Hogyan javítható a szervezet a puha határidők használatával?

A határidők betartása a legtöbbünk mindennapi életének része. Előfordulhat, hogy esedékes főiskolai megbízatása van, munkahelyi projektje vagy adóbevallása kell befejeznie; akárhogy is, ezek mindegyikének van egy befejezési dátuma, amelyen dolgozik.

A határidők többnyire nyomást gyakorolnak a dolgok elvégzésére. Ha azonban ezt az előnyére szeretné fordítani, és jobban megszervezi az idejét, a lágy határidők jelenthetik a trükköt.

Különbség a lágy és kemény határidők között

Legtöbbször a határidőket határozzák meg számunkra; főnöke vagy oktatója megadja a befejezés dátumát egy végleges munkához, és ezt követően nem végezhet felülvizsgálatot. Ez kemény határidő, és egyetértés van abban, hogy bizonyos következményekkel jár, ha nem tartja be.

Végső soron mindennek kemény határidőre van szüksége, mert ez azt jelenti, hogy a dolgok befejeződnek, és egy pontnak véget kell érnie. Világos elvárásokat támasztanak felettesükkel szemben, és önállóságot ad arra, hogy ezt az időkeretet úgy használja, ahogy jónak látja.

Az emberek több munkát végeznek, amikor nyomás alatt vannak, és a határidők nagyszerű módja annak, hogy kihasználják ezt a jelenséget. Ezért az emberek több munkát fognak végezni az utolsó napokban vagy órákban a befejezési dátum előtt. Például, ha két hónap múlva kell megbízást benyújtania, akkor nem valószínű, hogy sok munkát végez az első hónapban.

Összefüggő: Tippek a halogatás elkerülésére és a határidők betartására

Éppen ezért a kemény határidők eredménytelenek lehetnek; kellő nyomás nélkül előfordulhat, hogy értékes időt veszteget, és az utolsó pillanatban rohan, hogy befejezze munkáját, elhanyagolva a többi felelősséget. Stresszes is lehet.

Másrészről a puha határidőket a kemény határidő előtt határozzák meg, azzal a feltételezéssel, hogy a projektet szabadidővel zárja le. Például, ha a kemény határidő két hónapon belül van, akkor a lejárt határidő három héttel előtte lehet.

Saját személyes határidőket hozhat létre, és ezzel a megközelítéssel elegendő hajlandósággal jutalmazhat, hogy az utolsó pillanatban bekövetkező stressz nélkül elvégezze a munkát.

A puha határidők használatának előnyei

A lágy határidő beállítása nem jelenti azt, hogy automatikusan működni fog. Ahhoz, hogy ki tudja használni őket, el kell köteleznie magát. Nincs értelme létrehozni őket, ha figyelmen kívül hagyja őket a kemény határidő mellett.

Ha azonban helyesen végzik, a személyes határidők számos előnnyel járhatnak:

• Javított időgazdálkodás és kevesebb elvesztegetett idő
• Nagyobb elszámoltathatóság más kötelezettségeivel
• Jobb szervezés projektjeivel
• Tulajdonosi érzés az idő és a munka felett
• Bizalmat épít
• Gyorsabb eredmény idővel kreatívan gondolkodni

Összefüggő: Az elmeleképezési technika felhasználásának módjai az exponenciális termelékenység érdekében

Miután betartotta a lágy határidőt, van ideje felülvizsgálatra és bőven idővel finomhangolni a munkáját, mielőtt átadná. Ezenkívül rugalmasan benyújthatja azt, ha elégedett az eredménnyel, és részt vesz minden egyéb sürgősségi kérdésben.

A lágy határidők hatékony beállítása

Szóval, hogyan állítson be puha határidőt? A legfontosabb az, hogy reális időkeret legyen szem előtt, hogy tudja, hogy megbízhatóan képes lesz megfelelni. Arról is gondoskodnia kell, hogy ne legyen túl közel a kemény határidőhöz.

A lágy határidő beállításának ideális paramétere az idő 25% -ának levonása a kemény határidőből, de ez a saját korlátaitól függően változhat. Néhány dolog, amit figyelembe kell venni:

• Ha más projektek esedékesek, és milyen nehéz a többi munkateher
• Milyen messze van a kemény határidő?
• Mi az édes helyed a termelési nyomáshoz
• Ha másokkal dolgozik a projekten, hogyan tudja ezt megkerülni?
• Mekkora vagy kicsi a projekted

Miután megkapta ezeket a válaszokat, meghatározhatja a legpraktikusabb személyes befejezési dátumot, és elkezdheti.

Annak biztosítása érdekében, hogy ragaszkodjon személyes célbejegyzéséhez, össze kell foglalnia, hogyan fogja kezelni. Trello ideális alkalmazás erre, mivel egyszerű táblaelrendezést használ, amelyet az igényeinek megfelelően manipulálhat.

A Trello munkaterület létrehozása után nyissa meg a Oldalsáv és alatta A tábláid, kattints a Plusz aláírni Hozzon létre egy új táblát. tudsz kezdj egy sablonnal, de egy üres tábla jó.

Miután megnevezte és létrehozta a táblát, a mostani és a puha határidő közötti időt hetekre kell osztania a létrehozásával új lista minden héten:

1. Kattintson Adjon hozzá egy másik listát
2. Az első listán, ahol ez áll Írja be a lista címét, típus 1. hét
3. Ismételje meg ezeket a lépéseket az ütemtervben szereplő hetek számához

Összefüggő: Kreatív módszerek a Trello teljes kihasználására

Most elkezdheti felrajzolni, hogy a projekt mely aspektusait fogja elvégezni minden héten. Ehhez válassza a lehetőséget Kártya hozzáadása a kívánt hét alatt, Adja meg ennek a kártyának a címét és kattintson Kártya hozzáadása.

Bontsa le a projekt minden lépését, amelyen dolgoznia kell. Például, ha három hetes idővonalat követ, akkor a kezdeti hetet a tervezéshez és a ötletek generálására, a másodiknak ezen tervek és tervek végrehajtására kell szolgálnia, a harmadiknak pedig finomhangolás.

Ha minden munkáját egy helyen szeretné tárolni, feltölthet fájlokat a Trello -ban létrehozott minden kártyára, ha rákattint a szerkeszteni kívánt kártyára, majd Mellékletek. Létrehozhat Ellenőrző listák és hozzá Dátumok, ha ez segít.

Használja ki a határidőket az előnyére

Most már készen áll a határidőre, és nyugodt lehet annak tudatában, hogy a munka tartalék idővel történik. A legjobb az egészben, hogy most választhat, hogy mit kezd ezzel a több hellyel.

A puha határidők rendszeres gyakorlása a munkájával lehetővé teszi a jobb szervezést, és arra az esetre, ha bármilyen probléma merülne fel az utolsó napokban vagy órákban, már fedezett.

A tennivalólisták rendszerezése műveleti elemek használatával

A teendők listájában található műveleti elemek használatával az összetett feladatokat könnyen elérhetővé alakíthatja, és növelheti a projekt termelékenységét.

Olvassa tovább

A szerzőről