Hogyan javítható az időgazdálkodás az Outlook késleltetett kézbesítési funkciójával

Néha információkat kell küldeni, vagy e -mailben frissíteni kell a feladatokat, de az időzítés nem megfelelő. Ahelyett, hogy elrontaná a munkafolyamatot és elhalasztaná, használhatja az Outlook késleltetett kézbesítési funkcióját, és okoskodhat a kimeneten.

Mi az Outlook késleltetett megjelenítése?

Az Outlook késleltetett kézbesítési funkciója lehetővé teszi, hogy eldöntse, mikor szeretné elküldeni egy adott e -mailt a címzettjeinek, ahelyett, hogy azonnal elküldené. Ez egy hasznos eszköz, amely nyugalmat adhat az ütemterv kompromisszumai nélkül.

A késleltetett kézbesítés használatához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson új Email.
2. Miután megírta e -mailjét és megadta a címzetteket, lépjen a Lehetőségek fülre.
3. Kattintson Késleltetett szállítás.
4. Alatt Szállítási lehetőségek, kattintson a melletti jelölőnégyzetre Előtte ne szállítson.
5. Válassz egy Idő és Dátum hogy el szeretné küldeni az e -mailjét.
6. Kattintson Bezárás.
7. Az e -mailben kattintson a gombra Küld.

A kattintás ellenére

Küld, e -mailjeit csak a megadott időpontban és dátumban küldjük ki. Most nézzük meg, miért érdemes használni.

Kétperces feladatszabály

A kétperces feladatszabály kimondja, hogy ha olyan feladat van a napirendjén, amelynek végrehajtása mindössze két percet vesz igénybe, akkor csak most tegye meg, és ne tegye fel a teendők listájára. Ez egy gyors és egyszerű fontossági eszköz, de nem veszi figyelembe a következő eseményeket.

Ha a két perces feladat egy e-mail, amelyet el kell küldenie, akkor olyan válaszokat kaphat, amelyeket nincs ideje nyomon követni, és ez végül is a teendők listáján szerepel. Ennek elkerülése érdekében használhatja a késleltetett kézbesítést a feladat végrehajtásához, és elküldheti azt, ha tudja, hogy van szabad helye a munkanapján a válaszok kezelésére.

Összefüggő:Hogyan lehet optimalizálni a teendőlistát, hogy hatékonyabb legyen

Még a melletti jelölőnégyzetet is kiválaszthatja Használjon szavazógombokat a Késleltetett szállítástulajdonságait ablak, ha egyszerű válaszokat szeretne kollégáitól, mint pl Ajó, nem értek egyet, talán.

Hirdetések küldése

Előfordulhat, hogy e -mailben kell bejelentést tennie, amelyet meghatározott időpontban kell elküldeni. Lehet, hogy egy meghatározott időpontban vagy határidőn belül várakozik, és ez idő alatt nem lesz irodában vagy szabadságon.

Ahelyett, hogy időt vesztegetne arra, hogy kollégáját kiküldje helyetted, vagy előre kiküldje, a Késleltetett kézbesítés megteheti Ön helyett bejelentkezés nélkül. Aztán amikor visszatérsz az irodába, már mindenki készen áll a sebességre. Tovább Késleltetett szállítási tulajdonságokopciót is választhat Fontosság legördülő lista, választható Magas alacsony, és Normál.

Összefüggő: Több e -mail melléklet kivonása és letöltése tömegesen

A válaszidő kezelése

A dolgok gyors és hatékony elvégzése bizonyítja képességeit; sajnos a vezetők és kollégák gyakran kihasználják ezt azzal, hogy több munkát küldnek Önnek. Ha nem akarja megváltoztatni a munkamódszerét, késleltetheti e -mailjeit, hogy kezelje mások elvárásait az elérhetőségével kapcsolatban.

Alternatív megoldásként, ha több frissítést kell küldenie egy projektről, kattintson a jelölőnégyzet mellett után jár le, amely a lejárati dátum lejárta után áthúzza az üzenet címét. Ezzel Önnek és munkatársainak elmondja, hogy ez az e-mail már nem releváns, és szükség szerint törölheti.

Összefüggő: Önmenedzsment készségek a személyes és a munkahelyi termelékenység érdekében

Késleltesse az idő jobb kezelését

A jó időgazdálkodás gyakorlása néha azt jelenti, hogy késleltetjük a frissítéseket és a válaszokat, hogy megelőzzük a rohanást, és a reaktív munkától a proaktivitás felé terelhetjük.

Lényegében a Késleltetett kézbesítés használata az Outlook -ban lehetővé teszi a reagálás szabályozását, miközben nyugodt marad a tudatában, hogy a feladat befejeződött.

Hogyan lehet visszahívni az elküldött e -maileket az Outlook programban

Előfordult már, hogy megnyomtad a küldés gombot, és pillanatok múlva megbántad? Mindannyian ott voltunk, bárcsak visszavonhatnánk a küldést. Megmutatjuk, hogyan hívhat vissza egy e-mailt az Outlookban, vagy hogyan késleltesse a küldést a Gmailben.

Olvassa el a következőt

A szerzőről