A SharePoint a Microsoft 365 része, amely lehetővé teszi a dokumentumok és a tartalom professzionális kezelését. Függetlenül attól, hogy Ön rendszergazda vagy végfelhasználó, a legjobb gyakorlatok ismerete és végrehajtása biztosítja, hogy mindenki minden nehézség nélkül használhassa a tartalmat.
Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan kell a leghatékonyabban használni a SharePointot.
1. Állítsa összhangba a fájlneveket
A következetesség a siker kulcsa, és még abban az esetben is igaz SharePoint. Mivel a SharePoint számos dokumentumot tárolhat, következetesnek kell lennie a fájlnevek elnevezésében.
Lehet, hogy észrevette, hogy egyes keresési eredmények homályos fájlneveket tartalmaznak. Ennek eredményeként meg kell nyitnia minden fájlt, hogy megtalálja a kívánt fájlt. Ez egy fáradságos munka, és terméketlenné tesz. Sőt, a megfelelő fájl megtalálása több ezer dokumentumból szinte lehetetlenné válhat, ha a különböző csapattársak különböző névadási stílusokat követnek.
Összefüggő: Mi a Microsoft SharePoint? Használatának jellemzői és előnyei
Mivel a SharePoint megosztott platform, ezért beszéljen másokkal az elnevezési megállapodás kiválasztásáról. Ezért Ön és csapattársai gyorsan megtalálhatnak bármilyen fájlt vagy dokumentumot.
2. Dokumentumok címkézése
Annak ellenére, hogy egyetlen elnevezési megállapodást követ, gondjai lehetnek a szükséges dokumentum megtalálásával. Ahhoz, hogy a Microsoft Search pontosabb és relevánsabb eredményeket jelenítsen meg, jelölje meg a dokumentumokat. A címkézés a film vagy a TV -sorozat csatornájának műfajához hasonlóan működik.
Segít megtalálni az azonos kategóriába tartozó összes fájlt. Címke hozzáadásához lépjen egy könyvtárba, és adjon hozzá egy új kategóriamezőt, például a létrehozás dátumát, az utolsó módosítást stb. Most minden dokumentumhoz adja meg a megfelelő adatokat, amelyek címkeként fognak működni. Így pontos eredményeket kaphat a SharePointból.
3. Biztonságos dokumentumok a zárolási funkcióval
A SharePoint -adatok biztonsága nem csak az informatikai infrastruktúra rendszergazdáin múlik. Végfelhasználóként Ön is részt vehet a dokumentumok zárolásában. Ez a funkció biztosítja, hogy illetéktelen személy nem módosíthatja a megosztott fájlokat vagy dokumentumokat.
A beépített iratkezelési funkció aktiválásával zárolhat és feloldhat egy dokumentumot. Ezenkívül a SharePoint egy ikont jelenít meg a neve mellett, hogy mindenki tudja a különleges állapotát. Ezt a beállítást hozzáadhatja a munkafolyamathoz, amely jóváhagyáskor automatikusan zárolja a dokumentumot.
4. Gyorsan másolja a listákat és a könyvtárakat
Lista vagy könyvtár létrehozása, metaadatainak hozzáadása, nézetek létrehozása - a SharePoint -ban egy könyvtár vagy lista létrehozásának teljes folyamata sok órát vesz igénybe. Ez a mozgalmas feladat hétköznapi lehet, ha ezeket a listákat vagy könyvtárakat többször kell felépítenie.
Ezért tudnia kell, hogy megfelelő listával másolhatja a listát bármely SharePoint -webhelyről. Sőt, a másolási folyamat egyszerű, és szinte a teljes konfigurációt másolhatja. A könyvtárak vagy listák formázásának másolása segít időt takarítani az új projekten.
5. Ismerje meg az elveszett könyvtári adatok helyreállítását
A fontos adatok véletlen törlése helyrehozhatatlan károkat okozhat a csapatban. Ezért ismernie kell a törölt és elveszett adatok SharePoint -könyvtárból való visszaállításának alapjait.
Összefüggő: A OneDrive javításának módjai, ha nem tudja megnyitni a fájlokat
Ha ezt tudja, akkor nem kell másoktól függnie az adatok helyreállításában. Így végül időt és más személyeket spórolhat meg, akik veled dolgozhatnak ezen a nem produktív feladaton.
Először hozzon létre egy adat -visszaállítási házirendet a SharePoint számára, és alkalmazza azt megfelelően. A helyreállítási folyamat lehetővé teszi az adatok visszaállítását egy bizonyos ideig. Ne feledje, hogy az adatok korábbi időről való visszaállítása azt jelenti, hogy elveszíti az idő után elvégzett módosításokat.
