A 9 legjobb módszer a csapat kezeléséhez a Microsoft Teamsben

A Microsoft Teams segítségével a távoli csapattagok zökkenőmentesen dolgozhatnak együtt és növelhetik a termelékenységet.

A csoportvezetőnek azonban felügyelnie kell ennek a platformnak a használatát, hogy megakadályozza a váratlan körülményeket, például az adatszivárgást és az illetéktelen hozzáférést. Ismerje meg, hogyan kezelheti a Microsoft Teams távoli csapatok számára.

1. Csapatteremtési és elnevezési stratégia

Minden fő érdekeltnek képesnek kell lennie új csapat létrehozására Microsoft Teams. Ez a funkció azonban nem lehet mindenki számára hozzáférhető. Korlátozza a csapat létrehozási engedélyét az adminisztrátorokra, a kezelőkre vagy a hozzáférésre szoruló személyekre.

Ha nem ismeri a csapat célját vagy funkcióját, nehéz lesz őket irányítani. Ezért legyen hatékony elnevezési konvenciója az Azure Active Directoryban.

Az elnevezési megállapodás egységes stílusra vagy elnevezési struktúrára utal, amelyet minden csapat követ. Ez az elnevezési stílus segít megismerni a csapatleírást, funkciót, földrajzi régiót, az alkotó nevét stb.

2. Adja meg az adatok és üzenetek életciklusát

A személyre szabott adatmegőrzési politika minden csapat számára elengedhetetlen. Így az üzeneteket rögzített időtartamra mentheti, és a szövegek automatikusan eltűnnek, miután nincs szükség rájuk. Elemezze a projekteket, és ennek megfelelően állítsa be az üzenetek megőrzésének idejét.

Ugyanezt a folyamatot kell alkalmazni a csapatadatokra az életciklus meghatározásával. A Microsoft szerint a ciklus akkor kezdődik, amikor létrehoz egy csapatot, és beállít egy csatornát. A ciklus közepe az, amikor a csapat aktívan együttműködik. A ciklus vége azt jelenti, hogy egy csapat elérte élete végét, miután elvégezte a tervezett feladatait.

3. A külső hozzáférés szabályozása

A Microsoft Teams alapértelmezett beállítása lehetővé teszi, hogy más szervezetek tagjai hozzáférjenek a kommunikációs adatokhoz. Lehetővé teszi továbbá, hogy megbeszéléseket szervezzen a Teams vagy a Zoom szolgáltatást használó külső felekkel.

Összefüggő: A legjobb Zoom virtuális háttér minden találkozóhoz

Ezzel a beállítással gondosan szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá a szervezeti adatokhoz. Felvehet egy adott tartományt a tiltólistába, vagy feloldhatja néhány domain letiltását a hozzáférés szabályozásához.

Míg a külső hozzáférés a szervezet más tagjainak szól, a vendéghozzáférés azt jelenti, hogy a vállalaton kívüli személyek hozzáférhetnek a csapatadatokhoz. Ha munkája során szorosan együttműködik az ügyfelekkel vagy harmadik felektől, korlátozott mértékben engedélyezheti ezt a funkciót.

4. Találkozzon össze egy találkozóra és SMS -re vonatkozó irányelveket

A Microsoft Teams a professzionális kommunikáció platformja, és minél kevésbé személyes, annál jobb. Hozzon létre házirendeket az üzenetküldésre és a találkozásra a szervezeti szabványoknak megfelelően.

A nem professzionális matricák, GIF -ek és mémek használatának szabályozása vagy tiltása. Megengedheti azt is, hogy egy tartalombesorolási rendszer felkutatja a bosszantó tartalmakat.

Engedélyezheti a felhasználóknak az elküldött üzenetek szerkesztését vagy törlését is, de ne feledje, hogy előfordulhat, hogy újra kell keresnie az eredeti üzenetet. A Teams értekezletek rögzítése és átírása is lehetséges.

Azonban vegye figyelembe ezeket a funkciókat a vállalati házirendben, és ha úgy dönt, hogy végrehajtja ezeket a műveleteket, egyértelműen tájékoztassa az összes résztvevőt. Az ülésekhez való közvetlen hozzáférést csak a csapattagoknak kell biztosítania, és a vendégeknek jóváhagyás után csatlakozniuk kell.

5. Harmadik féltől származó alkalmazásintegrációk szabályozása

Csapatvezetőként örülnie kell a Microsoft Teams zökkenőmentes külső integrációs funkciójának. De az a tény, hogy bármely tag integrálhat egy támogatott alkalmazást, aggodalomra adhat okot az Ön számára. A Microsoft Teams csatornákat tisztán és biztonságban kell tartania.

