Miért szabotálja a kontextusváltás a termelékenységet (és mit tehetsz ellene)

Mikor volt utoljára több mint 30 perc megszakítás nélküli összpontosítás egy feladat elvégzése közben? Valójában nagy valószínűséggel elveszítjük Önt egy e -mail, Slack üzenet, friss hírek vagy YouTube -videó miatt, mielőtt befejezi a cikk olvasását.

Ha széttöredezi energiáit és sokféle feladatra összpontosít, akkor nem lehet a legtermékenyebb énje. Ebben a cikkben a kontextusváltást és annak leküzdését fogjuk megvizsgálni.

Mi a kontextusváltás?

A kontextusváltás, a feladatváltás vagy a többfeladatos munkavégzés akkor fordul elő, ha egyik feladatról vagy tevékenységről a másikra ugrik anélkül, hogy befejezné az előzőt, elterelné figyelmét és elveszítené az időt.

Gyakorlati értelemben azonban úgy gondoljuk, hogy a kontextus vagy a feladatváltás a pontosabb kifejezés annak leírására, amit sokan többfeladatosnak tartanak. Ennek oka az, hogy a legtöbb esetben csak gyorsan váltjuk figyelmünket egyik feladatról a másikra, ahelyett, hogy egyszerre több feladatra összpontosítanánk, mivel ez tanulmány kiderül, hogy agyunk nem képes erre.

A feladatváltás a felszínen sértőnek tűnhet. Még azt is megtévesztheti, hogy azt hiszi, hogy segít hatékonyabbnak lenni, de a kontextusváltás olyan, mint egy roncsoló labda, amely lendületet vesz a termelékenység lerombolásához, mivel ez kutatás műsorokat.

Ez azért történik, mert az agyad egy tűzálló szakaszon megy keresztül, mielőtt visszatérsz az előzőhöz feladatot, vagy indítsa el a következőt, mivel megpróbálja felidézni, hogy min dolgozott, vagy alkalmazkodik az újhoz tevékenység.

Ezért a többszörös feladatváltás nagy terhet ró a kognitív képességeire. Mi több, a súlyosbító stressz a tolakodó gondolatokból a befejezetlen feladatokról, amelyeket hátrahagyott Zeigarnik -effektus a beavatkozás lelki túlterheléshez és kiégéshez vezethet.

Ennyi az idő, a koncentráció, az energia és a kreativitás, amellyel produktívan dolgozhat a projekten. A feladatváltásért fizetett adó a projektek hosszabb befejezési ideje és a hibák nagyobb valószínűsége.

Miért esünk áldozatul a kontextusváltásnak?

Ahhoz, hogy megértsük, miért olyan könnyű átugrani egyik feladatról a másikra, és mennyire nehéz fókuszálni, kulcsfontosságú a hatékony visszavágási terv létrehozása. Íme néhány oka a kontextusváltásnak:

1. Gyors hozzáférés a hatalmas információkhoz.
2. Az agyad újdonságra vágyik, és szeret vándorolni.
3. A digitális eszközöket úgy tervezték, hogy versenyezzenek a figyelmedért.
4. Az értesítések megszakítása a számítógépről és az okostelefonokról.
5. A „mindig bekapcsolva” kultúra túlzott munkaigényt teremt, és növeli az elvárásokat, hogy azonnal válaszoljon az e-mailekre vagy más üzenetekre stb.

Hogyan lehet leküzdeni a kontextusváltást

A feladatváltás kezelésére vonatkozó terv létrehozása lehetővé teszi, hogy olyan folyamatokba lépjünk, amelyek elősegítik a mély munkát, élvezze a feladatok rövidebb befejezési idejét és alacsonyabb hibahatárt, és enyhítse az otthoni munkavégzést kiég.

Ennek ellenére íme néhány tipp és digitális eszköz, amelyek segítenek abban, hogy jobban megszervezze a napját a feladatváltás leküzdése érdekében:

1. Használjon digitális feladatkezelőt

A kontextusváltás egyik oka az, hogy esetleg fizikailag dolgozik egy projekten, de szellemileg egy másikra összpontosít, és növeli annak valószínűségét, hogy ráugrik. A terv készítése azonban lehetővé teszi a fókuszizmok építését, hogy az előtted álló feladatra koncentrálhasson.