6. Hozzáférési kérelem kezelése
Képzelje el, hogy megosztott egy linket egy kollégájával e -mailben, és elhagyta a napot. Amikor az illető megpróbálja megnyitni a linket, azt tapasztalja, hogy nincs hozzáférése a fájlhoz. Nyilván kérhetnek fájlhozzáférést, de fogalmuk sincs, ki oszthatja meg a jóváhagyást és az átfutási időt. Néha több csapatwebhely -tulajdonos is értesítést kaphat a fájlhozzáférési kérelmekről.
Az is lehetséges, hogy mindegyikük azt fogja gondolni, hogy mások elfogadják a kérést. Ennek eredményeként előfordulhat, hogy a hozzáférést kérő személy soha nem kap választ. Az ilyen problémák elkerülése érdekében beállíthat egy speciális támogatási e -mailt az ilyen kérések kezelésére.
7. Könyvtári engedély korlátozása
A könyvtár elérésének tömeges engedélye káros az adatbiztonságra. Az ilyen esetek elkerülése érdekében korlátoznia kell a SharePoint -webhely könyvtárához való hozzáférést.
Ha olyan könyvtárai vannak, amelyekhez csak a HR -csoportnak kell hozzáférnie, korlátozhatja mások hozzáférését az adott SharePoint -webhelyhez. Ehhez nevezze el a könyvtárat, és írja le annak különleges állapotát a leírásban.
8. Használja a Hub webhelyeket a csapatwebhelyek kategorizálásához
Nehéz lehet hasonló kategóriájú webhelyeket találni a SharePoint -webhelyek teljes gyűjteményéből. Azonban csoportosíthat hasonló vagy kapcsolódó webhelyeket egy virtuális csoporton keresztül, amelyet hub huboknak neveznek.
Például, ha minden projektből egy webhelyet kell megosztania ügyfeleivel, létrehozhat egy hub webhelyet, és csoportosíthatja az összes webhelyet. Így a hasonló webhelyek keresése és megosztása zökkenőmentessé és kevésbé időigényessé válik mindenki számára.
9. Tudja, mikor kell használni a különböző típusú webhelyeket
A SharePoint használata során két fő webhelysablonnal találkozhat. Ezeket csapat- és kommunikációs webhelynek nevezik. Mindkét típus eltérő használatú, és ezek közül egyet kell választania a projekt alapján.
Ha bejelentést vagy promóciót szeretne megosztani csapattársaival, akkor jó ötlet a kommunikációs webhely használata. Ideális, ha több olvasója/alkalmazottja van a közreműködőkhöz képest.
A csapat oldala az alkalmas projekt együttműködésre kis csapattal. Akkor is használja, ha számos közreműködője van.
10. Személyre szabott nézetek beállítása
Az egyik SharePoint -szolgáltatás, amelyet Ön is tudhat, személyre szabott nézetek létrehozása az Ön választása alapján. Ezenkívül a SharePoint számos szűrőt és kapcsolót kínál a dokumentumkezeléshez. Lehetővé teszi extra metaadatok megjelenítését, az Ön által választott fájlok szűrését, a fájlok rendezését különböző sorrendben, fájlok csoportosítását egy vagy több csoportban stb.
Minden csapattag létrehozhat egy személyre szabott nézetet, amely csak nekik hozzáférhető. Nem akadályozza a könyvtári nézetet mindenkinek. Sőt, nyilvános nézetet is létrehozhat, ha hasonló megjelenítési követelményekkel rendelkező csapattársai vannak.
Egyszerű a SharePoint
A SharePoint a tartalomkezelésről szól, és ez nem lehet bonyolult és hétköznapi. Ön és csapata a lehető legjobban kihozhatja a SharePointot a fent említett szabványos gyakorlatok követésével.
Ha kezdő vagy, akkor ezek az ideális tippek az eszköz produktív és rendetlen használatának megkezdéséhez. Ezenkívül a SharePoint bevált módszerei segítenek a dolgok egyszerű elvégzésében.
A dolgok készítése David Allen a személyes és szakmai produktivitás egyik alappillére. Így használhatja.
Olvassa tovább
- Termelékenység
- Microsoft
- Microsoft Office tippek
- Együttműködési eszközök
Tamal szabadúszó író a MakeUseOf -nál. Miután jelentős tapasztalatokat szerzett a technológiában, a pénzügyekben és az üzleti életben informatikai tanácsadó cég korábbi munkahelyén dolgozik, 3 éve fogadta el az írást teljes munkaidős hivatásként. Bár nem ír a termelékenységről és a legújabb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-el, és binge-watch Netflix/ Prime Video.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide