professzionális vagy személyes igényeinek elsődleges termelékenységi eszközeként.

2. Adatbiztonság

A kormányok és a nagy szervezetek bizalmas adatokkal bíznak a SharePoint ökoszisztémájában. Így kreatív munkáit a SharePointban tárolhatja az együttműködéshez, anélkül, hogy félne a szellemi tulajdon ellopásától.

Összefüggő: A Microsoft 365 valójában biztonsági kockázat?

3. Skálázhatóság

Az eszköz skálázhatósága lehetővé teszi, hogy költségeit termelékenységi eszközökre fordítsa. Ha túl sok projekt beáramlását látja különböző ügyfelektől, módosíthatja az előfizetést, hogy több erőforrást és projektet foglaljon magában. Amikor a projektek enyhülnek, áttérhet az alacsony fizetésű tervekre.

4. Többcélú használat

A magasabb szintű rugalmasság és a többcélú segédprogram azt jelenti, hogy továbbra is használhatja a SharePointot, mint fő termelékenységi eszközt, miközben folyamatosan változtatja szerepeit vagy kreatív készségeit. Használhat sablont az egyik projekt befejezésekor, és el kell indítania egy másikat. A költségkeretet minimalizálhatja, ha elkerüli a több alkalmazásvásárlást.

Törölje a fájlok, feladatok és alkalmazások rendetlenségét

A SharePoint szolgáltatásai bonyolult projektkezelő eszközzé teszik, nem pedig egyszerű felhőmegoldásként a fájlmegosztáshoz és tároláshoz. A SharePoint és más Microsoft 365 alkalmazások használatával professzionális vagy személyes feladatainak kezeléséhez dominóhatást hoz létre az egyre növekvő termelékenység érdekében.

Az Office 365 mostantól a Microsoft 365: mit jelent Önnek és családjának

Az Office 365 Microsoft 365 lett. Íme, mit kínál a Microsoft 365 az előfizetőknek és családtagjaiknak.

Olvassa tovább

A szerzőről