Használhat digitális feladatkezelőt, például Trello hogy a későbbiekben elvégzendő összes feladatot elmozdítsa a fejéből, lehetővé téve, hogy kizárólag az adott feladatra összpontosítson. Kihívást fog jelenteni, hogy az összes feladatot teljesen leveszi a fejéről az elején, de idővel egyre jobb lesz.

Letöltés: Trello számára Android | iOS (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

2. Válassza ki a helyes priorizálási technikát

A priorizálási technikák a leghatékonyabb eszközök, amelyek segítenek a legfontosabb feladatokra összpontosítani, mielőtt a következő feladatra lépnének. Lehetővé teszik az összes feladat felmérését és prioritás szerinti megszervezését.

Használhatja a MoSCoW módszer, vagy ezeket a prioritási technikákat, hogy leküzdje a kontextusváltást és növelje termelékenységét. Ha ezeket beépíti a rutinjába, segít megkülönböztetni a nagy értékű feladatokat-azokat, amelyekre most összpontosítania kell, és az alacsony értékű feladatokat-, amelyeket átruházhat másokra vagy figyelmen kívül hagyhat.

3. Leverage Time Blocking és Task Batching

Miután létrehozta a teendők listáját, és prioritásai szerint rendezte a feladatait, további struktúrát adhat a munkanapjához a feladatkötegezés és idő blokkolás.

A feladatkötegezés azt jelenti, hogy a feladatokat a hasonlóság alapján csoportosítva és egy meghatározott időblokkban kell kezelni, nem pedig szórványosan, egész nap. Például válasszon egy időblokkot a nap folyamán az ismétlődő vagy egyszerű feladatokhoz, például az e -mailek megválaszolásához.

Ezenkívül időblokkokat hozhat létre a szabadidős tevékenységekhez vagy a munkájához nem kapcsolódó feladatokhoz, például a Twitter -hírcsatorna böngészéséhez vagy a YouTube -videók megtekintéséhez. Ez a technika segít időt takarítani, csökkenteni a zavaró tényezőket és elkerülni a kontextusváltást.

4. Tartson rendszeres szüneteket

Sokan még mindig luxusnak tartják a szüneteket a munkahelyen, de nem azok. Ez azért van, mert a feladatra való mély összpontosítás vagy a kontextusváltás mindkettő sok energiát igényel. Ezért a szünetek szükségszerűek, mert lehetővé teszik a pihenést, feltöltődést és a fókusz visszanyerését.

Szokássá teheti, hogy a mikrotöréseket minden egyes blokkolás után beépíti a Pomodoro módszer a termelékenység növelésére. A szünetekben légzőgyakorlatokat végezhet, sétálhat, nyújtózkodhat, vagy bármilyen más tevékenységet végezhet, amelyek tetszenek, hogy néhány percre elvegye a kedvét a munkától.

5. Az aszinkron kommunikáció kihasználása

Amint fentebb említettük, az egyre növekvő elvárások az e -mailekre vagy más üzenetekre azonnali válaszadásra az egyik fő oka annak, hogy az emberek hajlamosak a feladatváltásra. Az aszinkron kommunikáció olyan kommunikáció, amely nem valós időben történik.

Tehát a kontextusváltás leküzdése érdekében kihasználhatja és ösztönözheti az aszinkron kommunikációt a munkahelyén, különösen a nem sürgős üzeneteket illetően. Például használhatja a vállalat belső Wikijét vagy megosztott üzenőfalát olyan frissítések közzétételéhez, amelyeket kollégái ellenőrizhetnek, amikor tudnak.

Nyerje vissza fókuszát és termelékenységét

A legtermékenyebb munka elvégzésének legjobb módja, ha egyszerre csak egy dologra koncentrál. Ezekkel a tippekkel és digitális eszközökkel gyakorolhatja agyát egyetlen feladatra, növelheti a termelékenységet és csökkentheti a stresszt.

Hogyan lehet elsajátítani az egyfeladatos munkát a termelékenység javítása érdekében

Ha egyszerre egy feladatra összpontosít, kevesebb idő alatt többet tud tenni. Íme néhány tipp és digitális eszköz, amelyek segítenek elsajátítani az egyszeri feladatokat.

Olvassa tovább

A szerzőről