5 módszer, amellyel az automatizálás növelheti termelékenységét

Észreveheti, hogy termelékenysége elmarad, mivel folyamatosan nehezen talál időt több munka elvégzésére. Ez azért van, mert jelentős időt fordíthat olyan ismétlődő feladatokra, mint az e -mailek megválaszolása vagy az adatok biztonsági mentése.

Az idő azonban korlátozott erőforrás, és minden nap csak 24 órája van. Az idő maximalizálásának és a termelékenység növelésének legjobb módja a hétköznapi, ismétlődő feladatok automatizálása.

Mi az automatizálás és milyen előnyei vannak?

Az automatizálás leírja a technológia használatát az időigényes vagy ismétlődő feladatok kezelésére a kézi erőfeszítések minimalizálása érdekében. A redundáns feladatok automatizálásával időt takaríthat meg, és más bevételt hozó tevékenységekre összpontosíthat.

Az automatizálás csökkenti az emberi hibákat, javítja a működési hatékonyságot, növeli a skálázhatóságot és pénzt takarít meg. Tehát hogyan használhatja ki az automatizálás lehetőségeit a napi tevékenységeiben? Íme néhány munkafolyamat -automatizálási ötlet, amelyeket most használhat:

1. Gyorsítsa fel az e -mailek feldolgozását

Az e-mailekkel való foglalkozás elsöprő és időigényes lehet, ha nem talál megfelelő rendszert azok kezelésére. Ennek az az oka, hogy valószínűleg naponta rengeteg e -mailt kap, amelyek figyelmet igényelnek. Ezenkívül, ha szeretné bővíteni vállalkozását, azonnal válaszolnia kell a leendő ügyfelek e -mail kérdéseire.

Automatikus e -mail válaszok

A jó hír az, hogy bizonyos folyamatokat automatizálhat, így kevesebb időt tölthet a postaládájában. Létrehozhat például sablont a webes kapcsolatfelvételi űrlap adatainak felhasználásával, vagy használja ezeket az ingyenes e -mail sablonkészítőket, így nem kell állandóan a semmiből írni őket. A beépített automatikus válasz funkciókat is használhatja az e-mail szolgáltatásokban, például a Követés opciót az Outlook programban az e -mailek követésére és megválaszolására.

Alternatív megoldásként használhat hideg e -mail és levél -összevonási szolgáltatást, például GMass személyre szabhatja, ütemezheti vagy elküldheti a marketingkampányokat és a hideg e -maileket a potenciális ügyfeleknek, és automatikusan nyomon követheti őket.

Szervezze meg e -mailjeit

Fogadjunk, hogy számtalan e -mailt kap naponta kollégáitól, családjától és barátaitól, más vállalkozásoktól stb. Amikor ez megtörténik, kihívást jelenthet a fontos e -mailek leválasztása a szemétből. De automatizálhatja az e -mailek áthelyezését egyik mappából a másikba, hogy kezelje a rendetlenséget. Használhatja a Gmail „szűrőit” vagy Az Outlook „szabályai” az e -mailek kezeléséhez.

Ezek a beépített funkciók lehetővé teszik az adott üzenettel rendelkező üzenetek automatikus törlését, az e-mailek rendezését egy adott szöveggel vagy bizonyos névjegyekből egy mappába stb.

Adatok kivonása

Valószínűleg sok időt tölt azzal, hogy a beérkező levelek mappájában lévő névjegyeket nézegesse, hogy olyan információkat szerezzen, amelyek segíthetnek a dolgai értékesítésében vagy értékesítésében. Használva Mailparser, az elemzési szabályok alapján automatizálhatja ezt a folyamatot.

2. Növelje a kommunikációt a Chatbotok segítségével

A chatbotok az elmúlt években teljesen forradalmasították az ügyfélszolgálatot a kommunikáció és az ügyfélélmény javításával. A GYIK -hoz hasonlóan a chatbotok mesterséges intelligencián keresztül kínálnak automatizálást. Következésképpen sokféle feladatot tudnak egyedül elvégezni.

A chatbotok használatának néhány előnye a napi 24 órában elérhető, néhány pedig többnyelvű, azonnal következetes válaszokat ad, segít értékes betekintést nyerni az ügyfelek viselkedésébe stb. Te tudod használni ezeket a chatbotokat, hogy fokozza a kommunikációt a WordPress webhelyén és javítja a termelékenységet. Érdemes azonban megemlíteni, hogy időt és energiát kell fektetnie a chatbot finomhangolására, hogy élvezze az előnyöket.

