A feladatok automatizálása: 5 Hasznos eszköz

Órákat tölt a mindennapi feladataival a munkahelyén. Azt hiszed, ez a munkád része. De mi van akkor, ha ezt önmagában is meg lehetne valósítani, és lényeges idejét a kreatív gondolkodásba vagy más nagy problémák megoldásába fordíthatná? Nem lenne nagyszerű?

A probléma végső megoldása a feladatok automatizálása. Nézzük meg, milyen napi feladatokat tud automatizálni, annak folyamatát, és mely eszközök segíthetnek.

Milyen típusú feladatokat kell automatizálni?

Automatizálnia kell minden olyan rutinfeladatot, amelyet naponta végez, és amely jelentős időráfordítást igényel, de nem feltétlenül ad hozzá semmi értékeset a munkájához.

Íme néhány példa az automatizálható feladatokra. Jegyezze fel a feladatlistában szereplőket.

1. Kinevezések ütemezése

Az egyik legnagyobb időpazarlók ha nincs érték, a találkozók ütemezése. Ezért ne beszéljen oda -vissza az ügyfeleivel, hogy megtalálja a legjobb időt mindkettőjük számára. Ehelyett nyisson meg néhány helyet a naptárban, és ossza meg velük a listát.

Így áthúzhatja az összes ütemezési feladatot a teendők listájáról, és még mindig pontosan megkaphatja a találkozókat. Az automatizálási eszközök segíthetnek az ütemezési alkalmazások és a naptárak integrálásában.

2. Unalmas feladatok

Sok feladat nem igényel magasabb rendű gondolkodást. Ilyen például az e-mailek rendezése és megválaszolása, az adatok biztonsági mentése, a számlázás és a számlázás, az ügyfélszolgálat és az elkötelezettség, az elérhetőségi adatok frissítése stb.

Tehát ahelyett, hogy minden nap hozzáadná őket a teendők listájához, fontolja meg automatizálásukat. És nézd meg, mennyi időt szánsz magadra.

3. Információk átvitele számos alkalmazás között

Egy munkahely sem mentes ettől a feladattól. Mindig adatokra van szüksége, majd ezeket az adatokat át kell vinnie egyik alkalmazásból a másikba. De legyen okos, ne töltsön időt másolás-beillesztéssel, vagy rengeteg adat rendszeres importálásával és exportálásával, különböző módokon. Automatizálja ezt a műveletet.

4. Feladatok, amelyek felfalják a lényeges időt

Az ütemtervek beállításán, az e -mailek és számlák küldésén, az adatok átvitelén és egyebeken kívül egy másik, valóban fontosnak tűnő feladat - a közösségi média közzététele. Biztosan népszerűsítenie kell a márkáját, és el kell végeznie a kapcsolatot a közönséggel, ezért aktívnak kell maradnia ezeken a platformokon.

De időbe kerülhet, amikor a kedvelés, a kommentelés és a megosztás végtelenül ismétlődő ciklusába kerül. Tehát automatizálja ezt a rendkívül időigényes feladatot.

5 lépés a feladat automatizáláshoz

A feladatok automatizálásának listája végtelen lehet. És néha ez akár attól is függ, hogy milyen típusú munkát végez, ezért itt nem térhetünk ki mindegyikre.

Ennek ellenére szeretnénk megkönnyíteni az egész ötlet követését. Tehát itt van a feladat automatizálásának folyamata.

Lépés: Írja le a napi feladatokat

Az automatizálandó feladatok listájának összeállításakor kezdje a következőkkel:

• A napi feladatok leírása.
• Sorolja fel az egyes feladatokra fordított időt.
• Adja hozzá, hogy hányszor kell elvégeznie ezeket a feladatokat - óránként, naponta, hetente, havonta, évente stb.

Miután elkészült. Nézze meg, hogy az alábbi kategóriák közül melyik tartozik. Ezek a feladatok:

• Rendszeresen vagy ütemterv szerint előadják?
• Unalmas, és meg lehet csinálni minden magasabb rendű gondolkodás nélkül?
• Információk átvitele az alkalmazásokon belül?
• Elfogyasztja azt az alapvető időt, amelyet értékes projektekbe fektethet be?

Miután mindet felsorolta, vegye fel azokat, amelyeket mostantól valóban automatizálni kell.

2. lépés: Kutatás

A következő lépés a megfelelő eszközök kutatása, amelyek segítségével automatizálhatja feladatait. A kutatásokat a jelenlegi igényeire és költségvetésére alapozza. Például, ha önálló vállalkozó, akkor nincs szüksége vállalatok számára készített automatizálási eszközre. Tehát ennek megfelelően válasszon.

3. lépés: Ismerje meg az új munkafolyamatot

Miután kiválasztotta, hogy melyik eszközt használja a feladatok automatizálásához, keressen egy új munkafolyamat -rendszert, amely az Ön számára működik, és írja le, hogy ezentúl hogyan fognak haladni a dolgok. Győződjön meg arról, hogy a csapat minden tagja tud az új változásokról, hogy minden zökkenőmentesen működjön.

