Hogyan készítsünk Excel-űrlapokat adatbeviteli táblázatokhoz

Az adatok bevitele az Excelbe ijesztő feladat, különösen, ha sok oszlop és rengeteg bejegyzés van. Más felhasználók számára is zavaró lehet, különösen, ha nem ismerik az Ön táblázatát.

De tudta, hogy létrehozhat űrlapokat, amelyek megkönnyítik ezt a feladatot? A Microsoft lehetővé teszi, hogy Ön vagy bárki más adatokat adjon hozzá a táblázathoz egy új ablakban megjelenő űrlapon keresztül. Így kevesebb a zűrzavar azzal kapcsolatban, hogy milyen információkat kell elhelyezniük az Excel-fájlban.

Olvasson tovább, és tanulja meg, hogyan hozhat létre űrlapot saját Excel-táblázatához.

Az Ön adatainak előkészítése

Mielőtt elkezdené az űrlap felépítését, először elő kell készítenie a szükséges adatokat. Ha például hallgatói jelenléti listát hoz létre, először oszlopokba kell írnia a tőlük kért információkat.

Például meg kell adnia a keresztnevüket, vezetéknevüket, diákszámukat, e-mail címüket és tanfolyamukat; akkor ezeket fel kell sorolnia a felső sorban. Ezek az elemek azokat az oszlopokat jelölnék, amelyekbe a tanulók által beírt adatok kerülnek összeállításra.

Ha arra kéri a tanulókat, hogy kézzel írják be adataikat, le kell görgetniük az Excel-fájl aljára, hogy egy üres sort találjanak. És ha sok információt kér, mondjuk egy évkönyvhöz, könnyen előfordulhat, hogy bármelyik diák kihagy egy cellát, ami hiányos adatokhoz vezet.

Egyszerű űrlap beszúrása

Miután elkészítette az összes oszlopcímet, megkezdheti az űrlap létrehozását. Ehhez válassza ki az egyik oszlopfejlécet. Menj a Kereső sáv az Excel ablak legfelső részében, és írja be Forma. A keresési eredmények között a Akciók, kattintson Forma.

A Microsoft Excel figyelmeztető ablak jelenik meg, amely megerősíti, hogy szeretné-e használni a kiválasztott sort űrlapcímkeként. Ha már megtette, kattintson a gombra rendben. Ellenkező esetben kattintson Megszünteti, válassza ki az űrlapcímkeként használni kívánt oszlopfejléceket, és ismételje meg az előző bekezdésben ismertetett lépéseket.

Megnyomás után rendben, megjelenik egy űrlapablak, és kész! Most már szabadon megkezdheti az adatok bevitelét.

Ha gyakran fogja használni ezt az eszközt, a Gyorselérési eszköztárban hozzáadhat egy parancsikont ehhez a funkcióhoz. Vissza a Kereső sáv és írd be Forma újra. De ahelyett, hogy a bal egérgombbal kattintana a Forma eredmény, Jobb klikk helyette a helyi menü megjelenítéséhez.

Válassza ki Hozzáadás a gyorselérési eszköztárhoz, és látni fogja a Űrlap ikonra jelenjenek meg benne. Tehát amikor legközelebb elő kell húznia az űrlap eszközt, csak a parancsikonra kell kattintania.

Új adatok hozzáadása

A megnyitott űrlap ablakban látni fogja az adatbázisba beírandó információkat. Töltse ki az összes üres mezőt, és ha végzett, kattintson a gombra Új. A beírt adatok automatikusan kitöltik a táblázat legalsó részét, és készen áll egy új üres űrlap.

Abban az esetben, ha véletlenül rossz adatokat mentett el, visszatérhet és módosíthatja azokat. A gomb megnyomásával keresse meg a módosítani kívánt bejegyzést Keresse Előző vagy Keresse meg a Tovább lehetőséget gombokat. Amikor elérte a szerkeszteni kívánt elemet, egyszerűen módosítsa az információkat a megfelelő mezőben.

