7 tipp és eszköz az ügyfelekkel és csapatokkal való valós idejű kommunikációhoz

Szabadúszóként vagy távmunkásként előfordulhat, hogy különböző időzónákban kell dolgoznia ügyfelekkel és kollégákkal. Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindig rendelkezésre kell állnia a valós idejű válaszhoz, még akkor is, ha elveszíti fókuszát és koncentrációját.

Több stratégia végrehajtásával elkerülheti a kimerültséget, miközben zökkenőmentes kapcsolatot tart fenn más érdekeltekkel. Az alábbi tippek és eszközök segítségével megtudhatja, hogyan kell ezt megtenni.

1. Követés nélküli döntés/visszajelzés megosztása

Valós idejű kommunikációra lesz szüksége, ha azonnali visszajelzésre vagy nyomon követésre van szüksége. A túlzott kommunikáció megkímélhet attól a problémától, hogy állandóan rendelkezésre áll a gyors reagálás érdekében. Ha minden szükséges információt megad az ügyfelének vagy kollégáinak, akkor nem kell nyomon követniük az üzenet tisztázását.

Ezért ne riadjon vissza attól, hogy teljes leírásban megmagyarázza a dolgokat. Néha az azonnali visszajelzés nem megfelelő vagy teljes. Félreértéseket is okozhat. A késleltetett visszajelzés segít elkerülni az illogikus kitöréseket, és lehetővé teszi, hogy átgondoltabb válaszokat adjon.

Ha alaposan és egyértelműen kommunikál ügyfeleivel és csapatával, elkerülheti a szükségtelen oda-vissza mozgást. Vannak különböző online jegyzetelő alkalmazások, például a Supernotes. Segítségükkel szinte tökéletes üzeneteket küldhet.

Ön és munkatársai megjegyzéseket hagyhatnak ugyanabban a fájlban, miután megosztott jegyzeteken és dokumentumokon keresztül megválaszolták egymás válaszát.

2. Tervezzen előre, hogy ésszerű késedelmet engedjen a válaszidőben

Előfordulhat, hogy egyes projektek és feladatok azonnali választ igényelnek ügyfeleitől vagy csapattagjaitól, míg a késői válasz késleltetheti a projektet. Ez az egyik fő oka annak, hogy sokan támogassák a valós idejű kommunikációt távmunka közben.

Az aszinkron kommunikáció azonban ezekben az esetekben is megvalósítható lehetőség, ha meg tudja tervezni a feladatokat és részfeladatokat. Fektessen elegendő időt egy eszkalációs munkafolyamat létrehozásához, amely lehetővé teszi csapatának a vészhelyzetek kezelésére. Vegye figyelembe az időzóna -különbséget, és ütemezzen független feladatokat a válaszkésleltetés alatt.

Hasznos lehet integrálni a naptár alkalmazást a feladatkezelő eszközök, mint például az Asana. Így minden esemény létrehozásakor a frissítés mindenki számára elérhetővé válik a feladatkezelő alkalmazásokban.

3. Képernyőfelvétel/Digitális táblák a hibák kimutatására

Képzeld el, hogy egy komplex hiba van a szoftverben. Most le kell írnia az egészet úgy, hogy ír egy távoli csapatnak! Arról nem is beszélve, hogy a kérdések a másik végéről közbukkannak, és eltévedsz.

Mindezeket a bonyolult helyzeteket elkerülheti a képernyőrögzítő alkalmazások használatával. Mutassa be és rögzítse a szoftverhibát egy ingyenes képernyőfelvevővel, például ActivePresenter vagy Apowersoft. A zavarás elkerülése érdekében hangfelvételét is megadhatja a probléma szóbeli leírásához.

Összefüggő: A legjobb ingyenes képernyőfelvevők az online találkozók mentéséhez

Ön is használhatja online táblák, mint a Freehand alkalmazás- vagy webhelyhibák leírására. Ezek az alkalmazások jóak a távoli együttműködéshez. Kollégája dolgozhat a tábláján, és ott hagyhatja a jegyzeteket, hogy Ön áttekintse, amikor Önön a sor.

Minél jobban csökkentheti az audio/video kommunikáció szükségességét, annál több kolléga és ügyfél tud koncentrálni arra, ami igazán fontos. Jelenleg egyszerűen létrehozhat egy részletes munkafolyamatot a projektjéről, és digitálisan hozzáférhetővé teheti azt az összes többi érintett számára. Ehhez használhat olyan együttműködési alkalmazásokat, mint a Jira.