Ehhez csak a harmadik féltől származó alkalmazások meghatározott listáját kell engedélyeznie az integrációhoz. Meglátogathatja a Alkalmazások kezelése oldal a Microsoft Teams felügyeleti központból, hogy kezelje azokat a Teams -alkalmazásokat, amelyeket engedélyezni szeretne kollégái számára. Itt módosíthatja a harmadik féltől származó alkalmazás élményét az egyes felhasználók számára.

6. Hívások és üzenetek ellenőrzése

A Microsoft Teams rendszergazdái ellenőrizhetik és auditálhatják bármelyik tag híváselőzményeit az elmúlt 30 napban. Használhatja az egyén híváselőzményeinek adatait, a forgalmat, a headsetet, a hálózati minőséget stb., Hogy megoldja az előttük álló kommunikációs problémákat.

Összefüggő: Microsoft Teams vs. Munkahely a Facebookról: melyiket használja?

Az elmúlt 90 nap hívásminőségi tendenciáinak adatait a Skype Vállalati verzió régi portálján is elérheti, hogy áttekintést kapjon a hálózati teljesítményről.

7. Állítson be egy szabályt az adatok osztályozására

Az adatok kategorizálása az a módszer, amely alapvető információkat nyújt az adatérzékenységi szintről. Ezzel az osztályozással megismerheti az érzékeny adatok helyét, kockázati tényezőit, valamint azt, hogy a csapattagok hogyan használják az adatokat. Ahhoz, hogy ezeket az információkat könnyen tudja kategorizálni, állítson be egy adatbesorolási sémát.

Ez a szabályrendszer egyértelműen elmagyarázza a rendelkezésre álló lehetőségeket a végfelhasználóknak. Ezért állítsa be a szabályokat könnyen érthető nyelven. Alkalmazza az osztályozási szabályokat a Microsoft összes csapatára.

Miután elkészítette az osztályozási sémát, létrehozhat és megvalósíthat adatvesztés -megelőzést (DLP), megőrzési címkéket stb.

Csapattagjainak szükségük van a szabadságra, hogy új erőforrásokat vegyenek fel, de ez semmilyen módon nem veszélyeztetheti az adatbiztonságot. Érvényes megoldást kínálhat erre a problémára a testreszabásával a Microsoft Teams biztonsági beállításai a projekt bizalmassági szintje szerint.

Az adatok céljától függően további korlátozásokat is hozzáadhat, például letilthatja a linkmegosztást. Mivel a Teams egy egységes platform, amely integrálva van más Microsoft 365 alkalmazásokkal, különböző jogosultsági szinteken kell keresztülmennie a konfigurációk több adminisztrációs központban történő végrehajtásához.

A beállítások kezelése során vegye figyelembe az egyes csapatok kritikáját a megfelelő beállítások kidolgozásában.

9. Tanítsa meg csapatát az MS Teams szabályzatában

Nem valószínű, hogy egy csapattag egyedül találja meg a legjobb módszert a Microsoft Teams legtöbb kihasználására. Ezért együtt kell működnie a platform felfedezéséhez és növekedéséhez. Függetlenül attól, hogy csapata először használja -e a Teams -t, vagy már egy ideje, hasznos lesz egy rendszeres edzés.

Ott az emberek megoszthatják másokkal tapasztalataikat a Microsoft Teams szolgáltatásban. Beszélhetnek a Teams korábbi problémáiról is, és arról, hogyan kezelik ezeket hatékonyan. Fel is jegyezheti javaslataikat, és megvalósíthatja a megvalósíthatókat.

Könnyű csapatmunka

Az eszközök megfelelő használata minden csapat vagy projekt sikerének kulcsa. Ezért a csoportvezető felelőssége, hogy betartsa azokat a szabályokat, amelyek megszervezik a tagok kommunikációját és együttműködését.

A fenti tippek segítenek abban, hogy csapata a Teams alkalmazást használja a produktív csapatkommunikációhoz.

7 tipp és eszköz az ügyfelekkel és csapatokkal való valós idejű kommunikációhoz

Függetlenül attól, hogy teljes munkaidős vagy szabadúszó, a munkával kapcsolatos kérdések kommunikálásának ismerete segít fenntartani a munka és a magánélet egyensúlyát. Tudjon meg többet!

Olvassa tovább

A szerzőről