Miután befejezte a javításokat, kattintson a gombra Új vagy nyomja meg Belép a billentyűzeten a módosítások végrehajtásához. Ha azonban nyomdai hibát vétett, és vissza szeretné állítani az előző bejegyzést, kattintson a gombra visszaállítás helyette. Azonban vegye figyelembe, hogy a módosítások végrehajtása után a Visszaállítás funkcióval nem vonhatja vissza a változtatásokat.

Bejegyzések böngészése az űrlapablakban

Most, hogy több bejegyzést is tartalmaz a táblázatban, maga az űrlapablak is böngészhet az adatok között. Az ablak jobb felső sarkában az aktuális adatok sorozatszáma látható.

Ha az aktuális kijelölés előtti vagy utáni bejegyzéseket szeretné látni, használhatja a korábban említetteket Keresse Előző és Keresse meg a Tovább lehetőséget gombokat. Alternatív megoldásként használhatja a görgetősávot, hogy gyorsan átugorjon több bejegyzés között.

Konkrét találatok kereséséhez használhatja az űrlapablak kereső funkcióját. A hozzáféréshez kattintson a gombra Kritériumok jobbra lent gomb, Keresse meg a Tovább lehetőséget. Írja be a keresni kívánt információt a megfelelő mezőbe, majd nyomja meg a gombot Belép a billentyűzetén.

Összefüggő: A Keresés és csere funkció használata az Excelben

Ezután az ablak megjeleníti a következő sort a vonatkozó információkkal. Ha a többi találat között szeretne böngészni, kattintson valamelyikre Keresse Előző vagy Keresse meg a Tovább lehetőséget.

Használhat képleteket és módosítókat is a részletesebb kereséshez. Használhatja a helyettesítő karaktert csillag keresni a rekord egy részét. Hasonlóképpen használhatod is nagyobb, mint vagy kevesebb, mint jelek számszerű vagy dátumértékek kereséséhez.

Például, ha olyan hallgatókat szeretne keresni, akik BA-szakon vesznek fel, akkor a megfelelő mezőbe beírhatja a BA* értéket. Az űrlapablak csak azokat a hallgatókat jeleníti meg a táblázatból, akik BA fokozatot szereznek.

Az üres bejegyzések elkerülése

A véletlenül üres bejegyzéseket is megakadályozhatja, ha hozzáadja az Adatellenőrzés funkcióval. Ehhez először ki kell választania azt a táblát, amelybe adatokat fog bevinni. Akkor el kell menned a Adatok > Adatérvényesítés.

Az Adatok érvényesítése ekkor megnyílik az ablak. Ban,-ben Beállítások fül alatt, a Lehetővé teszi legördülő menüből válassza ki Szöveg hossza. Aztán a Adat legördülő menüből válasszon nagyobb, mint. Végül a Minimális mező, bemenet 1. nyomja meg rendben.

Ez a funkció megakadályozza, hogy a felhasználók egyetlen karaktert írjanak be bármely mezőbe, így biztosítva, hogy az adatok teljesen kitöltve legyenek.

Összefüggő: Adatok importálása Microsoft Word űrlapokból Excel-táblázatba

Gyors és egyszerű módja nagy adatbázisok feltöltésének

Ha gyakran hiányzik információkat a táblázatáról, vagy rossz adatokat ír be az oszlopokba, akkor itt az ideje, hogy készítsen magának egy űrlapot. Ez a gyors és egyszerű megoldás biztosítja, hogy pontos adatbázist kapjon.

Bár a fenti példa csak öt bejegyzést mutat be, ha sok bejegyzéssel dolgozik, például egy vállalati alkalmazotti adatbázison, akkor értékelni fogja ezt a funkciót az Excelben. Azáltal, hogy egy független ablakot biztosít az információk bevitelére, elkerülheti, hogy több száz, ha nem több ezer bejegyzéssel tégy szemekkel, miközben pontos és precíz adatbevitelt biztosít.

Microsoft Excel fájlok és munkalapok egyesítése

Tanuljon meg mindent a munkalapok egyesítéséről az Excelben, valamint több Excel-fájl egyesítéséről.

Olvassa el a következőt

A szerzőről