A feladatok vizuális munkafolyamatának támogatása mellett ezek az átfogó alkalmazások lehetővé teszik megjegyzések hozzáadását a feladatokhoz. Ezek a megjegyzések segítenek a szükséges információk gyors megtalálásában és ezáltal a viták ésszerűsítésében.

Például, ha az ügyfélnek tudnia kell a projekt előrehaladásáról, akkor a feladat megjegyzésében megnézheti a befejezett feladatokat. Megmenti őket az üzenetek küldésétől, miközben azonnal kiszolgálja őket a szükséges információkkal.

5. Sprint létrehozása és meghatározása projektekhez

Ha egy olyan csapat tagja, aki agilis vagy szeszélyes munkafolyamatot követ, akkor tudja, hogy a valós idejű együttműködés és kommunikáció elengedhetetlen része a munkájának. Ennek ellenére csökkentheti az azonnali kommunikációtól való függőséget a sprintek megfelelő meghatározásával.

A sprint létrehozása során győződjön meg arról, hogy válaszol az olyan nyilvánvaló kérdésekre, mint a célok vagy célkitűzések, ütemtervek, erőforrások, elmaradások, kapacitás, munkafolyamat, határidők stb. Így a megbízottak nem teszik fel ezeket a kérdéseket, és azonnal elkezdenek dolgozni.

Segítséget kérhet különböző ingyenes Scrum-támogatott projektmenedzsment eszközökből is, mint például jégkrém. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik a hatékony csapatmunkát a sürgős válasz minimális követelményével.

6. Találkozófelvételek terjesztése a videomegbeszélések fáradtságának minimalizálása érdekében

Időnként egy távoli csapat tagja lenni azt jelenti, hogy számos találkozón vesz részt, hogy kompenzálja a fizikai távolságot. Ez a Zoom fáradtság nevű helyzethez vezethet, ami nem tesz jót a termelékenységének. Ehelyett alternatív kommunikációs csatornákra összpontosíthat, és elutasíthatja az értekezlet -összehívásokat a fókuszált munka során.

Fontos, hogy stratégiai megbeszéléseken vagy fókuszált napirendeken részt vegyen az üléseken. Ennek ellenére a szöveges kommunikáción alapulhat a fennmaradó kérdések nagy részének megoldása. Ettől eltekintve a találkozók rögzítése kötelező.

Így bárki, aki lemaradt róla, kényelmesen ellenőrizheti a felvételt a betekintés érdekében, és később hozzáadhat értéket a vitához. Használhatja a VLC -t a Zoom értekezletek rögzítésére, vagy a Google Meet rögzítési funkcióját a Meet értekezletek rögzítésére. Mindkét alkalmazás ingyenes, így nem kerül extra pénzbe.

7. A digitális naptár helyes használata az idő letiltásával

A nem hangos kommunikáció kiválasztásának egyik fő oka a zavartalan produktív idő. Bár ez segít jelentős előrelépést elérni egy projektben vagy feladatban, az emberek nem úgy jelzik ezt a naptárban, mint egy találkozót vagy bemutatót. Ennek eredményeként a többi csapattagnak általában fogalma sincs erről.

Azonban megjelölheti a naptárában az alapos munka idejét, hogy mások is tudhassanak róla. A naptár üres helye azt jelenti, hogy szabadon részt vehet egy értekezleten vagy SMS -ben. Ha letiltja az időt a naptárban, akkor tartózkodnak a megbeszélések ütemezésétől vagy az üzenetek küldésétől.

Használhat ingyenes naptári eszközöket, például a Google naptárat vagy TeamUp hogy blokkolja az idejét. Ezért mások figyelmesek lesznek, és jobban függenek az online kommunikációtól, például az e -mailtől és a projektbeszélgetési csatornáktól.

A kommunikációnak nem kell mindig azonnalinak lennie

Miközben otthonról dolgozik, vagy egy hibrid csapat tagja, a valós idejű kommunikáció megterhelheti Önt.

Próbálja ki ezeket a tippeket és eszközöket az online kommunikációhoz, hogy elkerülje a túlterhelést. Mivel ezek lehetővé teszik a megszakítások nélküli munkát, növelni fogja a napi termelékenységet.

A 9 legjobb ingyenes alkalmazás a személyes termelékenység növelésére

Nagyon sok termelékenységi alkalmazás és eszköz közül lehet választani. De csak néhány közülük a személyes termelékenység javítására összpontosít. Nézd meg őket!

Olvassa tovább

A szerzőről