Például leírhatja a csapatának, hogy mostantól ütemezheti a találkozókat:

1. Hozza létre profilját itt: Calendly, és lépjen a kezdőlapra.

2. Tervezze meg az új találkozót a gombra kattintva Teremt.

3. Válaszd ki a időtartama találkozóját a bal oldali menüből.

4. Válaszd ki a az idő rendelkezésre állása különböző rések hozzáadásával.

5. Tegye közzé megbeszélését a gombra kattintva Következő gomb.

6. Másolja a találkozó linkjét erről az oldalról.

7. Add hozzá a linket az e -mailhez az ügyfélhez.

Amint a csapat minden tagja jól érzi magát a folyamatban, kihúzhatja a rendszeres értekezletek ütemezését a napi teendők listájáról minden ügyfél számára. Csak ugyanazt a találkozó/esemény linket oszthatják meg mindegyikükkel. Annak alapján, hogy hány foglalatot foglalt el, választhatja az ingyeneseket.

4. lépés: Végezze el a tervet

Ha mindez elkészült, hatékonyan hajtsa végre az új tervet. Valószínűleg számos feladatot kell automatizálnia, és a terve kissé összetettebbé válhat, mint gondolta. Ebben az esetben kérjen segítséget az informatikai részlegétől az új terv létrehozásához és végrehajtásához a kiválasztott automatizálási eszközzel.

5. lépés: Értékelés és tesztelés

A szükséges feladatok automatizálása után tesztelje az új munkafolyamat -terv zökkenőmentességét. Kitalál:

• Az elvégzett feladatok hatékonysága.
• Hatása a az alkalmazottak vagy a csapattagok termelékenysége.
• Mindenki jól használja az új eszközöket?
• A megtakarított idő hatással van a jövedelmének növekedésére? (Ez vállalkozóknak, szabadúszóknak és vállalkozóknak szól.)

Íme néhány nagyszerű automatizálási eszköz a rövid részletekkel, amelyekkel megspórolhatja a kutatási időt, miután felsorolta az automatizálandó feladatokat.

Ez egy népszerű automatizálási szoftvermegoldás, amely lehetővé teszi különböző szoftverek integrálását. Az adatokat átviheti egyik eszközről a másikra, ha egyesíti a mindennapi alkalmazásokat, például a Gmail, a Dropbox, a Slack, a Google Naptár, a Mailchimp stb.

Ezzel az eszközzel több ezer feladatot automatizálhat, például az összes blogbejegyzés tweetelését, a Gmailből a Google Drive-ba mellékletek mentését, a G-meghajtó összes fájljának biztonsági mentését a Dropboxba stb.

Ez az eszköz olyan, mint a Zapier, amikor az automatizálásról van szó. Segít az adatok átvitelében a különböző alkalmazások között és más említett feladatok elvégzésében. De az IFTTT ingyenes verziója jobb, mint a Zapieré.

Míg az utóbbi szoftver legalább 10-15 percet vesz igénybe, hogy megtörténjen a dolog, az IFTTT azonnali lépéseket tesz a trigger behelyezése után.

Ennek az eszköznek azonban az a hátránya, hogy csak egyszemélyes vállalkozásoknak jó. Nincsenek verzióik a csapatok vagy több alkalmazott számára. És ha ez a követelményed, menj Zapierrel. Segítségével műveleteket állíthat be több szoftver között az Ön által használt fizetett verzió alapján.

Ez egy nagyszerű eszköz a közösségi média bejegyzéseinek automatizálásához és kezeléséhez. Kiváló ütemezési lehetőségeket kínálnak, és a legjobb márkák ajánlják őket.

Ha azt szeretné, hogy több ezer potenciális ügyfelet kezeljen anélkül, hogy teljes értékesítési csapatot toborozna, fontolja meg a LeadFormly -t. Segít automatizálni az értékesítési folyamatot, növelni a konverziós arányt, szegmentálni a közvetlenül a weboldalról érkező potenciális ügyfeleket.

Így csak az ügyletek lezárására koncentrálhat, ahelyett, hogy időt vesztegetne a korai vezető folyamatokban.

Ez egy másik egyszerű automatizálási eszköz a kisvállalkozások számára. Segít találkozókat foglalni, találkozókat, telefonhívásokat stb.

Ahhoz, hogy ez működjön, mindössze annyit kell tennie, hogy beállítja elérhetőségi beállításait a Calendly szolgáltatásban, és hozzáadja a hivatkozást az értekezlet -meghívó e -mailjében. Az ügyfelek ezután kiválaszthatják az igényeiknek megfelelő időpontot a listából. Végül, az általuk választott időpont automatikusan beütemezésre kerül a naptárban, és ennek megfelelően értesítjük.

Automatizálja rutinfeladatait most

Ne töltsön több órát az alapvető, de monoton feladatokkal.

Szánjon egy kis időt az összes ilyen feladat automatizálására, böngésszen az éppen olvasott kategóriákban, tanulmányozza a segítő eszközöket, és takarítson meg több órát naponta.

5 módszer, amellyel az automatizálás növelheti termelékenységét

A mindennapos ismétlődő feladatok automatizálása sok időt takaríthat meg. Íme néhány automatizálási ötlet a további munkák érdekében!

Olvassa tovább

A szerzőről