Ha a Microsoft Outlook az Ön e-mailjei és naptárának kezeléséhez használt alkalmazás, akkor azt gondolhatta, hogy egyes funkciói meglehetősen zavaróak lehetnek. Természetesen az Outlook már be van állítva a munkaterhelés kezeléséhez, de néhány egyszerű beállítással még jobb lehet.
Nézzünk néhány módszert, amelyekkel az Outlook jobban működhet az Ön számára.
1. Hozzon létre szabályokat a bejövő e -mailekhez
Amikor e-mailt kap, az automatikusan a Beérkező levelek mappába kerül. Ezt nehéz lehet nyomon követni, ha több e-mailt kap különböző emberektől, és gyorsan fel tudnak lépni. Az Outlook lehetővé teszi a beérkező levelek szabályainak beállítását, hogy az egyes személyektől érkező e-mailek közvetlenül egy almappába kerüljenek, ami segíthet nyomon követni, hogy ki mit küld. Új szabály létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:
- Menj Fájl> Szabályok és figyelmeztetések kezelése és kattintson Új szabály. Egy új ablak jelenik meg, amelyen számos lehetőség található.
- Alatt 1. lépés: Válasszon sablont kattintson Üzenetek áthelyezése valakitől egy mappába.
- Aztán, alatta 2. lépés: Szerkessze a szabályleírást, a hiperhivatkozásokra kell kattintani a emberek vagy nyilvános csoport akinek e-mailjeit át szeretné irányítani a megadott mappa.
- Kattintson Befejez alkalmazni a szabályt.
A Microsoft hivatalos videója ezt részletesen illusztrálja.
A Beérkező levelek szabályai megakadályozhatják a beérkező levelek eltömődését. Továbbá, ha nyomon kell követnie bizonyos embereket vagy kritikus munkahelyi e -maileket, akkor már megszervezték.
Összefüggő: Aláírás létrehozása az Outlook programban
2. Kapcsolja ki az e -mail értesítéseket
Mostanra valószínűleg észrevette az Outlook értesítési hangját, amikor e-mailt kap. Lehet, hogy észrevette a sárga boríték ikont is, amely a tálca Outlook ikonján jelenik meg. Ez hasznos lehet, ha értesítést szeretne kapni, de megzavarhatja a figyelmet, ha ezek az e-mailek folyamatosan érkeznek. Szerencsére az Outlook lehetőséget ad ezeknek az értesítéseknek a kikapcsolására is.
Menj Fájl> Beállítások> Mail, és a címszó alatt Üzenet érkezése, kiválaszthatja a kikapcsolni kívánt értesítéseket. Ha elégedett a választásával, kattintson a gombra RENDBEN.
Összefüggő: Találkozó ütemezése a Microsoft Outlook programban
3. Naptár emlékeztetők beállítása
Az e-mail értesítésekhez hasonlóan az Outlook Naptár úgy van beállítva, hogy emlékeztesse Önt a találkozókra 15 perccel a kezdés előtt. Ezt úgy teszi meg, hogy megjeleníti a következő találkozókat, és kattintania kell Elvetés hogy becsukja az ablakot.
Ezek az emlékeztetők hasznosak lehetnek, ha szüksége van rájuk. Például, ha mélyen foglalkozik a munkájával, és megjelenik az emlékeztető, befejezheti tevékenységét, és felkészülhet a megbeszélésre.
Ha azonban nincs szüksége erre a funkcióra, megszakíthatja az áramlást. Az emlékeztetők leállításához lépjen a következőre: Fájl> Opciók> Speciális, és alatta Emlékeztetők, törölje a jelölést Emlékeztetők megjelenítése.
Alternatív megoldásként a Fájl> Opciók> Naptár, és alatta Naptárbeállítások, látni fogja az Alapértelmezett emlékeztetők lehetőséget. Ennek szerkesztéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson a melletti négyzetre Alapértelmezett emlékeztetők, tehát egy kullancs van a mezőben
- A legördülő listában válassza a lehetőséget 0 perc
- Kattintson a melletti négyzetre Alapértelmezett emlékeztetők ismét, így a kullancs eltűnik; ha ezt nem teszi meg, akkor nem menti a választást
- Kattintson rendben
Most folytathatja munkáját anélkül, hogy ezek az emlékeztetők felbukkannának. Ha továbbra is valamilyen módon szeretné nyomon követni fontos feladatait, nézze meg a Microsoft To-Do előnyeit is.
Összefüggő: Microsoft To Do: Teljes kezdő útmutató
4. Színkódolja az Outlook naptárát
Semmi baj nincs azzal, ha az Outlook naptári találkozókat egy színnel színezi. A színkódok azonban egyszerűsíthetik a naptárat, és megkönnyíthetik a munkanap vagy hét áttekintését anélkül, hogy ellenőriznék, hogy az egyes találkozók vagy megbeszélések miről szólnak.
Például, ha többféle típusú munkája van, beleértve a vállalaton belüli találkozókat, a külső cégekkel, ügyfelekkel, adminisztrációs feladatok, a naptárba bejegyzett képzések stb., elmosódhat az információ, amire több időt kell fordítania tovább.
Ha színkódolást használ, gyorsan áttekintheti a naptárát, és általános képet kaphat arról, hogy milyen típusú munkákra kell felkészülnie. Használhatja a színkódolást is, hogy fontossági sorrendben rangsorolja a találkozókat. Például választhatja a piros színt a "sürgős" megbeszélésekhez, a sárgát a "fontos", és a zöldet a "rutinhoz".
Itt az a fontos, hogy különböző színeket válasszon a különböző típusú munkákhoz, és válasszon olyan színeket, amelyek nem hasonlítanak túlságosan ahhoz, hogy megkülönböztessék egymást. A kezdéshez kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson a találkozóra vagy találkozóra a naptárban a megjelenítéséhez Találkozó sorozat fülre.
- Kattintson a színes ablak ikonra Kategorizálás.
- A legördülő listában kattintson a gombra Minden kategória.
- Egy új ablak jelenik meg; a jobb oldalon kattintson a gombra Új.
- Írja be a kategóriája nevét. Például: „belső megbeszélések”, és válassza ki a kívánt színt.
- Kattintson rendben mindkét ablakban, amíg meg nem jelenik az új színkódos naptári találkozó.
Ismételje meg ezt a folyamatot annyi kategóriához, amennyit létrehozni szeretne.
Az Outlook zavaró tényezői megoldva
Most, hogy tudja, hogyan teheti kevésbé zavaróvá az Outlookot, személyre szabhatja azt az Ön számára legjobban működő módon. Bár nem tűnnek fontosnak, a kis kiigazítások megváltoztathatják a munkanapot.
Ez egyáltalán nem kimerítő lista, és érdemes kipróbálni, mielőtt elkötelezi magát mellettük. Játszhat az Outlook beállításaival is, és megtudhatja, felfedez -e más olyan dolgokat, amelyek segítenek a fókusz optimalizálásában.
Könnyű elterelni a figyelmet, ami halogatáshoz vezethet. Íme néhány módszer, amellyel elkerülheti őket.
Olvassa tovább
- Termelékenység
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, véleményeket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide
