5 ok, amiért az együttműködési eszközöket e -mail helyett kell használni

A munkahelyek egyre inkább digitalizálódnak az automatizálás és a hatékony alternatívák révén. Annak ellenére, hogy az e -mailek sokáig hasznosak voltak, a technológia közvetlen és hatékony eszközöket vezetett be a kommunikációhoz és az együttműködéshez.

Lehet, hogy olyan eszközöket keres, amelyek jobban alkalmazkodnak az együttműködéshez. Talán elege van az e -mailekből, mert elvárja, hogy professzionális nyelvet használjon, vagy egyszerűen azért, mert nem tudja, hogyan kell kezelni a túlterhelt e -maileket.

Számos együttműködési eszköz használható, amelyekkel megmentheti magát az e -mailek okozta stressztől. Ezért érdemes ezeket használni!

1. Időt takarít meg

Az együttműködési eszközök értesítési lehetőségekkel figyelmeztetik Önt vagy kollégáit, ha üzenet érkezik. Annak ellenére, hogy bekapcsolhatja az e -mail értesítéseket, az együttműködési eszközök megkönnyítik a csapattagok számára a hatékony csevegéseket az e -mailek helyett.

A Slack az egyik legnépszerűbb együttműködési platform

távmunkához. A Slack számos előnyt kínál, amelyek lehetővé teszik a hatékony kommunikációt. A kommunikáció megszervezéséhez külön csatornákat hozhat létre minden csapathoz és témához.

2. Közvetlen kommunikáció

Az együttműködési eszközök lehetővé teszik a hatékonyabb kommunikációs formát. Ahelyett, hogy több embert kellene CC -re küldeni vagy sugárzott e -mailt küldeni, egyszerűen küldhet egy üzenetet egy csevegőplatformra. Ezenkívül az együttműködési eszközök használata arra ösztönzi Önt és kollégáit, hogy e -mailek küldése helyett nyílt platformon tegyenek fel kérdéseket.

Összefüggő: Munkahely a Facebookról: Minden, amit tudnia kell

Az eszközök használatának leghatékonyabb része az, hogy valós időben kommunikálhat. Ha gyors kérdést szeretne feltenni, az e -mail küldése nem a legjobb megoldás, mivel a csapattársaknak hosszabb ideig kell válaszolniuk. Például a Slack rendelkezik egy említési funkcióval, amely push értesítéseket küld, hogy felhívja valaki figyelmét. Többféle van Laza alternatívák a csapatkommunikációhoz.

3. Kerülje a túlterhelt e -maileket

Ha együttműködési alkalmazásokat használ a kommunikációhoz és az együttműködéshez, akkor nem kell foglalkoznia a túlterhelt e -mail postaládával, vagy elveszítenie fontos dolgokat az e -mailjeiben. Bár az együttműködési eszközök esetleg nem törlik el teljesen az e -mailek szükségességét, olyan munkahelyi hírvivő alkalmazások használatával, mint a Microsoft Teams vagy Slack csökkenti néhány e -mail küldésének szükségességét.

4. Valós idejű dokumentum-együttműködés

Az együttműködési szoftver lehetővé teszi, hogy Ön és csapata tagjai egyszerre dolgozzanak egy élő projekten. A Google Dokumentumok az egyik legnépszerűbb dokumentum-együttműködési eszköz, amely lehetővé teszi a valós idejű együttműködést.

Használhat olyan eszközöket is, mint a Dropbox Paper, amely ugyanezt a célt szolgálja. Miközben élő szerkesztéseket végez a Dropbox Paper alkalmazásban, csapata megjegyzéseket fűzhet hozzá, és módosításokat javasolhat. Ez lehetővé teszi a csapat számára, hogy élő munkamenetet tapasztaljon, ahelyett, hogy a dokumentumokat oda -vissza el kellene küldenie szerkesztésre.

A Google olyan alkalmazásokat és funkciókat is létrehozott, amelyekkel a csapatok javíthatják kommunikációjukat és együttműködésüket.

Összefüggő: Google Workspace vs. Google Spaces: Mi a különbség?

5. Könnyen kereshet információkat

Az együttműködési szoftver megkönnyíti az információk megtalálását, mivel a fontos dokumentumok megosztott platformon tárolhatók. Az e -mail viszont nem olyan hatékony az információk megtalálásában.

Az e -mail egy zárt platform, amely nem teszi lehetővé, hogy olyan adatok között keressen, amelyeket nem közvetlenül Önnek küldtek. Ha például a Slack szolgáltatást használja, és új tagokat üdvözölt a csapatában, az új tagok hozzáférhetnek a csapathoz való csatlakozás előtt megosztott információkhoz, linkekhez és dokumentumokhoz.

Tehát ezek azok az okok, amelyek miatt előnyös lehet az e-mail kommunikációról intuitívabbra váltani, mint például a valós idejű együttműködés. Könnyű használatuk mellett kiváló eszközöket biztosítanak a gyors és hatékony kommunikációhoz.

A 6 legjobb ingyenes online együttműködési eszköz otthoni munkavégzéshez

Az ügyfelekkel és csapatokkal való online együttműködés bonyolult lehet. Használja ezeket a megbízható ingyenes eszközöket, amikor otthonról dolgozik.

Olvassa tovább

A szerzőről