Microsoft Access adatok exportálása Word dokumentumba

A Microsoft Office csomagja különböző alkalmazásokkal rendelkezik a különböző feladatokhoz. Így például, ha adatbázist szeretne létrehozni, a Microsoft Access támogatja. Az Access biztosítja a legtöbb olyan funkciót, amelyet elvárhat egy relációs adatbázis -kezelő rendszertől. Létrehozhat táblázatokat, űrlapokat, lekérdezéseket, kapcsolatokat, jelentéseket, makrókat, modulokat, hogy csak néhányat említsünk.

De időnként érdemes exportálni adatokat a Microsoft Accessből a Wordbe. Ha egyszerű módot keres az Access adatok Wordbe történő exportálására, akkor jó helyen jár.

Az Access hogyan exportálja az objektumokat a Wordbe

Mielőtt megmutatná, hogyan exportálhat adatokat a Microsoft Accessből a Word -be, meg kell értenie néhány alapot. Először is, nem exportálhat minden típusú objektumot az Accessből a Wordbe.

Jelenleg csak táblázatokat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket exportálhat. Mindazonáltal minden objektumnak vannak bizonyos korlátai. A rekordoktól kezdve az Access csak azokat exportálja, amelyek a kiválasztott nézetben vannak. Az alkalmazás nem tartalmazza az összes rejtett adatot a jelentésben. Hasonlóképpen, az Access csak űrlapokat és adatlapokat képes exportálni alűrlapokkal és részadatlapokkal.

Ennek egyetlen módja az, hogy minden alűrlapot és részadatlapot exportál. Ha exportálja a főjelentést, több alűrlapot és aljelentést is exportálhat.

Másodszor, nem exportálhat kapcsolatokat, makrókat, modulokat és grafikus objektumokat, például képeket és Microsoft Graph objektumokat az Accessből a Wordbe. Ezenkívül az Access csak a kifejezésekből származó eredményeket exportálja, magukat a kifejezéseket nem.

Végül nincs lehetőség adatok importálására a Microsoft Access programból a Wordbe. El kell kezdenie az Access programban, exportálnia kell adatait egy új dokumentumba, majd másolnia kell a tartalmat, és be kell illesztenie azokat a meglévő Word -dokumentumba.

Hozzáférési adatok exportálása Word dokumentumba

Az Access adatok Wordbe történő exportálása a beépített Export-RTF File Wizard eszközt használja. Természetesen az eszköznek számos korlátozása van az Access adatok exportálása körül, de jobb, mint a semmi.

De ha ez túlságosan korlátozó, nézzen utána néhánynak legjobb ingyenes Microsoft Access alternatívák az esetleges cserére. Ellenkező esetben kövesse az alábbi lépéseket az adatok exportálásához az Accessből a Word programba:

1. Nyissa meg Hozzáférés az adatbázishoz.
2. Válassza ki az objektumot exportálni szeretne a Navigációs ablak.
3. Vizsgálja meg a táblázatot, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy hibátlan. Az Access rendszerint hibajelzőket tartalmaz, amikor hibát észlel. Ez tartalmazhat zöld háromszögeket és különféle hibaszámokat. Ez a lépés fontos, mivel az Access az adatok exportálása után automatikusan lecseréli a hibahelyeket egy null értékre.
4. Válassza ki a nézetet vagy a részt az exportálandó adatokból. A legjobb módszer az adatok kiválasztására több táblából, ha MS Access lekérdezések futtatása. Ha az összes adatot egy objektumból szeretné exportálni, hagyja ki ezt a lépést.
5. Kattints a Külső adatok fülre, és válassza a lehetőséget Továbbiak> Szó. Megnyílik az Exportálás - RTF fájl exportálása varázsló eszköz.
6. Az Exportálás-RTF fájl exportálása varázsló előugró ablakban írja be a fájl nevét, és válassza ki a rendeltetési helyet.
7. Ellenőrizd a Az exportálási művelet befejezése után nyissa meg a célfájlt jelölőnégyzetet, ha szükséges.
8. Ha kiválasztott bizonyos adatokat az exportáláshoz, ellenőrizze a Csak a kiválasztott rekordok exportálása jelölőnégyzetet. Ellenkező esetben hagyja el a jelölőnégyzetet az objektum összes adatának exportálásához.
9. Kattintson rendben hogy elindítsa az exportálási folyamatot.

Ha létezik hasonló nevű fájl, kiválaszthatja, hogy az Access felülírja -e vagy sem. Válassza a lehetőséget Igen a fájl felülírásához, vagy Nem hogy új nevet válasszon a fájlhoz az előugró ablakban.

Alapértelmezés szerint az Access létrehoz egy Microsoft Word Rich Text Format fájlt RTF kiterjesztéssel. Ha hozzá szeretné adni Access -adatait egy Word -dokumentumhoz, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg az RTF dokumentumot.
2. Másolja le a dokumentum összes tartalmát.
3. Illessze be az adatokat a Word dokumentumba.

Ha unalmasnak találja az Exportálás - RTF fájl exportálása varázsló eszközt, akkor van egy egyszerűbb kiút. Másoljon adatokat az Access táblából, lekérdezésből, űrlapból vagy jelentésből, és illessze be közvetlenül a Word dokumentumba.

Összefüggő: Űrlap létrehozása a Microsoft Access szolgáltatásban

Hozzáférési adatok exportálása Wordbe gond nélkül

Az adatbázisok nagyszerű módja az adatok tárolásának. Ha az Access-adatokat más alkalmazásokba, például a Wordbe vagy az Excelbe kell exportálnia, a beépített Export-RTF fájlvarázsló zökkenőmentessé teszi az egész folyamatot, bár bizonyos korlátokkal.

Ha széles körű adatokkal dolgozik, az Access űrlapok hatékonyabb módot kínálnak további adatok hozzáadására az adatbázishoz. Könnyebb velük dolgozni táblázatok szerkesztésekor és további adatok hozzáadásakor.

Űrlap létrehozása a Microsoft Access szolgáltatásban

Számos módon adhat hozzá adatokat a Microsoft Access táblához. Az űrlapok használata a legegyszerűbb módja az adatbázis létrehozásának.

Olvassa tovább

A szerzőről