3. Adatmentés

A technológia fejlődésének előrehaladtával egyre inkább támaszkodunk számítógépünk merevlemezére, hogy tároljuk életünk bizonyos részeit, például a munka- és tanulmányi dokumentumokat, vagy a családi fényképeket. Többnyire nem arról van szó, hogy ha, hanem mikor, mert a merevlemezek elhasználódnak, ellopják őket, és túlfeszültséget tapasztalnak.

A kérdés az, mit jelent ez az Ön számára, vagy még jobb, mit tehet a veszteség minimalizálása érdekében? Biztonsági másolatot készíthet adatairól.

De valószínű, hogy időnként elfelejtheti saját maga csinálni. Tehát a legjobb megoldás a rendszeres biztonsági mentések automatizálása. Az adatok biztonságának biztosítása mellett a biztonsági mentések automatikus ütemezése lehetővé teszi, hogy megszakítás nélkül dolgozzon a számítógépén.

Te tudod használni CrashPlan hogy biztonsági másolatot készítsen adatairól egy külső merevlemezre, a helyi hálózat másik számítógépére vagy annak szervereire. A szoftver telepítése után átvizsgálja a rendszert, és javaslatot tesz a biztonsági mentésre. Ezenkívül lehetővé teszi a biztonsági mentés kiválasztását. A biztonsági mentéseket ütemezheti 15 percenként, egy óránként, vagy amikor nem használja a számítógépet; minden tőled függ.

4. Tervezzen közösségi média bejegyzéseket

A közösségi média életünk szerves részévé vált. Így ezek a platformok aranybányává váltak azok számára, akik márkájukat népszerűsíteni és termékeket/szolgáltatásokat értékesíteni próbálnak.

De a kapcsolattartás minden potenciális ügyféllel és vásárlóval a közösségi média platformjain olyan feladat, amely könnyen megköveteli a teljes munkaidős figyelmet. Az automatizálás varázslatába való bekapcsolódás azonban olyan eszközökön keresztül, mint Hootsuite és Puffer lehetővé teszi az összes közösségi média bejegyzésének előre ütemezését. Ezekkel az eszközökkel kevesebb idő alatt többet tehet a közösségi médiában.

5. Találkozók ütemezése

A találkozó sikeres ütemezése vagy időpontfoglalás gyakran sok oda -vissza munkát igényel, különösen, ha sok embert érint. Előfordulhat, hogy e -mailt kell küldeni mindenkinek, hogy tájékozódjon a rendelkezésre állásról a foglalás előtt, és kockáztathatja a folyamat megismétlését, ha valaki lemondja.

Szerencsére automatizálhatja ezt a folyamatot, hogy a megbeszélések munkafolyamatát automatikus pilótára állítsa, így másra koncentrálhat. Eszközök, mint Calendly lehetővé teszi, hogy egy linken keresztül előre automatizálja a találkozókat vagy egyéb eseményeket bárkivel. Különböző időpontokat állíthat be arra vonatkozóan, hogy mikor lesz elérhető, és a linken keresztül küldhet értekezlet -összehívásokat.

Sőt, ez az eszköz zökkenőmentesen integrálódik a naptárába. Tehát, amikor mindenki jól érezte magát, a Calendly naplózza a találkozót a naptárába, és értesítést küld Önnek. Ha ez idő alatt elfoglalt, az ütemezés ugyanolyan egyszerű, mint az ütemezés.

Automatizálja ismétlődő feladatait a termelékenység növelése érdekében

Az automatizálás különösen előnyös a kisvállalkozások számára, ahol néhány alkalmazott sok kalapot visel. Ha hagyja, hogy a technológia elvégezzen néhány feladatot itt -ott, akkor többet tud tenni kevesebb idő alatt.

8 figyelmen kívül hagyott dolog, amely gátolja a termelékenységet (és hogyan kerülje el őket)

Mindannyian termelékenyek akarunk lenni, de könnyen elterelhetjük figyelmünket különböző tényezőkről. Íme néhány dolog, amit figyelmen kívül hagyhat, és hogyan kerülheti el őket.

Olvassa tovább

A szerzőről